2020 a fait évoluer les outils des Offices Manager pour gérer le quotidien

Rédigé le 30-11-2020 | Trucs pour rendre son équipe happy

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2020 a secoué autant nos habitudes personnelles que professionnelles, une transition profonde sur notre manière de travailler est en train de s'opérer… Pour les offices managers, le double challenge est de réorganiser son quotidien professionnel, tout en aidant la réorganisation plus globale de son entreprise et les nouvelles pratiques de ses collègues. Car oui, cette délicate tâche est en partie soutenue par les offices managers. Alors pour démarrer 2021 sur les chapeaux de roues et repartir sur une page blanche, par où commence-t-on ?

On se pose les bonnes questions : quelles sont les parties de notre métier sur lesquelles nous avons un vrai levier d'amélioration ? Quelles sont celles qui ont changé radicalement ces derniers mois ? Il y a t-il de nouveaux outils pour offices manager pour nous aider à gérer cela ?

Les outils pour arrêter de courir après le temps

Votre qualité d'office manager est de pouvoir aider vos collègues dans les besoins quotidien, mais cela peut vite devenir votre pire cauchemar "il y a plus de papier dans l'imprimante" "les toilettes sont bouchées" "tu veux pas nous commander le déjeuner pour notre réunion de ce midi" "à ce n'est pas toi qui valide les congés ?"
Bref à force le temps vous manque, vous êtes sans cesse interrompu (en personne, par slack ou par téléphone), vous en perdez le nord et surtout l'efficacité !

2021 sera différent ! Pour vous aider à gérer votre temps, nous avons testé Focus to do une application à télécharger, qui suit la méthode Pomodoro (25min concentration/ 5min de pause) vous créez ainsi des sessions pendant lesquelles vous ne dédiez votre temps qu’à vous concentrer sur la réalisation de vos tâches. Hyper simple à utiliser et gratuit !
Autre application, cette fois combinant gestion du temps et des tâches :
Ttimax
À l'origine pensée pour suivre les interventions des techniciens en interne ou des prestataires extérieurs, l'application se révèle également utile pour suivre les missions de chacun de vos intervenants et évaluer avec précision leur temps de travail par mission !

Et la cerise sur le gâteau, LES outils pour gérer vos locaux

Enfin la partie la moins drôle pour vous, les aléas de vos bureaux, que dis-je, de vos open-spaces, de votre immeuble, de tout le quartier !! Ne nous emballons pas … Même si Jean-Mickaël de la compta (ça tombe toujours sur lui) a tendance à penser qu'être office manager veut dire être conseiller municipal "Non Jean-Mick, je ne peux pas faire changer le jour et l'heure de ramassage des ordures. Oui j'ai déjà envoyé plusieurs e-mails à la mairie !"

Alors en cette année 2020, où la moitié de l'équipe est en télétravail, l'autre moitié en présentiel les jours impairs, on a découvert que des locaux moins utilisés ne voulait pas dire, moins de problèmes à gérer...
Parce que l'on sait que votre valeur ajoutée n'est pas dans la gestion de l'immobilier, nous vous recommandons
Bob! Dépannage et Bob! Desk, un tandem de choc pour adresser vos problèmes techniques.
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Et pour plus d'efficacité,
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Et puis quand vous allez montrer les économies réalisées sur quelques mois avec les jolis graphiques disponibles sur votre interface, vous allez faire votre petit effet au comité de direction c'est garanti ;)

Alors avec tous ces nouveaux outils, pour gérer le quotidien de votre entreprise, 2021 s'annonce bien non ?