2 axes pour améliorer la productivité au travail

Mis à jour le 04-02-2022 | Trucs pour rendre son équipe happy

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Le monde du travail est un univers où l’on a besoin de toujours gagner en productivité. Mais dans cette quête, il est parfois bon de faire moins pour pouvoir faire plus.

En effet, il existe dans notre quotidien, une quantité importante de choses qui nous freinent dans notre travail, ou tout simplement que l’on fait sans que cela soit nécessaire.
Prises indépendamment, ces choses peuvent paraître insignifiantes, mais mises bout à bout, cela constitue une importante source de charge mentale, de stress et de temps perdu.

À travers cet article, nous allons voir 2 axes pour y voir plus clair, faire le tri et gagner en efficacité.

Centraliser, clarifier, et prioriser ses tâches

Il est courant de ne pas avoir une idée précise de 100 % des tâches que l’on doit réaliser, ni dans quel ordre on doit les réaliser en fonction de leur urgence et de leur importance. On se retrouve donc à traiter en premier des tâches n’étant pas urgentes, au détriment d’autres qui l’étaient. On peut en effet avoir une partie de ses tâches dans un fichier de notes, une autre partie en non lus dans ses mails, une autre sur papier... et pire : une partie stockée dans sa tête. Cette dernière est la plus problématique, car elle nous force à ne pas oublier des choses importantes, ce qui génère un stress inutile.

Une bonne pratique consiste à centraliser l’intégralité de ses tâches dans un seul endroit.
De cette manière, vous aurez une source fiable où se trouve tout ce que vous devez réaliser, et vous pourrez les prioriser comme bon vous semble. Il existe de nombreux outils pour faire cela, comme Trello par exemple.

Pour prioriser ses tâches il existe plusieurs méthodes telle que la Matrice d'Eisenhower.
Pour approfondir ce concept d’optimisation de ses tâches, je vous conseille de lire La Méthode GTD qui détaille cela très précisément et de façon très actionnable.

Globalement, une bonne maîtrise de vos tâches vous fera gagner en efficacité, car vous effectuerez les bonnes tâches au bon moment. Vous ne serez pas tenté à vous disperser sur les dernières tâches arrivées (le fameux problème de la dernière sollicitation traitée en premier, qui donne l’impression de ne pas avancer dans sa journée).

Eliminer les tâches inutiles

Une fois toutes vos tâches listées et priorisées, on peut s’attaquer à toutes celles inutiles qui souvent ne sont pas des tâches à proprement parler.

Le Knowledge management :

Le temps perdu à la recherche de documents ou de l’information dans l’entreprise devient une problématique de plus en plus présente. Certains collaborateurs perdent jusqu'à 1/2 journée par semaine à cela.
Avec l’explosion des données numériques stockées dans toujours plus d’outils (Sharepoint, emails, Teams, serveurs, CRM, etc.), il est courant de ne pas retrouver ce que l’on souhaite.
Conséquence, on sollicite ses collaborateurs pour retrouver la bonne information. C’est donc une perte de temps pour soi et ses collaborateurs.
Le knowledge management devient donc un sujet central dans les entreprises, avec de nombreux outils comme les logiciels de GED (Gestion Electronique des Documents), les knowledge bases, et les moteurs de recherche pour entreprise.
Bien organiser la connaissance de l’entreprise facilite son usage, et permet de capitaliser dessus plutôt que de recréer de l’existant.
Les collaborateurs seront ainsi plus autonomes (pas de sur-sollicitation), plus efficaces dans leur recherche d’information, ne re-créeront pas des documents existants, et seront plus productifs.

Les réunions :

Le temps passé en réunion représente pour certain la moitié de leur temps de travail. Souvent peu utiles pour tout le monde, et peu remises en question sur leur utilité, les réunions représentent un gros levier pour gagner du temps et donc de la productivité.
Pour vous aider à identifier les réunions où la présence de certains n’est pas pertinente, il existe le ROTI (Return On Time Invested).
Cela consiste à la fin de la réunion, à demander aux participants un vote de 1 à 5.
•5. Excellente réunion: Cela valait bien plus que le temps que j’y ai passé.
•4. Bonne: Cela m’a apporté plus que le temps que j'y ai passé.
•3. Moyenne: Je n'ai pas perdu mon temps, mais sans plus...
•2. Pas très utile: Cela ne valait pas le temps que j'y ai passé.
•1. Inutile: Je n'y ai rien gagné.
Si la note est inférieure à 3, se pose la question de sa participation à la prochaine, ou comment rendre ce type de réunion plus pertinente pour tout le monde.
Autre bonne pratique : limiter le nombre de participants à 8 personnes. Au-delà, il est rare que la présence de tout le monde soit vraiment pertinente.
Il existe évidemment de nombreux autres axes d’amélioration pour booster la productivité en fonction des métiers et des entreprises, mais ces points sont déjà une bonne base, souvent en souffrance en entreprise.