Questions fréquentes
Comment rechercher et réserver un lieu de séminaire avec Alfred Meeting ?
Décrivez votre événement, recevez les devis des lieux disponibles, comparez-les au même endroit puis réservez. Un chef de projet événementiel vous accompagne à chaque étape, sans frais d’honoraires.
Ou parlez-en directement à un chef de projet : +33 1 87 66 22 57
Ils nous font confiance
Les 3 étapes pour réserver votre lieu
De la première recherche à la confirmation de la réservation, tout se passe au même endroit : votre espace client.
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Confiez-nous votre recherche de lieux
Derrière les outils digitaux nous sommes une équipe avec une expertise événementielle. Vous avez donc plusieurs choix pour débuter votre recherche du lieu idéal :
- Utilisez les filtres pour sélectionner des lieux, puis effectuez facilement des demandes de devis gratuits. Essayer
- Si vous ne voulez pas chercher par vous-même, confiez-nous alors directement votre recherche : un chef de projet vous fera des suggestions de lieux. Toutes les informations seront centralisées dans votre espace client.
- Par téléphone : encore plus simple, parlez à un chef de projet événementiel pour lui expliquer votre recherche. +33 1 87 66 22 57
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Comparez les devis et bénéficiez de nos conseils
Les lieux sélectionnés prennent connaissance de votre brief et vous font parvenir un devis. Toutes les offres sont centralisées dans votre espace client et vous sont également envoyées par mail. Depuis votre espace, vous pouvez :
- Consultez le détail des offres, retrouvez : les photos, le tarif, les options et toutes les réponses à vos questions spécifiques.
- Annotez vos offres et classez-les pour les comparer facilement. Ouvrez votre espace à vos collègues afin de travailler à plusieurs en même temps.
- Utilisez la connaissance des lieux acquise par Alfred Meeting et profitez des conseils de votre chef de projet. Contactez également en direct tous les lieux depuis le chat présent sur votre espace.
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Confirmez la réservation du lieu
Une fois que vous avez identifié une short-list d'offres adaptées, vous pouvez :
- Visitez au besoin les lieux retenus pour valider vos impressions. Ou demandez-nous simplement un rapport sur le lieu pour gagner du temps.
- Sollicitez votre chef de projet pour résoudre les derniers détails : négociation des offres, prestataires additionnels, informations de facturation.
- Puis validez facilement la réservation en ligne ou par mail. L’acompte dépend du lieu. Tous les documents sont centralisés sur votre espace.
Trouver un lieu : Pourquoi choisir Alfred Meeting ?
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Bénéficiez de conseils
Un chef de projet événementiel vous conseille à différentes étapes : Choix des lieux, ajout de prestations annexes et négociations des offres.
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Recevez rapidement des devis
Gain de temps grâce à l'espace client. Chat avec les lieux directement. Comparatif facile des offres. Partage de l'espace avec différents collègues.
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Profitez des meilleurs tarifs
Pas de frais d'honoraires. Conditions négociées avec les lieux. Mise en concurrence des lieux facile grâce à l'interface Alfred Meeting.
Comment gérer vos invitations avec Alfred Meeting ?
Une fois le lieu réservé, le même espace sert à préparer l’événement avec vos participants.
- Créez une invitation personnalisée et une page en ligne dédiée à votre événement.
- Gérez les listes d'invités.
- Créez des sondages pour vos participants afin de préparer l'événement.
- Consultez tous les retours depuis votre tableau de suivi.
Votre entreprise organise régulièrement des événements ?
Offre entreprise : un contrat-cadre, un seul fournisseur et une facture consolidée pour tous vos événements.
- Un fournisseur unique et une facture consolidée : bon de commande, centre de coûts, entité juridique.
- Votre politique achats appliquée : budgets, plafonds par personne, circuits de validation.
- Le suivi des dépenses par entité et par poste, avec un chef de projet dédié à chaque demande.
Questions fréquentes sur la recherche et la réservation d’un lieu
Ce que les organisateurs nous demandent le plus souvent avant de lancer leur première recherche.
Le service Alfred Meeting est-il gratuit ?
Oui. La recherche de lieux, la mise en concurrence des offres et l’accompagnement par un chef de projet événementiel sont gratuits pour l’entreprise organisatrice : aucun frais de dossier ni honoraire ne vous est facturé.
Faut-il créer un compte pour demander un devis ?
Un espace client est ouvert automatiquement avec votre première demande. Il centralise les devis, les échanges avec les lieux et vos documents, et vous pouvez l’ouvrir à vos collègues pour décider à plusieurs.
Quand reçoit-on les devis des lieux ?
Les offres arrivent au fil de l’eau dans votre espace client, et vous êtes prévenu par e-mail dès qu’un devis vous est transmis. Votre chef de projet relance les lieux qui tardent à répondre et vous propose des alternatives si besoin.
Peut-on visiter les lieux avant de réserver ?
Oui, votre chef de projet organise les visites des lieux de votre short-list. Si vous manquez de temps, demandez-lui plutôt un rapport détaillé sur le lieu : photos, configuration des salles, accès et points de vigilance.
Quels types d’événements et de lieux sont couverts ?
Séminaires, journées d’étude, réunions, formations, soirées d’entreprise et team building, en France comme à l’étranger : salles de réunion, hôtels, châteaux, lieux atypiques et espaces de coworking.
Les tarifs sont-ils les mêmes qu’en réservant en direct ?
Oui. Alfred Meeting s’engage à vous proposer les mêmes tarifs que ceux pratiqués en direct par les lieux. Notre rémunération est une commission versée par le lieu, sans surcoût pour vous.
Comment comparer les devis reçus ?
Le comparatif des devis de votre espace client présente les offres côte à côte : montants, prestations incluses, photos et distances. Vous pouvez shortlister les lieux qui vous intéressent, écarter les autres et inviter vos collègues dans votre espace pour décider ensemble.
Peut-on échanger directement avec les lieux ?
Oui, par la messagerie de votre espace client, lieu par lieu : posez vos questions sur les salles, la restauration ou les disponibilités. Votre chef de projet suit les échanges et reste votre interlocuteur tout au long de la recherche.
Quelles conditions d’annulation et de paiement s’appliquent ?
Celles du lieu retenu, précisées dans son devis puis dans le bon pour accord que vous validez ; le montant de l’acompte dépend aussi du lieu. Si votre entreprise a signé un contrat-cadre avec Alfred Meeting, la facturation peut être centralisée.
Confiez-nous votre recherche de lieux - c'est gratuit !
- Bénéficiez alors d'une recherche de lieux personnalisée pour votre événement professionnel. Un expert en événementiel vous accompagne de la prise de brief à la négociation des offres.
- Si vous organisez un événement mixant plusieurs critères (locations de salles de réunion, activités team-building, nuitées, soirées, etc.), Alfred Meeting effectue une recherche de lieux sur mesure pour vous.