Aller au contenu principal
Alfred Meeting
+33 1 87 66 22 57 +33 1 87 66 22 57
Chargement en cours

Ouvrir le menu

Offre entreprise · Achats MICE

Centralisez, simplifiez et pilotez vos achats événementiels MICE

Une plateforme, des chefs de projet dédiés et plus de 10 000 lieux et prestataires pour organiser, encadrer et piloter tous vos événements professionnels, en France comme à l’international.

Échanger avec notre équipe entreprise
Exemple illustratif

Une seule solution pour tous vos événements professionnels

Séminaires, réunions, dîners d’affaires, journées d’étude, conventions, soirées d’entreprise, hébergements, déjeuners d’affaires, team building, transports ou prestations événementielles annexes : Alfred Meeting accompagne les entreprises dans la gestion et l’optimisation de l’ensemble de leurs dépenses MICE.

Notre approche associe une plateforme technologique, un réseau de plus de 10 000 lieux et prestataires et un accompagnement humain par des chefs de projet spécialisés. Nous vous accompagnons en France mais aussi sur un scope monde.

L’objectif : permettre à vos collaborateurs d’organiser plus facilement leurs événements tout en donnant aux équipes Achats, Finance, RH, Communication et Services Généraux les moyens de centraliser les dépenses, appliquer leur politique interne, sécuriser les processus et piloter leur performance.

01 · Centraliser

Centralisez et simplifiez vos achats MICE

Un point d’entrée unique pour tous vos besoins événementiels, une expérience simple pour les collaborateurs et un réseau de plus de 10 000 lieux et prestataires.

Reprenez le contrôle de vos dépenses MICE

Les achats événementiels sont souvent fragmentés : réservations réalisées directement auprès des lieux, multiplication des fournisseurs, factures dispersées, manque de visibilité sur les dépenses, processus de validation hétérogènes et faible capacité à consolider les données.

Alfred Meeting permet de structurer ce segment grâce à un point d’entrée unique.

Exemple illustratif

Une solution pour centraliser l’ensemble de vos besoins événementiels

Recherches de lieux, séminaires résidentiels, réunions et journées d’étude, hôtels et hébergements, déjeuners et dîners d’affaires, soirées et événements corporate, conventions, activités de team building, coworking et espaces de travail, transports train et avion, transferts et navettes, prestations techniques et audiovisuelles, production événementielle et prestations annexes

Vos collaborateurs disposent d’une expérience simple pour organiser leurs événements. Vos équipes centrales conservent une vision globale des dossiers, des engagements et des dépenses.

Un réseau mondial de plus de 10 000 lieux et prestataires

Alfred Meeting s’appuie sur un réseau de plus de 10 000 lieux et prestataires pour accompagner les entreprises dans l’organisation de leurs événements professionnels, en France comme à l’international.

Notre couverture permet de répondre à une grande diversité de besoins :

Hôtels et resorts, centres de conférences, espaces de réunion, coworkings, châteaux et domaines, lieux atypiques, restaurants, rooftops, espaces événementiels, lieux de réception, prestataires de team building, traiteurs, solutions audiovisuelles et techniques, transport et mobilité, production événementielle et prestations annexes

Une plateforme pour gagner en efficacité

Depuis un espace unique, vos collaborateurs peuvent :

Déposer et structurer leur brief, préciser leurs critères, contraintes et budgets, rechercher des lieux, recevoir des propositions, comparer plusieurs offres, centraliser les devis, échanger sur les dossiers, collaborer avec leurs collègues, soumettre une demande à validation, suivre les réservations, retrouver les documents associés et accéder à l’historique de leurs événements

Une expérience simple pour les collaborateurs

La réussite d’un programme achats dépend fortement de son adoption.

C’est pourquoi l’expérience utilisateur est au cœur de notre approche.

Un parcours simple, de la demande à la réservation

Un collaborateur peut :

  • Déposer son besoin
  • Être accompagné dans la formalisation de son brief
  • Recevoir des propositions
  • Comparer les offres
  • Échanger avec les équipes
  • Sélectionner une solution
  • Déclencher les validations nécessaires
  • Confirmer sa réservation
  • Retrouver ses documents
  • Suivre son dossier depuis un espace unique

L’objectif : offrir un cadre achats structuré sans transformer chaque événement en parcours administratif complexe.

02 · Accompagner

Accompagnez réellement les opérationnels

Chefs de projet dédiés, conseil humain, sourcing, aide au choix, suivi des dossiers et support.

Une plateforme unique, avec un véritable accompagnement humain

Nous sommes convaincus qu’un achat événementiel ne peut pas toujours être traité comme une simple réservation en ligne.

Un événement complexe, un séminaire stratégique, une convention de plusieurs centaines de personnes ou une recherche dans une zone géographique difficile nécessitent de l’expertise, du conseil et de la réactivité.

C’est pourquoi Alfred Meeting combine technologie et expertise humaine.

Exemple illustratif

Des chefs de projet pour accompagner les demandes

Nos équipes interviennent lorsque l’expertise humaine apporte de la valeur :

Qualification du besoin, conseil sur la destination, recommandation de formats, sourcing de lieux, recherche de solutions alternatives, négociation, comparaison des offres, accompagnement sur les dossiers complexes, gestion des contraintes spécifiques et coordination avec les lieux et prestataires

Vous bénéficiez ainsi de la puissance d’une plateforme sans perdre la qualité d’un accompagnement personnalisé.

Un réseau qui ne se limite jamais à un catalogue figé

Nos 10 000 lieux et prestataires constituent une base de travail importante, mais ils ne représentent pas une limite.

Si la meilleure solution pour votre événement n’est pas encore dans notre réseau, nos équipes réalisent un sourcing spécifique.

Nous pouvons rechercher, qualifier et mobiliser de nouveaux partenaires selon :

Votre destination, votre budget, votre capacité, votre format d’événement, vos contraintes techniques, vos exigences RSE, vos standards de sécurité, vos besoins de restauration, vos contraintes d’accessibilité et vos attentes en matière d’expérience participant

Cette capacité est particulièrement importante pour les organisations multi-sites, les groupes internationaux ou les entreprises ayant des besoins dans des zones moins couvertes.

Avec Alfred Meeting, vous n’accédez pas simplement à un catalogue : vous bénéficiez d’un réseau mondial, digital et humain, complété par des experts locaux lorsque le terrain l’exige.

Un scope mondial pour accompagner vos événements

Paris, Lyon, Madrid, Bruxelles, Londres, Rome, Lisbonne, Dubaï, New York ou une destination plus complexe : notre objectif est de vous accompagner partout où vos équipes ont besoin d’organiser un événement.

Pour cela, Alfred Meeting combine plusieurs niveaux de couverture :

  • Un réseau digital de lieux et prestataires permettant d’identifier rapidement des solutions
  • Un réseau offline développé par nos équipes au fil des demandes et des projets clients
  • Des partenaires et relais locaux dans de nombreuses destinations
  • Des DMC sélectionnées capables d’apporter leur connaissance approfondie du terrain, des prestataires et des spécificités locales pour vous accompagner pendant l’événement, vous guider vers les restaurants et les activités locales, etc.

Cette approche hybride nous permet d’associer la puissance d’un réseau mondial à une véritable expertise locale.

Une connaissance terrain, même loin de vos marchés habituels

Organiser un événement à l’international ne consiste pas simplement à identifier un hôtel disponible.

Selon la destination, il faut comprendre :

Les quartiers réellement adaptés, les temps de transport, les contraintes locales, les habitudes contractuelles, les prestataires fiables, les solutions de transfert, les possibilités de privatisation, les activités pertinentes, les spécificités culturelles et les risques opérationnels

Lorsque cela est nécessaire, nous nous appuyons sur des relais locaux et des DMC qui connaissent parfaitement leur destination afin de sécuriser les recommandations et l’exécution du projet.

Vous bénéficiez ainsi d’un point d’entrée unique avec Alfred Meeting, tout en profitant de l’expertise de partenaires présents sur le terrain.

Voir tous les détails

Une gouvernance adaptée aux contrats-cadres

Le déploiement d’une solution MICE ne s’arrête pas à la mise à disposition d’un outil.

Pour les entreprises accompagnées dans le cadre d’un contrat structuré, Alfred Meeting peut mettre en place une véritable gouvernance.

Une équipe dédiée

Selon le périmètre du projet :

  • Responsable de compte
  • Chef de projet
  • Équipe opérationnelle
  • Support plateforme
  • Experts sourcing
  • Direction mobilisable sur les enjeux stratégiques

Des comités de pilotage réguliers

Des points réguliers peuvent être organisés pour analyser :

L’évolution des dépenses, les volumes de réservation, l’adoption de la solution, la satisfaction utilisateurs, les incidents éventuels, les actions correctives, les nouveaux besoins, les opportunités d’optimisation, l’évolution du catalogue et les performances RSE

Cette gouvernance permet de faire évoluer le dispositif dans le temps plutôt que de figer une solution au moment du lancement.

03 · Encadrer

Appliquez votre politique achats

Budgets, workflows, règles, alertes et validations.

Appliquez réellement votre politique achats

Une politique événementielle n’a de valeur que si elle peut être comprise et appliquée simplement par les collaborateurs.

Alfred Meeting permet de paramétrer votre environnement selon vos règles internes.

Exemple illustratif

Des règles achats directement intégrées au parcours utilisateur

Exemples de règles configurables :

Budgets maximums, plafonds par personne, règles selon le type d’événement, messages d’information, alertes achats, demandes de justification, règles de mise en concurrence, circuits de validation, niveaux d’approbation, blocages selon certains critères, règles spécifiques par entité, règles spécifiques par population et règles spécifiques par budget ou montant engagé

L’objectif n’est pas de complexifier l’organisation des événements, mais d’intégrer vos règles directement dans le parcours utilisateur.

Des workflows de validation adaptés à votre organisation

Chaque entreprise possède ses propres circuits de décision.

Alfred Meeting permet de mettre en place des workflows adaptés à votre gouvernance :

  • Validation par le manager
  • Validation budgétaire
  • Validation par les Achats
  • Validation par la Direction
  • Validation selon des seuils financiers
  • Plusieurs niveaux successifs
  • Validations en parallèle
  • Règles différentes selon les entités ou populations

Les organisateurs savent où en est leur demande. Les valideurs disposent des informations nécessaires pour prendre leur décision. Les équipes centrales conservent une vision consolidée.

Une solution adaptée aux organisations multi-sites, multi-entités et internationales

Alfred Meeting accompagne des organisations dont les besoins peuvent être répartis entre plusieurs :

Directions, filiales, marques, régions, établissements, pays et centres de coûts

La solution peut être adaptée pour proposer des parcours, règles et reportings cohérents avec votre organisation.

Vous pouvez ainsi conserver un cadre global tout en tenant compte des réalités locales.

Envie de voir la plateforme en action ?

En 30 minutes, nous vous montrons comment centraliser vos demandes, appliquer vos règles et piloter vos dépenses MICE.

04 · Économiser

Réduisez vos coûts grâce à la mise en concurrence

Comparaison, négociation, tarifs négociés et savings.

Exemple illustratif

Optimisez vos dépenses grâce à la mise en concurrence et à la négociation

La maîtrise des dépenses ne repose pas uniquement sur un tarif négocié.

Elle repose aussi sur la capacité à comparer les bonnes solutions.

Alfred Meeting facilite la mise en concurrence des lieux et prestataires afin de permettre aux organisateurs de comparer :

Le prix, la localisation, les prestations incluses, les conditions d’annulation, les conditions de paiement, les équipements, les engagements RSE et la pertinence globale de l’offre

Nos équipes peuvent également intervenir dans la négociation et la recherche d’alternatives.

Cette approche permet d’identifier le meilleur équilibre entre budget, expérience participant, contraintes opérationnelles et objectifs internes.

Construisez des catalogues et tarifs négociés

Pour les besoins récurrents, Alfred Meeting peut accompagner votre entreprise dans la création d’un environnement dédié.

Accélérez les réservations récurrentes

Nous pouvons notamment mettre en place :

Une sélection de lieux, des listes d’hôtels privilégiés, des restaurants recommandés, des espaces de réunion récurrents, des tarifs négociés, des forfaits prédéfinis, des conditions contractuelles spécifiques, des prestations standardisées et des catalogues par ville ou territoire

Ces contenus peuvent ensuite être rendus accessibles aux collaborateurs depuis leur environnement.

L’objectif : accélérer les réservations récurrentes tout en sécurisant les conditions commerciales.

05 · Simplifier

Simplifiez la gestion fournisseurs et la facturation

Fournisseur unique, centralisation administrative et intégration aux process internes.

Un fournisseur unique pour simplifier votre gestion administrative

La multiplication des lieux et prestataires génère rapidement une multiplication des fournisseurs à créer, contrôler et payer.

Alfred Meeting peut devenir votre fournisseur unique pour centraliser vos achats événementiels.

Exemple illustratif

Simplifiez vos flux fournisseurs et votre facturation

Concrètement :

  • Réduction du nombre de fournisseurs à référencer
  • Centralisation des flux
  • Simplification de la facturation
  • Consolidation des prestations
  • Diminution de la charge administrative
  • Meilleure traçabilité des dépenses
  • Gestion facilitée pour les équipes Finance et Comptabilité

Vous pouvez ainsi accéder à un écosystème très large de lieux et de prestataires tout en conservant une relation fournisseur simplifiée.

Une facturation adaptée à vos processus internes

Nous adaptons les flux aux contraintes de votre organisation.

Selon vos besoins, il est notamment possible d’intégrer :

Numéros de commande, centres de coûts, codes analytiques, codes projets, entités juridiques, directions, filiales, champs d’imputation personnalisés et références internes obligatoires

Ces informations peuvent être collectées directement au moment de la demande ou de la réservation afin d’améliorer la qualité des données et de réduire les retraitements manuels.

Des exports peuvent également être mis en place pour faciliter l’intégration des données dans vos outils internes.

06 · Piloter

Pilotez vos dépenses, vos participants et votre RSE

Reporting consolidé, transport, participants, carbone et indicateurs.

Pilotez vos dépenses MICE avec des données consolidées

La fragmentation des achats MICE rend souvent le pilotage difficile.

Alfred Meeting permet de consolider les données afin de donner aux équipes Achats et aux directions concernées une vision plus précise de leur activité événementielle.

Exemple illustratif

Des indicateurs pour comprendre et optimiser vos dépenses

Suivez notamment :

Les volumes de demandes, les volumes de réservations, les montants engagés, les dépenses par période, les dépenses par entité, les dépenses par direction, les dépenses par type d’événement, les dépenses par destination, les principaux lieux réservés, les principaux fournisseurs, les budgets moyens, les volumes par organisateur, les délais de traitement, les données de satisfaction et les indicateurs RSE disponibles

Les données peuvent être utilisées pour identifier des opportunités de rationalisation, négocier de meilleures conditions et faire évoluer votre politique événementielle.

Mesurez et réduisez l’impact carbone de vos événements

Les entreprises doivent désormais dépasser la simple déclaration d’intention en matière de RSE.

Alfred Meeting développe une approche permettant d’intégrer l’impact environnemental directement dans l’organisation et le pilotage des événements.

Une vision carbone élargie

L’empreinte d’un événement peut être analysée à travers plusieurs postes :

Transport, hébergement, restauration, énergie et déchets

Cette approche permet de dépasser une lecture limitée au seul lieu de l’événement.

Comparez différents scénarios

Selon les données disponibles, les organisateurs peuvent mieux comprendre l’impact de leurs choix :

Destination, accessibilité ferroviaire, modes de transport, hébergement, restauration et organisation logistique

L’objectif est de permettre des arbitrages plus éclairés entre :

Coût, impact carbone, satisfaction participant et contraintes opérationnelles

Voir tous les détails

Favorisez une mobilité événementielle plus responsable

Alfred Meeting peut accompagner la mise en place de démarches telles que :

  • Approche train-first
  • Comparaison des modes de transport
  • Organisation des derniers kilomètres
  • Navettes
  • Covoiturage interne
  • Meilleure sélection géographique des destinations

Consolidez vos indicateurs RSE

Les données peuvent alimenter des tableaux de bord permettant de suivre l’évolution de la performance environnementale du portefeuille événementiel et de structurer une démarche de progrès dans le temps.

Gérez aussi les transports de vos événements

L’organisation d’un événement ne s’arrête pas au choix du lieu.

Alfred Meeting peut également accompagner la gestion des déplacements associés :

Train, avion, transferts, navettes et mobilité des participants

L’objectif est de rapprocher la gestion du lieu et celle des déplacements pour améliorer la coordination globale de l’événement et la visibilité sur les coûts.

Cette approche permet également d’intégrer plus facilement les enjeux environnementaux dans les choix de mobilité.

Centralisez la gestion des participants

Pour les événements nécessitant une organisation plus structurée, Alfred Meeting peut proposer des dispositifs permettant de gérer les participants.

Selon les projets :

Formulaires d’inscription, collecte d’informations, choix de transport, besoins d’hébergement, préférences spécifiques, informations logistiques, suivi des réponses et consolidation des données participants

Ces outils permettent de réduire les échanges dispersés et les fichiers manuels tout en améliorant la fiabilité des informations.

Un déploiement adapté à votre entreprise

Chaque organisation possède ses propres enjeux.

Le déploiement peut donc être construit progressivement.

  1. Phase 1 - Cadrage

    • Analyse de l’existant
    • Compréhension des processus
    • Cartographie des besoins
    • Identification des populations utilisatrices
    • Définition des règles
    • Définition des données nécessaires au reporting

  2. Phase 2 - Paramétrage

    • Création de l’environnement
    • Paramétrage des règles
    • Création des workflows
    • Configuration des champs
    • Intégration des éléments de politique interne
    • Préparation des catalogues éventuels

  3. Phase 3 - Lancement

    • Communication
    • Onboarding
    • Accompagnement des utilisateurs
    • Support
    • Suivi des premières demandes

  4. Phase 4 - Pilotage et amélioration continue

    • Analyse des données
    • Suivi de l’adoption
    • Retours utilisateurs
    • Optimisation des processus
    • Évolution des catalogues
    • Identification de nouvelles opportunités d’économies

Pourquoi choisir Alfred Meeting ?

Pour quels types d’organisations ?

Alfred Meeting s’adresse notamment aux entreprises et organisations qui souhaitent :

  • Centraliser leurs dépenses événementielles
  • Réduire le nombre de fournisseurs
  • Mieux appliquer leur politique achats
  • Améliorer la visibilité sur leurs dépenses
  • Simplifier la vie des organisateurs
  • Structurer leurs processus de validation
  • Rationaliser leur facturation
  • Consolider leurs données
  • Accompagner plusieurs filiales ou entités
  • Déployer une politique MICE à l’international
  • Améliorer leur performance RSE
  • Professionnaliser la gestion de leur catégorie MICE

Notre approche peut être adaptée aux entreprises privées, groupes multi-entités, organisations publiques et structures disposant de volumes événementiels récurrents.

Questions fréquentes sur les achats MICE

Ce que les directions Achats nous demandent le plus souvent avant de déployer une solution de gestion des achats événementiels.

Qu’est-ce qu’une solution de gestion des achats MICE ?

C’est un point d’entrée unique pour toutes les demandes d’événements professionnels : séminaires, réunions, journées d’étude, conventions, hébergements, restauration d’affaires, soirées, team building ou transports. Les demandes y sont centralisées, les règles achats de l’entreprise s’appliquent au moment de la demande, la facturation est regroupée et les dépenses deviennent lisibles pour les équipes Achats, Finance et Services Généraux.

Comment réduire le coût de ses événements d’entreprise ?

En organisant la mise en concurrence des lieux et des prestataires plutôt qu’en réservant au fil de l’eau. Alfred Meeting fait comparer les offres sur le prix, les prestations incluses, les conditions d’annulation et de paiement, les équipements et les engagements RSE, puis ses chefs de projet négocient et cherchent des alternatives. Pour les besoins récurrents, des catalogues et des tarifs négociés peuvent être mis en place.

Peut-on appliquer sa politique achats aux événements ?

Oui. Budgets maximums, plafonds par personne, règles par type d’événement, alertes, demandes de justification, règles de mise en concurrence, circuits de validation à plusieurs niveaux et règles spécifiques par entité ou population sont paramétrables. Elles s’appliquent directement dans le parcours du collaborateur, au moment où il fait sa demande.

Alfred Meeting peut-il devenir notre fournisseur unique ?

Oui. Vous accédez à un réseau de plus de 10 000 lieux et prestataires tout en ne référençant qu’un seul fournisseur. La facturation est centralisée et peut intégrer vos numéros de commande, centres de coûts, codes analytiques, entités juridiques et références internes obligatoires, avec des exports vers vos outils.

L’offre couvre-t-elle les événements à l’international ?

Oui, en France comme à l’étranger. La couverture combine un réseau digital de lieux et de prestataires, un réseau offline construit par nos équipes, des partenaires et relais locaux, ainsi que des DMC sélectionnées pour leur connaissance du terrain. Si la solution adaptée n’est pas encore dans notre réseau, nos équipes réalisent un sourcing spécifique.

Comment mesurer l’impact carbone d’un événement ?

L’empreinte est analysée par poste : transport, hébergement, restauration, énergie et déchets. Les organisateurs peuvent ainsi comparer des scénarios de destination, d’accessibilité ferroviaire, de mode de transport ou d’organisation logistique, arbitrer entre coût, impact et expérience participant, et consolider des indicateurs RSE dans le temps.

Transformez vos achats événementiels en véritable catégorie pilotée

Centraliser les demandes. Simplifier les réservations. Réduire la fragmentation fournisseurs. Appliquer les règles internes. Consolider les données. Mesurer la performance. Améliorer progressivement les pratiques.

Alfred Meeting vous accompagne pour transformer un ensemble de dépenses souvent dispersées en une catégorie MICE plus simple, plus lisible et mieux pilotée, en France comme à l’international.

Échanger avec notre équipe entreprise

Gestion des cookies et autre traceurs

Demander une démonstration

Contact

Champs obligatoires

Confiez-nous votre recherche