Las 4 etapas clave para organizar una convención de empresa exitosa

Una convención de empresa es un evento profesional interno que reúne a todas las partes de una organización. A veces, incluye a socios o clientes para agrupar en torno a un objetivo común. Es un momento importante en la vida de una empresa, que organiza una vez al año. El objetivo es compartir una visión futura, celebrar los éxitos y motivar con un mensaje fuerte. Esto también permite reforzar la cohesión y el compromiso de los equipos.

Un evento exitoso siempre comienza con una intención clara. Para ello, hágase estas tres preguntas: ¿por qué esta convención de empresa? ¿para quién? ¿qué resultados se esperan?

Es esencial definir objetivos precisos y un público objetivo claro. Si su público no ve el interés, alardear de los éxitos de su empresa no producirá ningún efecto. Su convención debe tener un impacto. Los objetivos varían: unir a los equipos, lanzar una nueva estrategia, reforzar la cultura de empresa, celebrar éxitos… La diversidad de los objetivos es la fuerza del evento.

El público, también, puede ser múltiple: empleados de diferentes servicios, proveedores, socios, clientes o inversores. Le corresponde a usted determinar para quién organiza este evento y con qué fin.

Hay muchos objetivos, pero tenga en cuenta que este momento único marca las mentes.

Los formatos pueden ser muy variados para una convención de empresa. Según la cultura y el tamaño de la organización, se deben tomar decisiones.

Un formato plenario reúne a todos los colaboradores en una gran sala o un anfiteatro. Este tipo de convención es beneficioso para escuchar a los dirigentes, asistir a conferencias o presentaciones. Aunque esto crea una organización fácil y permite llegar a un gran número de participantes, el formato no es muy interactivo. Una convención de empresa en plenario es aconsejable para las medianas o grandes empresas con muchos colaboradores.

Con una convención híbrida, una parte del público está en el sitio, la otra sigue a distancia a través de streaming o plataforma interactiva. Útil para las empresas internacionales, permite incluir a todos los colaboradores.

Se puede organizar un seminario para su convención de empresa, durante varios días con conferencias, talleres y actividades de cohesión. Esto es muy inmersivo para las pequeñas y medianas empresas. Los colaboradores se sienten realmente incluidos. Desafortunadamente, este formato es más costoso.

Finalmente, la noche de gala o evento festivo gusta durante una convención de empresa. Es una noche festiva con entrega de premios, animaciones y momentos de convivencia. Es adecuada para todas las empresas que deseen celebrar los éxitos o recompensar a sus equipos. Su punto fuerte es que refuerza el sentimiento de pertenencia y la cultura de empresa.

Alfred Meeting le ayuda a encontrar el lugar ideal. Sus jefes de proyecto tienen en cuenta todas sus características para proponerle los lugares que mejor se adapten a su convención de empresa, según el formato elegido

El objetivo es interesar a sus espectadores durante su convención, al mismo tiempo que comparte la información importante. Para ello, hay que saber alternar entre momentos lúdicos y momentos de concentración. No dude en crear un hilo conductor cautivador.

Haga una apertura fuerte o sobre un punto importante. Todo el mundo escucha y está concentrado, es el momento de marcar a la gente o de compartir la información más importante. Alterne entre mensajes clave y momentos de energía, terminando con una conclusión inspiradora.

El discurso no debe ser demasiado largo. Si no, puede interrumpir su convención de empresa con momentos “wow”. Prevea invitados sorpresa, animaciones colectivas, revelaciones estratégicas.

Alterne los formatos con testimonios, vídeos, interacciones en vivo, pausas de convivencia. Y juegue con el storytelling, esto permite encarnar los valores de la empresa.

Al poner bien en marcha su contenido, podrá hacer que esta convención de empresa sea inspiradora, cautivadora y memorable.

Para tener una logística perfecta, hay que empezar con antelación. En función del número de proveedores que tenga, debe asegurarse de que sus presupuestos estén listos y de que hayan comprendido los retos de su convención de empresa.

Alfred Meeting, además de acompañarle en la búsqueda de lugar, también le acompaña con sus proveedores, lo que le quitará una fuente de estrés.

Los proveedores que necesitará: catering, equipo técnico, regiduría, decoración, animación, seguridad, azafatas…

Haga reuniones de coordinación previamente para que todas las personas encargadas de la organización avancen al mismo tiempo.

Para su presupuesto, prevea un 10 % de margen para los imprevistos y costes ocultos.

Verifique también todas las accesibilidades para que, el día D, todas las llegadas se desarrollen como estaba previsto.

Su convención de empresa será un éxito si se pone manos a la obra con suficiente antelación y se rodea de las personas adecuadas.