Les 4 étapes clés pour organiser une convention d’entreprise réussie

Une convention d’entreprise est un événement professionnel interne qui réunit toutes les parties d’une organisation. Parfois, elle inclut des partenaires ou clients pour regrouper autour d’un objectif commun. C’est un moment fort de la vie d’une entreprise, qu’elle organise une fois par an. Le but est de partager une vision future, célébrer les réussites et motiver avec un message fort. Cela permet également de renforcer la cohésion et l’engagement des équipes.

Un événement réussi commence toujours par une intention claire. Pour cela, posez-vous ces trois questions : pourquoi cette convention d’entreprise ? pour qui ? quels résultats attendus ?

Il est essentiel de définir des objectifs précis et une cible claire. Si votre public n’en voit pas l’intérêt, vanter les réussites de votre entreprise ne produira aucun effet. Votre convention doit avoir un impact. Les objectifs varient : fédérer les équipes, lancer une nouvelle stratégie, renforcer la culture d’entreprise, célébrer des réussites… La diversité des objectifs fait la force de l'événement.

Le public, lui aussi, peut être multiple : des salariés de différents services, fournisseurs, partenaires, clients ou investisseurs. À vous de déterminer pour qui vous organisez cet événement et dans quel but.

Il y a beaucoup d’objectifs, mais gardez en tête que ce moment unique marque les esprits.

Les formats peuvent être très variés pour une convention d’entreprise. Selon la culture et la taille de l’organisation, des choix doivent être faits.

Un format plénière rassemble tous les collaborateurs dans une grande salle ou un amphithéâtre. Ce type de convention est bénéfique pour écouter les dirigeants, assister à des conférences ou des présentations. Même si cela crée une organisation facile et permet de toucher un grand nombre de participants, le format n’est pas très interactif. Une convention d’entreprise en plénière est conseillée pour les moyennes ou grandes entreprises avec beaucoup de collaborateurs.

Avec une convention hybride, une partie du public est sur site, l’autre suit à distance via streaming ou plateforme interactive. Utile pour les entreprises internationales, elle permet d’inclure tous les collaborateurs.

Un séminaire peut être organisé pour votre convention d’entreprise, sur plusieurs jours avec conférences, ateliers et activités de cohésion. Cela est très immersif pour les petites et moyennes entreprises. Les collaborateurs se sentent réellement inclus. Malheureusement, ce format est plus coûteux.

Enfin, la soirée de gala ou événement festif plaît lors d’une convention d'entreprise. C’est une soirée festive avec remise de prix, animations et moments conviviaux. Elle convient à toutes les entreprises souhaitant célébrer les succès ou récompenser leurs équipes. Son point fort est qu’elle renforce le sentiment d’appartenance et la culture d’entreprise.

Alfred Meeting vous aide à trouver le lieu idéal. Ses chefs de projet prennent en compte toutes vos caractéristiques pour vous proposer les lieux qui correspondent le mieux à votre convention d’entreprise, selon le format choisi

Le but est d’intéresser vos spectateurs lors de votre convention, tout en partageant les informations importantes. Pour cela, il faut savoir alterner entre moments ludiques et moments de concentration. N’hésitez pas à créer un fil conducteur captivant.

Faites une ouverture forte ou sur un point important. Tout le monde écoute et est concentré, c’est le moment de marquer les gens ou de partager l’information la plus importante. Alternez entre messages clés et moments d’énergie, en finissant par une conclusion inspirante.

Le discours ne doit pas être trop long. Sinon, vous pouvez interrompre votre convention d’entreprise avec des moments “wow”. Prévoyez des invités surprise, des animations collectives, des révélations stratégiques.

Alternez les formats avec des témoignages, des vidéos, des interactions live, des pauses conviviales. Et jouez sur le storytelling, cela permet d’incarner les valeurs de l’entreprise.

En mettant bien en place votre contenu, vous pourrez rendre cette convention d’entreprise inspirante, captivante et mémorable.

Pour avoir une logistique parfaite, il faut s’y prendre à l’avance. En fonction du nombre de prestataires que vous avez, vous devez vous assurer que leurs devis sont prêts et qu’ils ont compris les enjeux de votre convention d’entreprise.

Alfred Meeting, en plus de vous accompagner dans la recherche de lieu, vous accompagne aussi auprès de vos prestataires, de quoi vous enlever une source de stress.

Les prestataires dont vous aurez besoin : traiteur, équipe technique, régie, décor, animation, sécurité, hôtesses…

Faites des réunions de coordination au préalable pour que toutes les personnes en charge de l’organisation avancent en même temps.

Pour votre budget, prévoyez 10 % de marge pour les imprévus et coûts cachés.

Vérifiez également toutes les accessibilités pour que, le jour J, toutes les arrivées se passent comme prévu.

Votre convention d’entreprise sera une réussite si vous vous y prenez assez à l’avance et que vous vous entourez des bonnes personnes !