Wie optimiert Alfred Meeting Ihre MICE-Einkäufe?

Eine Einkaufsrichtlinie hat nur dann Wert, wenn sie einfach zu verstehen und für die Mitarbeitenden leicht anzuwenden ist. Mit Alfred Meeting formulieren Sie nicht nur Regeln, sondern integrieren sie direkt in den Nutzerprozess.

Indem Sie die Einhaltung interner Regeln automatisieren, beseitigen Sie menschliche Fehler und Ausgaben außerhalb des Rahmens. Hier sind die wichtigsten Filter und Regeln, die bei der Suche für Ihre Mitarbeitenden konfiguriert werden können:

• Strenge Budgetkontrolle: Festlegung von Maximalbudgets und Obergrenzen pro Person.
• Individuelle Governance: Automatische Sperren anhand bestimmter Kriterien, verpflichtende Begründungsanfragen und spezifische Regeln je Einheit.
• Operative Konsistenz: Anwendung unterschiedlicher Regeln je nach Veranstaltungsart (Seminar, Vorstandssitzung, Firmenfeier), um die Unternehmenskultur zu wahren.

Das Ziel: Compliance unsichtbar und reibungslos machen, ohne die Eventorganisation für Ihre Teams zu erschweren.

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Entscheidungswege und seine eigene Governance. Alfred Meeting passt sich an die Komplexität Ihrer Strukturen an, um eine vollständige Fluidität der Freigaben zu gewährleisten, egal ob diese:

• Hierarchisch oder funktional sind: Freigabe durch den direkten Vorgesetzten, die Geschäftsführung oder Fachreferenten.
• Analytisch und finanziell sind: Automatische Budgetfreigabe basierend auf vordefinierten Finanzschwellenwerten oder Freigabe durch die Einkaufsabteilung.
• Komplex und agil sind: Aufeinanderfolgende Genehmigungen (Kaskade) oder parallele Freigaben zur Zeitersparnis, präzise angepasst an die Besonderheiten Ihrer Tochtergesellschaften.

Dank dieser Transparenz können Organisatoren den Status ihrer Anfrage in Echtzeit verfolgen, während die Genehmiger über alle konsolidierten Informationen verfügen, um eine schnelle Entscheidung zu treffen.

Die Vielzahl an Locations und temporären Dienstleistern erhöht den administrativen Aufwand für die Finanz- und Buchhaltungsabteilungen erheblich (Kontoerstellung, Überprüfung von Handelsregisterauszügen, Rechnungsnachverfolgung). Alfred Meeting löst dieses Problem, indem es zu Ihrem einzigen Lieferanten (Zentralisierer) wird.

• Rationalisierung des Panels: Drastische Reduzierung der Anzahl der in Ihrem ERP zu referenzierenden Lieferanten.
• Zentralisierte Rechnungsstellung: Ein einziger zu verarbeitender Finanzfluss, der den Kontenabgleich und die Mehrwertsteuerverwaltung erleichtert.
• Totale Rückverfolgbarkeit: Eine klare Sicht auf alle MICE-Ausgaben für die Finanzabteilungen.

Die Kostenkontrolle basiert nicht nur auf Einzelverhandlungen. Sie hängt von Ihrer Fähigkeit ab, die besten Optionen des Marktes zu vergleichen und Ihre wiederkehrenden Anforderungen zu standardisieren.

Alfred Meeting erleichtert den objektiven Vergleich von Angeboten anhand mehrerer Kriterien: Preis, Lage, inkludierte Leistungen, Stornierungsbedingungen und CSR-Engagement. Unsere Teams unterstützen Sie bereits vor der Buchung, um zu verhandeln und wettbewerbsfähigere Alternativen zu finden.

Für Ihre häufigen Anforderungen erstellen wir eine dedizierte Umgebung, die eine Auswahl bevorzugter Locations, ausgehandelte Tarife und vorvalidierte Pakete (Seminarpakete, Hotellisten) umfasst. Ihre Mitarbeiter buchen mit wenigen Klicks und halten dabei Ihre Vorgaben ein.

Man kann nicht optimieren, was man nicht misst. Die Fragmentierung der MICE-Einkäufe macht das Reporting oft komplex. Alfred Meeting konsolidiert Ihre Daten umfassend, um den Einkaufsteams eine präzise Sicht auf ihre Aktivitäten zu geben.

Dank unseres Dashboards verfolgen Sie in Echtzeit das Anfragevolumen, die Ausgaben nach Abteilung oder Zielort, die Durchschnittsbudgets sowie CSR-Indikatoren (geschätzter CO2-Fußabdruck). Diese zuverlässigen Daten ermöglichen es Ihnen, zukünftige Verhandlungen zu präzisieren und Ihre Event-Richtlinien kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Alfred Meeting integriert Ihre internen Regeln (Maximalbudgets, Obergrenzen, Freigabeprozesse) direkt in die Buchungsoberfläche der Mitarbeiter. Die Compliance wird automatisch angewendet, noch bevor die Buchung abgeschlossen ist.

Anstatt für jedes Event Dutzende verschiedener Locations und Dienstleister anzulegen, zu kontrollieren und zu bezahlen, zentralisiert Alfred Meeting alles. Sie haben nur noch einen einzigen Lieferanten in Ihrem ERP zu führen, was Ihre Buchhaltung und Fakturierung drastisch vereinfacht.

Sie erhalten Zugriff auf ein konsolidiertes Dashboard, das Buchungsvolumina, Ausgaben nach Einheit oder Event-Typ, Durchschnittsbudgets, Bearbeitungszeiten und CSR-Indikatoren zusammenfasst. Diese Daten ermöglichen es, erhebliche Einsparpotenziale zu identifizieren.