Zentralisieren, vereinfachen und steuern Sie Ihre MICE-Beschaffung

Eine Lösung zur Zentralisierung all Ihrer Eventbedürfnisse

Locationsuche, Residenzseminare, Meetings und Studientage, Hotels und Unterkünfte, Business-Lunches und -Dinner, Firmenabende und Corporate Events, Konventionen, Teambuilding-Aktivitäten, Coworking und Arbeitsräume, Bahn- und Flugtransport, Transfers und Shuttles, technische und audiovisuelle Leistungen, Eventproduktion und ergänzende Leistungen

Ihre Mitarbeitenden verfügen über ein einfaches Erlebnis, um ihre Events zu organisieren. Ihre zentralen Teams behalten einen Gesamtüberblick über Vorgänge, Verpflichtungen und Ausgaben.

Ein weltweites Netzwerk von über 10.000 Locations und Dienstleistern

Alfred Meeting stützt sich auf ein Netzwerk von über 10.000 Locations und Dienstleistern, um Unternehmen bei der Organisation ihrer professionellen Events zu begleiten – in Frankreich wie international.

Unsere Abdeckung ermöglicht es, einer großen Vielfalt an Bedürfnissen gerecht zu werden:

Hotels und Resorts, Konferenzzentren, Besprechungsräume, Coworking-Spaces, Schlösser und Landgüter, außergewöhnliche Locations, Restaurants, Rooftops, Eventflächen, Empfangslocations, Teambuilding-Anbieter, Caterer, audiovisuelle und technische Lösungen, Transport und Mobilität, Eventproduktion und ergänzende Leistungen

Projektmanager zur Begleitung der Anfragen

Unsere Teams greifen ein, wenn menschliche Expertise einen Mehrwert bringt:

Qualifizierung des Bedarfs, Beratung zur Destination, Empfehlung von Formaten, Location-Sourcing, Suche nach alternativen Lösungen, Verhandlung, Angebotsvergleich, Begleitung bei komplexen Vorgängen, Management spezifischer Vorgaben und Koordination mit Locations und Dienstleistern

So profitieren Sie von der Leistungsfähigkeit einer Plattform, ohne die Qualität einer persönlichen Betreuung zu verlieren.

Ein Netzwerk, das sich nie auf einen starren Katalog beschränkt

Unsere 10.000 Locations und Dienstleister bilden eine wichtige Arbeitsgrundlage, stellen aber keine Grenze dar.

Wenn die beste Lösung für Ihr Event noch nicht in unserem Netzwerk ist, führen unsere Teams ein spezifisches Sourcing durch.

Wir können neue Partner suchen, qualifizieren und mobilisieren – je nach:

Ihrer Destination, Ihrem Budget, Ihrer Kapazität, Ihrem Eventformat, Ihren technischen Vorgaben, Ihren CSR-Anforderungen, Ihren Sicherheitsstandards, Ihren Catering-Bedürfnissen, Ihren Barrierefreiheitsvorgaben und Ihren Erwartungen an das Teilnehmererlebnis

Diese Fähigkeit ist besonders wichtig für Organisationen mit mehreren Standorten, internationale Konzerne oder Unternehmen mit Bedarf in weniger abgedeckten Zonen.

Mit Alfred Meeting greifen Sie nicht einfach auf einen Katalog zu: Sie profitieren von einem weltweiten, digitalen und menschlichen Netzwerk, ergänzt durch lokale Experten, wenn das Terrain es erfordert.

Ein weltweiter Umfang zur Begleitung Ihrer Events

Paris, Lyon, Madrid, Brüssel, London, Rom, Lissabon, Dubai, New York oder eine komplexere Destination: Unser Ziel ist es, Sie überall dort zu begleiten, wo Ihre Teams ein Event organisieren müssen.

Dafür kombiniert Alfred Meeting mehrere Abdeckungsebenen:

• Ein digitales Netzwerk aus Locations und Dienstleistern, um schnell Lösungen zu identifizieren
• Ein Offline-Netzwerk, das unsere Teams im Lauf der Anfragen und Kundenprojekte aufgebaut haben
• Lokale Partner und Ansprechpartner in zahlreichen Destinationen
• Ausgewählte DMCs, die fundierte Kenntnisse des Terrains, der Dienstleister und der lokalen Besonderheiten einbringen, um Sie während des Events zu begleiten und Ihnen lokale Restaurants und Aktivitäten zu empfehlen

Dieser hybride Ansatz erlaubt es uns, die Leistungsfähigkeit eines weltweiten Netzwerks mit echter lokaler Expertise zu verbinden.

Kenntnis vor Ort, auch fern Ihrer gewohnten Märkte

Ein internationales Event zu organisieren bedeutet nicht einfach, ein verfügbares Hotel zu finden.

Je nach Destination gilt es zu verstehen:

Die wirklich geeigneten Viertel, die Fahrzeiten, die lokalen Vorgaben, die vertraglichen Gepflogenheiten, die zuverlässigen Dienstleister, die Transferlösungen, die Möglichkeiten der Privatisierung, die relevanten Aktivitäten, die kulturellen Besonderheiten und die operativen Risiken

Wenn nötig, stützen wir uns auf lokale Ansprechpartner und DMCs, die ihre Destination bestens kennen, um Empfehlungen und Projektdurchführung abzusichern.

So profitieren Sie von einem einzigen Zugangspunkt mit Alfred Meeting und nutzen zugleich die Expertise von Partnern vor Ort.

Einkaufsregeln direkt in die Nutzerreise integriert

Beispiele für konfigurierbare Regeln:

• Maximalbudgets
• Obergrenzen pro Person
• Regeln nach Eventtyp
• Informationsmeldungen
• Einkaufswarnungen
• Anforderung von Begründungen
• Regeln zur Ausschreibung
• Freigabewege
• Freigabestufen
• Sperren nach bestimmten Kriterien
• Spezifische Regeln je Einheit
• Spezifische Regeln je Population
• Spezifische Regeln je Budget oder gebundenem Betrag

Ziel ist nicht, die Eventorganisation zu verkomplizieren, sondern Ihre Regeln direkt in die Nutzerreise einzubetten.

Freigabe-Workflows, angepasst an Ihre Organisation

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Entscheidungswege.

Alfred Meeting ermöglicht es, Workflows einzurichten, die an Ihre Governance angepasst sind:

• Freigabe durch die Führungskraft
• Budgetfreigabe
• Freigabe durch den Einkauf
• Freigabe durch die Geschäftsleitung
• Freigabe nach finanziellen Schwellenwerten
• Mehrere aufeinanderfolgende Stufen
• Parallele Freigaben
• Unterschiedliche Regeln je nach Einheiten oder Populationen

Die Organisatoren wissen, wo ihre Anfrage steht. Die Freigebenden verfügen über die nötigen Informationen für ihre Entscheidung. Die zentralen Teams behalten einen konsolidierten Überblick.

Vereinfachen Sie Ihre Lieferantenflüsse und Ihre Fakturierung

Konkret:

• Weniger Lieferanten, die zu referenzieren sind
• Zentralisierung der Flüsse
• Vereinfachung der Fakturierung
• Konsolidierung der Leistungen
• Reduzierung des Verwaltungsaufwands
• Bessere Nachverfolgbarkeit der Ausgaben
• Erleichterte Verwaltung für die Teams aus Finanzen und Buchhaltung

So können Sie auf ein sehr breites Ökosystem an Locations und Dienstleistern zugreifen und zugleich eine vereinfachte Lieferantenbeziehung beibehalten.

Eine Fakturierung, angepasst an Ihre internen Prozesse

Wir passen die Flüsse an die Vorgaben Ihrer Organisation an.

Je nach Bedarf lassen sich insbesondere integrieren:

Bestellnummern, Kostenstellen, Analysecodes, Projektcodes, Rechtsträger, Bereiche, Tochtergesellschaften, individuelle Zuordnungsfelder und verpflichtende interne Referenzen

Diese Informationen können direkt bei der Anfrage oder der Buchung erfasst werden, um die Datenqualität zu verbessern und manuelle Nacharbeit zu reduzieren.

Es können außerdem Exporte eingerichtet werden, um die Integration der Daten in Ihre internen Tools zu erleichtern.

Eine erweiterte CO2-Sicht

Der Fußabdruck eines Events kann über mehrere Posten analysiert werden:

Transport, Unterkunft, Verpflegung, Energie und Abfall

Dieser Ansatz ermöglicht es, über eine allein auf den Eventort beschränkte Betrachtung hinauszugehen.

Vergleichen Sie verschiedene Szenarien

Je nach verfügbaren Daten können die Organisatoren die Wirkung ihrer Entscheidungen besser verstehen:

Destination, Bahnanbindung, Transportarten, Unterkunft, Verpflegung und logistische Organisation

Ziel ist es, fundiertere Abwägungen zu ermöglichen zwischen:

Kosten, CO2-Wirkung, Teilnehmerzufriedenheit und operativen Vorgaben