Oferta empresa · Compras MICE
Centralice, simplifique y pilote sus compras de eventos MICE
Una plataforma, jefes de proyecto dedicados y más de 10.000 lugares y proveedores para organizar, encuadrar y pilotar todos sus eventos profesionales, en Francia y en todo el mundo.
Espacio empresaPanel MICE
- Gastos comprometidos
- 248 300 €
- Eventos
- 86
- Conformes a la política
- 97 %
- Seminario de dirección · Lyon Confirmado
- Convención comercial · Lisboa En validación
- Cena con clientes · París 3 ofertas recibidas
- Validado por Compras
- Factura única consolidada
- Huella de carbono: 1,2 t CO₂e
Una sola solución para todos sus eventos profesionales
Seminarios, reuniones, cenas de negocios, jornadas de trabajo, convenciones, fiestas de empresa, alojamientos, almuerzos de negocios, team building, transporte o servicios complementarios para eventos: Alfred Meeting acompaña a las empresas en la gestión y la optimización de todos sus gastos MICE.
Nuestro enfoque combina una plataforma tecnológica, una red de más de 10.000 lugares y proveedores y un acompañamiento humano por parte de gestores de proyectos especializados. Le acompañamos en Francia y también a escala mundial.
El objetivo: facilitar que sus colaboradores organicen sus eventos, dando al mismo tiempo a los equipos de Compras, Finanzas, RR. HH., Comunicación y Servicios Generales los medios para centralizar los gastos, aplicar su política interna, asegurar los procesos y pilotar su rendimiento.
- +10.000 lugares y proveedores
- 1 proveedor único para sus compras MICE
- Francia y mundo con socios locales y DMC
- Tecnología + personas una plataforma y jefes de proyecto dedicados
01 · Centralizar
Centralice y simplifique sus compras MICE
Un punto de entrada único para todas sus necesidades de eventos, una experiencia sencilla para los empleados y una red de más de 10.000 lugares y proveedores.
Recupere el control de sus gastos MICE
Las compras de eventos suelen estar fragmentadas: reservas realizadas directamente con los espacios, multiplicación de proveedores, facturas dispersas, falta de visibilidad sobre los gastos, procesos de validación heterogéneos y escasa capacidad para consolidar los datos.
Alfred Meeting permite estructurar este segmento gracias a un punto de entrada único.
Espacio empresa
Nueva solicitud
- Tipo de evento
- Seminario residencial
- Participantes
- 45
- Destino
- Lyon
- Fechas
- 12-13 de marzo
Servicios incluidos
- Lugar
- Alojamiento
- Restauración
- Transporte
- Team building
Una solución para centralizar todas sus necesidades de eventos
Búsquedas de espacios, seminarios residenciales, reuniones y jornadas de trabajo, hoteles y alojamientos, almuerzos y cenas de negocios, veladas y eventos corporativos, convenciones, actividades de team building, coworking y espacios de trabajo, transporte en tren y avión, traslados y lanzaderas, servicios técnicos y audiovisuales, producción de eventos y servicios complementarios
Sus colaboradores disponen de una experiencia sencilla para organizar sus eventos. Sus equipos centrales conservan una visión global de los expedientes, los compromisos y los gastos.
Una red mundial de más de 10.000 lugares y proveedores
Alfred Meeting se apoya en una red de más de 10.000 lugares y proveedores para acompañar a las empresas en la organización de sus eventos profesionales, en Francia y a escala internacional.
Nuestra cobertura permite responder a una gran diversidad de necesidades:
Hoteles y resorts, centros de conferencias, espacios de reunión, espacios de coworking, castillos y fincas, espacios atípicos, restaurantes, azoteas, espacios para eventos, espacios de recepción, proveedores de team building, servicios de catering, soluciones audiovisuales y técnicas, transporte y movilidad, producción de eventos y servicios complementarios
Una plataforma para ganar en eficiencia
Desde un espacio único, sus colaboradores pueden:
- Presentar y estructurar su brief
- Precisar sus criterios, restricciones y presupuestos
- Buscar espacios
- Recibir propuestas
- Comparar varias ofertas
- Centralizar los presupuestos
- Intercambiar sobre los expedientes
- Colaborar con sus compañeros
- Enviar una solicitud a validación
- Hacer seguimiento de las reservas
- Encontrar los documentos asociados
- Acceder al historial de sus eventos
Una experiencia sencilla para los colaboradores
El éxito de un programa de compras depende en gran medida de su adopción.
Por eso la experiencia de usuario está en el centro de nuestro enfoque.
Un recorrido sencillo, de la solicitud a la reserva
Un colaborador puede:
- Presentar su necesidad
- Recibir ayuda para formalizar su brief
- Recibir propuestas
- Comparar las ofertas
- Intercambiar con los equipos
- Seleccionar una solución
- Activar las validaciones necesarias
- Confirmar su reserva
- Encontrar sus documentos
- Hacer seguimiento de su expediente desde un espacio único
El objetivo: ofrecer un marco de compras estructurado sin convertir cada evento en un recorrido administrativo complejo.
02 · Acompañar
Acompañe de verdad a los equipos operativos
Jefes de proyecto dedicados, asesoramiento humano, sourcing, ayuda en la elección, seguimiento de expedientes y soporte.
Una plataforma única, con un verdadero acompañamiento humano
Estamos convencidos de que una compra de eventos no siempre puede tratarse como una simple reserva en línea.
Un evento complejo, un seminario estratégico, una convención de varios cientos de personas o una búsqueda en una zona geográfica difícil requieren experiencia, asesoramiento y capacidad de reacción.
Por eso Alfred Meeting combina tecnología y experiencia humana.
Espacio empresa
CCamille · Su jefe de proyectoEn línea
He preseleccionado 4 lugares adaptados a su presupuesto, 2 de ellos encontrados fuera del catálogo.
¡Perfecto! ¿Puede negociar la tarifa por día?
Hecho: tarifa revisada y condiciones de cancelación más flexibles.
- 2 nuevos lugares cualificados
- Socio local y DMC movilizados
Gestores de proyectos para acompañar las solicitudes
Nuestros equipos intervienen cuando la experiencia humana aporta valor:
Cualificación de la necesidad, asesoramiento sobre el destino, recomendación de formatos, sourcing de espacios, búsqueda de soluciones alternativas, negociación, comparación de ofertas, acompañamiento en los expedientes complejos, gestión de restricciones específicas y coordinación con los espacios y proveedores
Así se beneficia de la potencia de una plataforma sin perder la calidad de un acompañamiento personalizado.
Una red que nunca se limita a un catálogo fijo
Nuestros 10.000 lugares y proveedores constituyen una base de trabajo importante, pero no representan un límite.
Si la mejor solución para su evento aún no está en nuestra red, nuestros equipos realizan un sourcing específico.
Podemos buscar, cualificar y movilizar nuevos socios según:
- Su destino
- Su presupuesto
- Su capacidad
- Su formato de evento
- Sus restricciones técnicas
- Sus exigencias de RSC
- Sus estándares de seguridad
- Sus necesidades de restauración
- Sus restricciones de accesibilidad
- Sus expectativas en cuanto a la experiencia del participante
Esta capacidad es especialmente importante para las organizaciones multisede, los grupos internacionales o las empresas con necesidades en zonas menos cubiertas.
Con Alfred Meeting no accede simplemente a un catálogo: se beneficia de una red mundial, digital y humana, complementada por expertos locales cuando el terreno lo exige.
Un alcance mundial para acompañar sus eventos
París, Lyon, Madrid, Bruselas, Londres, Roma, Lisboa, Dubái, Nueva York o un destino más complejo: nuestro objetivo es acompañarle allí donde sus equipos necesiten organizar un evento.
Para ello, Alfred Meeting combina varios niveles de cobertura:
- Una red digital de espacios y proveedores que permite identificar rápidamente soluciones
- Una red offline desarrollada por nuestros equipos a lo largo de las solicitudes y los proyectos de clientes
- Socios y contactos locales en numerosos destinos
- DMC seleccionadas capaces de aportar su conocimiento profundo del terreno, de los proveedores y de las particularidades locales para acompañarle durante el evento y orientarle hacia los restaurantes y las actividades locales
Este enfoque híbrido nos permite combinar la potencia de una red mundial con una verdadera experiencia local.
Un conocimiento del terreno, incluso lejos de sus mercados habituales
Organizar un evento internacional no consiste simplemente en identificar un hotel disponible.
Según el destino, hay que comprender:
Los barrios realmente adecuados, los tiempos de transporte, las restricciones locales, los usos contractuales, los proveedores fiables, las soluciones de traslado, las posibilidades de privatización, las actividades pertinentes, las particularidades culturales y los riesgos operativos
Cuando es necesario, nos apoyamos en contactos locales y DMC que conocen perfectamente su destino para asegurar las recomendaciones y la ejecución del proyecto.
Así se beneficia de un punto de entrada único con Alfred Meeting, aprovechando al mismo tiempo la experiencia de socios presentes sobre el terreno.
Ver todos los detalles
Una gobernanza adaptada a los contratos marco
El despliegue de una solución MICE no se limita a poner una herramienta a disposición.
Para las empresas acompañadas en el marco de un contrato estructurado, Alfred Meeting puede implementar una verdadera gobernanza.
Un equipo dedicado
Según el alcance del proyecto:
- Responsable de cuenta
- Gestor de proyecto
- Equipo operativo
- Soporte de la plataforma
- Expertos en sourcing
- Dirección disponible para los asuntos estratégicos
Comités de seguimiento periódicos
Pueden organizarse reuniones periódicas para analizar:
La evolución de los gastos, los volúmenes de reserva, la adopción de la solución, la satisfacción de los usuarios, los posibles incidentes, las acciones correctivas, las nuevas necesidades, las oportunidades de optimización, la evolución del catálogo y el rendimiento en RSC
Esta gobernanza permite hacer evolucionar el dispositivo con el tiempo en lugar de congelar una solución en el momento del lanzamiento.
03 · Encuadrar
Aplique su política de compras
Presupuestos, flujos de trabajo, reglas, alertas y validaciones.
Aplique realmente su política de compras
Una política de eventos solo tiene valor si los colaboradores pueden comprenderla y aplicarla de forma sencilla.
Alfred Meeting permite configurar su entorno según sus normas internas.
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Circuito de validación
- Mánager Validado
- Compras En curso
- Dirección Más de 10 000 €
Regla: licitación a partir de 3000 €
Normas de compras integradas directamente en el recorrido del usuario
Ejemplos de normas configurables:
- Presupuestos máximos
- Límites por persona
- Normas según el tipo de evento
- Mensajes informativos
- Alertas de compra
- Solicitudes de justificación
- Normas de puesta en competencia
- Circuitos de validación
- Niveles de aprobación
- Bloqueos según ciertos criterios
- Normas específicas por entidad
- Normas específicas por población
- Normas específicas por presupuesto o importe comprometido
El objetivo no es complicar la organización de los eventos, sino integrar sus normas directamente en el recorrido del usuario.
Flujos de validación adaptados a su organización
Cada empresa tiene sus propios circuitos de decisión.
Alfred Meeting permite implementar flujos adaptados a su gobernanza:
- Validación por el responsable
- Validación presupuestaria
- Validación por Compras
- Validación por la Dirección
- Validación según umbrales financieros
- Varios niveles sucesivos
- Validaciones en paralelo
- Normas diferentes según las entidades o poblaciones
Los organizadores saben en qué punto está su solicitud. Los validadores disponen de la información necesaria para tomar su decisión. Los equipos centrales conservan una visión consolidada.
Una solución adaptada a las organizaciones multisede, multientidad e internacionales
Alfred Meeting acompaña a organizaciones cuyas necesidades pueden repartirse entre varias:
Direcciones, filiales, marcas, regiones, establecimientos, países y centros de coste
La solución puede adaptarse para ofrecer recorridos, normas y reportes coherentes con su organización.
Así puede conservar un marco global teniendo en cuenta al mismo tiempo las realidades locales.
¿Quiere ver la plataforma en acción?
En 30 minutos le mostramos cómo centralizar sus solicitudes, aplicar sus reglas y pilotar sus gastos MICE.
04 · Ahorrar
Reduzca sus costes gracias a la competencia
Comparación, negociación, tarifas negociadas y ahorros.
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Comparativa de ofertas
| Oferta | Precio total | Por pers. | Cancelación | RSC |
|---|---|---|---|---|
| Domaine des Tilleuls Mejor equilibrio | 9850 € | 219 € | Flexible | A |
| Hôtel Confluence Tarifa negociada | 11 200 € | 249 € | Estándar | B |
| Château Saint-Clair | 12 400 € | 276 € | Estricta | B |
1350 € negociados
Optimice sus gastos gracias a la puesta en competencia y la negociación
El control de los gastos no depende únicamente de una tarifa negociada.
Depende también de la capacidad de comparar las soluciones adecuadas.
Alfred Meeting facilita la puesta en competencia de los espacios y proveedores para que los organizadores puedan comparar:
El precio, la ubicación, los servicios incluidos, las condiciones de cancelación, las condiciones de pago, los equipamientos, los compromisos de RSC y la pertinencia global de la oferta
Nuestros equipos también pueden intervenir en la negociación y la búsqueda de alternativas.
Este enfoque permite identificar el mejor equilibrio entre presupuesto, experiencia del participante, restricciones operativas y objetivos internos.
Construya catálogos y tarifas negociadas
Para las necesidades recurrentes, Alfred Meeting puede acompañar a su empresa en la creación de un entorno dedicado.
Acelere las reservas recurrentes
Podemos implementar en particular:
Una selección de espacios, listas de hoteles preferentes, restaurantes recomendados, espacios de reunión recurrentes, tarifas negociadas, paquetes predefinidos, condiciones contractuales específicas, servicios estandarizados y catálogos por ciudad o territorio
Estos contenidos pueden ponerse después a disposición de los colaboradores desde su entorno.
El objetivo: acelerar las reservas recurrentes asegurando al mismo tiempo las condiciones comerciales.
05 · Simplificar
Simplifique la gestión de proveedores y la facturación
Proveedor único, centralización administrativa e integración en los procesos internos.
Un proveedor único para simplificar su gestión administrativa
La multiplicación de espacios y proveedores genera rápidamente una multiplicación de proveedores que crear, controlar y pagar.
Alfred Meeting puede convertirse en su proveedor único para centralizar sus compras de eventos.
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Factura consolidadaProveedor: Alfred Meeting
- N.º de pedido
- PO-2026-0412
- Centro de costes
- Marketing Francia
- Código analítico
- EVT-SEM-26
- Alquiler de espacios3200 €
- Alojamiento4150 €
- Restauración1980 €
- Traslados640 €
- Audiovisual880 €
- Total sin IVA10 850 €
5 proveedores, 1 sola factura
Simplifique sus flujos de proveedores y su facturación
En concreto:
- Reducción del número de proveedores a referenciar
- Centralización de los flujos
- Simplificación de la facturación
- Consolidación de los servicios
- Reducción de la carga administrativa
- Mejor trazabilidad de los gastos
- Gestión facilitada para los equipos de Finanzas y Contabilidad
Así puede acceder a un ecosistema muy amplio de espacios y proveedores manteniendo una relación de proveedor simplificada.
Una facturación adaptada a sus procesos internos
Adaptamos los flujos a las restricciones de su organización.
Según sus necesidades, es posible integrar en particular:
Números de pedido, centros de coste, códigos analíticos, códigos de proyecto, entidades jurídicas, direcciones, filiales, campos de imputación personalizados y referencias internas obligatorias
Esta información puede recopilarse directamente en el momento de la solicitud o de la reserva para mejorar la calidad de los datos y reducir los reprocesos manuales.
También pueden implementarse exportaciones para facilitar la integración de los datos en sus herramientas internas.
06 · Pilotar
Pilote sus gastos, sus participantes y su RSC
Reporting consolidado, transporte, participantes, carbono e indicadores.
Pilote sus gastos MICE con datos consolidados
La fragmentación de las compras MICE suele dificultar el pilotaje.
Alfred Meeting permite consolidar los datos para dar a los equipos de Compras y a las direcciones implicadas una visión más precisa de su actividad de eventos.
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Pilotaje MICE
- Importe comprometido
- 248 k€
- Presupuesto medio / pers.
- 186 €
- Participantes inscritos
- 1240
Huella de carbono por partida
- Transporte46 %
- Alojamiento22 %
- Restauración18 %
- Energía9 %
- Residuos5 %
Indicadores para comprender y optimizar sus gastos
Haga seguimiento en particular de:
Los volúmenes de solicitudes, los volúmenes de reservas, los importes comprometidos, los gastos por periodo, los gastos por entidad, los gastos por dirección, los gastos por tipo de evento, los gastos por destino, los principales espacios reservados, los principales proveedores, los presupuestos medios, los volúmenes por organizador, los plazos de tramitación, los datos de satisfacción y los indicadores de RSC disponibles
Los datos pueden utilizarse para identificar oportunidades de racionalización, negociar mejores condiciones y hacer evolucionar su política de eventos.
Mida y reduzca el impacto de carbono de sus eventos
Las empresas deben ir ahora más allá de la simple declaración de intenciones en materia de RSC.
Alfred Meeting desarrolla un enfoque que integra el impacto medioambiental directamente en la organización y el pilotaje de los eventos.
Una visión de carbono ampliada
La huella de un evento puede analizarse a través de varios ámbitos:
Transporte, alojamiento, restauración, energía y residuos
Este enfoque permite ir más allá de una lectura limitada únicamente al lugar del evento.
Compare distintos escenarios
Según los datos disponibles, los organizadores pueden comprender mejor el impacto de sus elecciones:
Destino, accesibilidad ferroviaria, modos de transporte, alojamiento, restauración y organización logística
El objetivo es permitir arbitrajes más informados entre:
Coste, impacto de carbono, satisfacción del participante y restricciones operativas
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Favorezca una movilidad de eventos más responsable
Alfred Meeting puede acompañar la implementación de iniciativas como:
Enfoque train-first (prioridad al tren), comparación de los modos de transporte, organización de los últimos kilómetros, lanzaderas, coche compartido interno y mejor selección geográfica de los destinos
Consolide sus indicadores de RSC
Los datos pueden alimentar cuadros de mando que permiten seguir la evolución del rendimiento medioambiental de la cartera de eventos y estructurar un enfoque de mejora en el tiempo.
Gestione también el transporte de sus eventos
La organización de un evento no termina en la elección del espacio.
Alfred Meeting también puede acompañar la gestión de los desplazamientos asociados:
Tren, avión, traslados, lanzaderas y movilidad de los participantes
El objetivo es acercar la gestión del espacio y la de los desplazamientos para mejorar la coordinación global del evento y la visibilidad sobre los costes.
Este enfoque también permite integrar más fácilmente los aspectos medioambientales en las elecciones de movilidad.
Centralice la gestión de los participantes
Para los eventos que requieren una organización más estructurada, Alfred Meeting puede ofrecer dispositivos para gestionar a los participantes.
Según los proyectos:
Formularios de inscripción, recopilación de información, elección de transporte, necesidades de alojamiento, preferencias específicas, información logística, seguimiento de las respuestas y consolidación de los datos de participantes
Estas herramientas permiten reducir los intercambios dispersos y los archivos manuales, mejorando al mismo tiempo la fiabilidad de la información.
Un despliegue adaptado a su empresa
Cada organización tiene sus propios retos.
Por tanto, el despliegue puede construirse progresivamente.
-
Fase 1 - Encuadre
- Análisis de lo existente
- Comprensión de los procesos
- Cartografía de las necesidades
- Identificación de las poblaciones usuarias
- Definición de las normas
- Definición de los datos necesarios para el reporte
-
Fase 2 - Configuración
- Creación del entorno
- Configuración de las normas
- Creación de los flujos
- Configuración de los campos
- Integración de los elementos de política interna
- Preparación de los posibles catálogos
-
Fase 3 - Lanzamiento
- Comunicación
- Onboarding
- Acompañamiento de los usuarios
- Soporte
- Seguimiento de las primeras solicitudes
-
Fase 4 - Pilotaje y mejora continua
- Análisis de los datos
- Seguimiento de la adopción
- Opiniones de los usuarios
- Optimización de los procesos
- Evolución de los catálogos
- Identificación de nuevas oportunidades de ahorro
¿Por qué elegir Alfred Meeting?
-
Un enfoque híbrido
La potencia de una plataforma tecnológica combinada con la experiencia de gestores de proyectos de eventos.
-
Una amplia red mundial
Más de 10.000 lugares y proveedores, complementados por una red online y offline, socios locales y DMC capaces de aportar una experiencia sobre el terreno.
-
Un proveedor único
Una relación simplificada para acceder a un amplio ecosistema sin multiplicar las creaciones de proveedores.
-
Una solución configurable
Normas de compras, flujos, campos analíticos, catálogos, reportes: el entorno se adapta a su organización.
-
Una verdadera experiencia en sourcing
Nuestros equipos pueden buscar nuevas soluciones más allá del catálogo existente, incluso en zonas complejas o para solicitudes atípicas.
-
Una visión global del gasto
Centralice sus eventos, mejore la calidad de sus datos e identifique nuevas palancas de optimización.
-
Un enfoque de RSC integrado
Mida el impacto de sus eventos y dé a los organizadores herramientas concretas para tomar mejores decisiones.
-
Una capacidad de acompañamiento en los proyectos complejos
Del almuerzo de negocios recurrente a la convención de varios cientos de participantes, la solución se adapta al nivel de complejidad de la necesidad.
¿Para qué tipos de organizaciones?
Alfred Meeting se dirige en particular a las empresas y organizaciones que desean:
- Centralizar sus gastos de eventos
- Reducir el número de proveedores
- Aplicar mejor su política de compras
- Mejorar la visibilidad sobre sus gastos
- Simplificar la vida de los organizadores
- Estructurar sus procesos de validación
- Racionalizar su facturación
- Consolidar sus datos
- Acompañar a varias filiales o entidades
- Desplegar una política MICE a escala internacional
- Mejorar su rendimiento en RSC
- Profesionalizar la gestión de su categoría MICE
Nuestro enfoque puede adaptarse a empresas privadas, grupos multientidad, organizaciones públicas y estructuras con volúmenes de eventos recurrentes.
Preguntas frecuentes sobre las compras MICE
Lo que más nos preguntan las direcciones de Compras antes de desplegar una solución de compras de eventos.
¿Qué es una solución de gestión de compras MICE?
Es un punto de entrada único para todas las solicitudes de eventos profesionales: seminarios, reuniones, jornadas de estudio, convenciones, alojamiento, restauración de negocios, fiestas, team building o transporte. Las solicitudes se centralizan, sus reglas de compras se aplican en el momento de la solicitud, la facturación se agrupa y el gasto resulta legible para Compras, Finanzas y Servicios Generales.
¿Cómo reducir el coste de los eventos de empresa?
Poniendo en competencia lugares y proveedores en lugar de reservar caso por caso. Alfred Meeting compara las ofertas por precio, servicios incluidos, condiciones de cancelación y de pago, equipamiento y compromisos RSC, y después sus jefes de proyecto negocian y buscan alternativas. Para las necesidades recurrentes se pueden crear catálogos y tarifas negociadas.
¿Se puede aplicar nuestra política de compras a los eventos?
Sí. Presupuestos máximos, límites por persona, reglas por tipo de evento, alertas, solicitudes de justificación, reglas de licitación, circuitos de validación de varios niveles y reglas específicas por entidad o población son configurables. Se aplican dentro del recorrido del empleado, en el momento de la solicitud.
¿Puede Alfred Meeting ser nuestro proveedor único?
Sí. Accede a una red de más de 10.000 lugares y proveedores sin referenciar más que un proveedor. La facturación se centraliza y puede integrar sus números de pedido, centros de costes, códigos analíticos, entidades jurídicas y referencias internas obligatorias, con exportaciones a sus herramientas.
¿La oferta cubre los eventos internacionales?
Sí, en Francia y en el extranjero. La cobertura combina una red digital de lugares y proveedores, una red offline construida por nuestros equipos, socios y contactos locales, y DMC seleccionadas por su conocimiento del terreno. Si la solución adecuada aún no está en nuestra red, nuestros equipos realizan un sourcing específico.
¿Cómo medir el impacto de carbono de un evento?
La huella se analiza por partidas: transporte, alojamiento, restauración, energía y residuos. Los organizadores pueden comparar escenarios de destino, accesibilidad ferroviaria, modo de transporte u organización logística, decidir entre coste, impacto y experiencia del participante, y consolidar indicadores RSC a lo largo del tiempo.
Transforme sus compras de eventos en una verdadera categoría pilotada
Centralizar las solicitudes. Simplificar las reservas. Reducir la fragmentación de proveedores. Aplicar las normas internas. Consolidar los datos. Medir el rendimiento. Mejorar progresivamente las prácticas.
Alfred Meeting le acompaña para transformar un conjunto de gastos a menudo dispersos en una categoría MICE más sencilla, más legible y mejor pilotada, en Francia y a escala internacional.