Centralize, simplifique e gira as suas compras de eventos MICE

Uma solução para centralizar todas as suas necessidades de eventos

Pesquisas de locais, seminários residenciais, reuniões e jornadas de estudo, hotéis e alojamentos, almoços e jantares de negócios, serões e eventos corporativos, convenções, atividades de team building, coworking e espaços de trabalho, transportes de comboio e avião, transferes e shuttles, serviços técnicos e audiovisuais, produção de eventos e serviços complementares

Os seus colaboradores dispõem de uma experiência simples para organizar os eventos. As suas equipas centrais mantêm uma visão global dos processos, dos compromissos e das despesas.

Uma rede mundial de mais de 10.000 espaços e fornecedores

A Alfred Meeting apoia-se numa rede de mais de 10.000 espaços e fornecedores para acompanhar as empresas na organização dos seus eventos profissionais, em França e à escala internacional.

A nossa cobertura permite responder a uma grande diversidade de necessidades:

Hotéis e resorts, centros de conferências, espaços de reunião, espaços de coworking, castelos e quintas, locais atípicos, restaurantes, rooftops, espaços de eventos, espaços de receção, prestadores de team building, empresas de catering, soluções audiovisuais e técnicas, transporte e mobilidade, produção de eventos e serviços complementares

Gestores de projeto para acompanhar os pedidos

As nossas equipas intervêm quando a competência humana traz valor:

Qualificação da necessidade, aconselhamento sobre o destino, recomendação de formatos, sourcing de locais, pesquisa de soluções alternativas, negociação, comparação das ofertas, acompanhamento em processos complexos, gestão de restrições específicas e coordenação com os locais e prestadores

Beneficia assim da potência de uma plataforma sem perder a qualidade de um acompanhamento personalizado.

Uma rede que nunca se limita a um catálogo fixo

Os nossos 10.000 espaços e fornecedores constituem uma base de trabalho importante, mas não representam um limite.

Se a melhor solução para o seu evento ainda não fizer parte da nossa rede, as nossas equipas realizam um sourcing específico.

Podemos pesquisar, qualificar e mobilizar novos parceiros consoante:

• O seu destino
• O seu orçamento
• A sua capacidade
• O seu formato de evento
• As suas restrições técnicas
• As suas exigências de RSE
• Os seus padrões de segurança
• As suas necessidades de restauração
• As suas restrições de acessibilidade
• As suas expectativas em matéria de experiência do participante

Esta capacidade é particularmente importante para as organizações multilocalização, os grupos internacionais ou as empresas com necessidades em zonas menos cobertas.

Com a Alfred Meeting, não acede simplesmente a um catálogo: beneficia de uma rede mundial, digital e humana, complementada por especialistas locais quando o terreno o exige.

Um alcance mundial para acompanhar os seus eventos

Paris, Lyon, Madrid, Bruxelas, Londres, Roma, Lisboa, Dubai, Nova Iorque ou um destino mais complexo: o nosso objetivo é acompanhá-lo onde quer que as suas equipas precisem de organizar um evento.

Para isso, a Alfred Meeting combina vários níveis de cobertura:

• Uma rede digital de locais e prestadores que permite identificar rapidamente soluções
• Uma rede offline desenvolvida pelas nossas equipas ao longo dos pedidos e dos projetos de clientes
• Parceiros e contactos locais em numerosos destinos
• DMC selecionadas capazes de trazer um conhecimento aprofundado do terreno, dos prestadores e das especificidades locais para o acompanhar durante o evento e orientá-lo para os restaurantes e as atividades locais

Esta abordagem híbrida permite-nos associar a potência de uma rede mundial a uma verdadeira competência local.

Um conhecimento do terreno, mesmo longe dos seus mercados habituais

Organizar um evento internacional não consiste simplesmente em identificar um hotel disponível.

Consoante o destino, é preciso compreender:

Os bairros realmente adequados, os tempos de transporte, as restrições locais, os hábitos contratuais, os prestadores fiáveis, as soluções de transfere, as possibilidades de privatização, as atividades pertinentes, as especificidades culturais e os riscos operacionais

Quando necessário, apoiamo-nos em contactos locais e DMC que conhecem perfeitamente o seu destino para proteger as recomendações e a execução do projeto.

Beneficia assim de um ponto de entrada único com a Alfred Meeting, aproveitando ao mesmo tempo a competência de parceiros presentes no terreno.

Regras de compras integradas diretamente no percurso do utilizador

Exemplos de regras configuráveis:

• Orçamentos máximos
• Limites por pessoa
• Regras consoante o tipo de evento
• Mensagens informativas
• Alertas de compra
• Pedidos de justificação
• Regras de concorrência
• Circuitos de validação
• Níveis de aprovação
• Bloqueios consoante certos critérios
• Regras específicas por entidade
• Regras específicas por população
• Regras específicas por orçamento ou montante comprometido

O objetivo não é complicar a organização dos eventos, mas integrar as suas regras diretamente no percurso do utilizador.

Fluxos de validação adaptados à sua organização

Cada empresa tem os seus próprios circuitos de decisão.

A Alfred Meeting permite implementar fluxos adaptados à sua governação:

• Validação pelo gestor
• Validação orçamental
• Validação pelas Compras
• Validação pela Direção
• Validação consoante limiares financeiros
• Vários níveis sucessivos
• Validações em paralelo
• Regras diferentes consoante as entidades ou populações

Os organizadores sabem em que ponto está o seu pedido. Os validadores dispõem das informações necessárias para tomar a decisão. As equipas centrais mantêm uma visão consolidada.

Simplifique os seus fluxos de fornecedores e a sua faturação

Concretamente:

• Redução do número de fornecedores a referenciar
• Centralização dos fluxos
• Simplificação da faturação
• Consolidação dos serviços
• Diminuição da carga administrativa
• Melhor rastreabilidade das despesas
• Gestão facilitada para as equipas de Finanças e Contabilidade

Pode assim aceder a um ecossistema muito amplo de locais e prestadores, mantendo uma relação de fornecedor simplificada.

Uma faturação adaptada aos seus processos internos

Adaptamos os fluxos às restrições da sua organização.

Consoante as suas necessidades, é possível nomeadamente integrar:

Números de encomenda, centros de custo, códigos analíticos, códigos de projeto, entidades jurídicas, direções, filiais, campos de imputação personalizados e referências internas obrigatórias

Estas informações podem ser recolhidas diretamente no momento do pedido ou da reserva para melhorar a qualidade dos dados e reduzir o reprocessamento manual.

Também podem ser configuradas exportações para facilitar a integração dos dados nas suas ferramentas internas.

Uma visão de carbono alargada

A pegada de um evento pode ser analisada através de vários domínios:

Transporte, alojamento, restauração, energia e resíduos

Esta abordagem permite ir além de uma leitura limitada apenas ao local do evento.

Compare diferentes cenários

Consoante os dados disponíveis, os organizadores podem compreender melhor o impacto das suas escolhas:

Destino, acessibilidade ferroviária, modos de transporte, alojamento, restauração e organização logística

O objetivo é permitir arbitragens mais informadas entre:

Custo, impacto de carbono, satisfação do participante e restrições operacionais