Naar hoofdinhoud gaan
Alfred Meeting

Bedrijfsaanbod · MICE-inkoop

Centraliseer, vereenvoudig en stuur uw MICE-evenementinkoop

Eén platform, toegewijde projectmanagers en meer dan 10.000 locaties en leveranciers om al uw zakelijke evenementen te organiseren, te kaderen en aan te sturen, in Frankrijk en wereldwijd.

Illustratief voorbeeld

Eén oplossing voor al uw zakelijke evenementen

Seminars, vergaderingen, zakendiners, studiedagen, congressen, bedrijfsfeesten, overnachtingen, zakenlunches, teambuilding, vervoer of aanvullende evenementdiensten: Alfred Meeting begeleidt bedrijven bij het beheer en de optimalisatie van al hun MICE-uitgaven.

Onze aanpak combineert een technologieplatform, een netwerk van meer dan 10.000 locaties en leveranciers en menselijke begeleiding door gespecialiseerde projectmanagers. Wij begeleiden u in Frankrijk maar ook wereldwijd.

Het doel: uw medewerkers helpen hun evenementen gemakkelijker te organiseren en tegelijk de teams Inkoop, Finance, HR, Communicatie en Facilitaire Zaken de middelen geven om uitgaven te centraliseren, hun interne beleid toe te passen, processen te beveiligen en hun prestaties te sturen.

01 · Centraliseren

Centraliseer en vereenvoudig uw MICE-inkoop

Eén toegangspunt voor al uw evenementbehoeften, een eenvoudige ervaring voor medewerkers en een netwerk van meer dan 10.000 locaties en leveranciers.

Neem opnieuw de controle over uw MICE-uitgaven

Evenementinkoop is vaak gefragmenteerd: boekingen die rechtstreeks bij de locaties worden gedaan, een wildgroei aan leveranciers, verspreide facturen, gebrek aan zicht op de uitgaven, uiteenlopende goedkeuringsprocessen en een beperkt vermogen om gegevens te consolideren.

Alfred Meeting maakt het mogelijk dit segment te structureren dankzij één enkel toegangspunt.

Illustratief voorbeeld

Eén oplossing om al uw evenementbehoeften te centraliseren

Locatiezoekopdrachten, seminars met overnachting, vergaderingen en studiedagen, hotels en accommodaties, zakenlunches en -diners, bedrijfsavonden en corporate events, congressen, teambuildingactiviteiten, coworking en werkruimtes, vervoer per trein en vliegtuig, transfers en shuttles, technische en audiovisuele diensten, evenementproductie en aanvullende diensten

Uw medewerkers beschikken over een eenvoudige ervaring om hun evenementen te organiseren. Uw centrale teams behouden een globaal overzicht van dossiers, verplichtingen en uitgaven.

Een wereldwijd netwerk van meer dan 10.000 locaties en leveranciers

Alfred Meeting steunt op een netwerk van meer dan 10.000 locaties en leveranciers om bedrijven te begeleiden bij de organisatie van hun professionele evenementen, in Frankrijk en internationaal.

Onze dekking maakt het mogelijk om aan een grote verscheidenheid aan behoeften te voldoen:

Hotels en resorts, conferentiecentra, vergaderruimtes, coworkingruimtes, kastelen en landgoederen, atypische locaties, restaurants, rooftops, evenementruimtes, ontvangstlocaties, teambuildingaanbieders, cateraars, audiovisuele en technische oplossingen, vervoer en mobiliteit, evenementproductie en aanvullende diensten

Een platform om efficiënter te werken

Vanuit één ruimte kunnen uw medewerkers:

  • Hun brief indienen en structureren
  • Hun criteria, beperkingen en budgetten preciseren
  • Locaties zoeken
  • Voorstellen ontvangen
  • Meerdere offertes vergelijken
  • Offertes centraliseren
  • Over de dossiers overleggen
  • Samenwerken met hun collega's
  • Een aanvraag ter goedkeuring indienen
  • Boekingen opvolgen
  • De bijbehorende documenten terugvinden
  • Toegang krijgen tot de historiek van hun evenementen

Een eenvoudige ervaring voor de medewerkers

Het succes van een inkoopprogramma hangt sterk af van de adoptie ervan.

Daarom staat de gebruikerservaring centraal in onze aanpak.

Een eenvoudig traject, van aanvraag tot boeking

Een medewerker kan:

  • Zijn behoefte indienen
  • Worden begeleid bij het formaliseren van zijn brief
  • Voorstellen ontvangen
  • De offertes vergelijken
  • Overleggen met de teams
  • Een oplossing selecteren
  • De nodige goedkeuringen in gang zetten
  • Zijn boeking bevestigen
  • Zijn documenten terugvinden
  • Zijn dossier opvolgen vanuit één ruimte

Het doel: een gestructureerd inkoopkader bieden zonder elk evenement in een complex administratief traject te veranderen.

02 · Begeleiden

Begeleid uw operationele teams écht

Toegewijde projectmanagers, persoonlijk advies, sourcing, hulp bij de keuze, dossieropvolging en support.

Eén platform, met echte menselijke begeleiding

Wij zijn ervan overtuigd dat een evenementinkoop niet altijd als een eenvoudige onlineboeking kan worden behandeld.

Een complex evenement, een strategisch seminar, een congres met enkele honderden personen of een zoekopdracht in een moeilijk geografisch gebied vereisen expertise, advies en reactiviteit.

Daarom combineert Alfred Meeting technologie en menselijke expertise.

Illustratief voorbeeld

Projectmanagers om de aanvragen te begeleiden

Onze teams komen tussen wanneer menselijke expertise waarde toevoegt:

Kwalificatie van de behoefte, advies over de bestemming, aanbeveling van formats, locatiesourcing, zoeken naar alternatieve oplossingen, onderhandeling, vergelijking van offertes, begeleiding bij complexe dossiers, beheer van specifieke beperkingen en coördinatie met locaties en leveranciers

Zo profiteert u van de kracht van een platform zonder de kwaliteit van een persoonlijke begeleiding te verliezen.

Een netwerk dat zich nooit beperkt tot een vaste catalogus

Onze 10.000 locaties en leveranciers vormen een belangrijke werkbasis, maar zijn geen grens.

Als de beste oplossing voor uw evenement nog niet in ons netwerk zit, voeren onze teams een specifieke sourcing uit.

We kunnen nieuwe partners zoeken, kwalificeren en mobiliseren op basis van:

Uw bestemming, uw budget, uw capaciteit, uw evenementformat, uw technische beperkingen, uw MVO-eisen, uw veiligheidsstandaarden, uw cateringbehoeften, uw toegankelijkheidsbeperkingen en uw verwachtingen inzake de deelnemerservaring

Deze capaciteit is bijzonder belangrijk voor organisaties met meerdere vestigingen, internationale groepen of bedrijven met behoeften in minder gedekte gebieden.

Met Alfred Meeting krijgt u niet zomaar toegang tot een catalogus: u profiteert van een wereldwijd, digitaal en menselijk netwerk, aangevuld met lokale experts wanneer het terrein dat vereist.

Een wereldwijd bereik om uw evenementen te begeleiden

Parijs, Lyon, Madrid, Brussel, Londen, Rome, Lissabon, Dubai, New York of een complexere bestemming: ons doel is u overal te begeleiden waar uw teams een evenement moeten organiseren.

Daarvoor combineert Alfred Meeting meerdere dekkingsniveaus:

  • Een digitaal netwerk van locaties en leveranciers om snel oplossingen te identificeren
  • Een offline netwerk dat onze teams hebben opgebouwd doorheen de aanvragen en klantprojecten
  • Lokale partners en contactpersonen in talrijke bestemmingen
  • Geselecteerde DMC's die diepgaande kennis van het terrein, de leveranciers en de lokale bijzonderheden kunnen inbrengen om u tijdens het evenement te begeleiden en u te oriënteren naar lokale restaurants en activiteiten

Deze hybride aanpak stelt ons in staat de kracht van een wereldwijd netwerk te combineren met echte lokale expertise.

Terreinkennis, ook ver van uw gebruikelijke markten

Een internationaal evenement organiseren is niet gewoon een beschikbaar hotel vinden.

Afhankelijk van de bestemming moet u begrijpen:

De echt geschikte wijken, de reistijden, de lokale beperkingen, de contractuele gebruiken, de betrouwbare leveranciers, de transferoplossingen, de mogelijkheden tot privatisering, de relevante activiteiten, de culturele bijzonderheden en de operationele risico's

Wanneer nodig steunen we op lokale contactpersonen en DMC's die hun bestemming perfect kennen om de aanbevelingen en de uitvoering van het project te beveiligen.

Zo profiteert u van één toegangspunt met Alfred Meeting en benut u tegelijk de expertise van partners die ter plaatse aanwezig zijn.

Alle details tonen

Een governance afgestemd op raamovereenkomsten

De uitrol van een MICE-oplossing stopt niet bij het ter beschikking stellen van een tool.

Voor bedrijven die in het kader van een gestructureerd contract worden begeleid, kan Alfred Meeting een echte governance opzetten.

Een toegewijd team

Afhankelijk van de reikwijdte van het project:

Accountmanager, projectmanager, operationeel team, platformondersteuning, sourcingexperts en directie inzetbaar op strategische thema's

Regelmatige stuurcomités

Er kunnen regelmatige momenten worden georganiseerd om te analyseren:

De evolutie van de uitgaven, de boekingsvolumes, de adoptie van de oplossing, de gebruikerstevredenheid, eventuele incidenten, de corrigerende acties, de nieuwe behoeften, de optimalisatiekansen, de evolutie van de catalogus en de MVO-prestaties

Deze governance maakt het mogelijk het systeem in de tijd te laten evolueren in plaats van een oplossing op het moment van de lancering vast te leggen.

03 · Kaderen

Pas uw inkoopbeleid toe

Budgetten, workflows, regels, waarschuwingen en goedkeuringen.

Pas uw inkoopbeleid echt toe

Een evenementbeleid heeft alleen waarde als het door de medewerkers eenvoudig kan worden begrepen en toegepast.

Alfred Meeting maakt het mogelijk uw omgeving te configureren volgens uw interne regels.

Illustratief voorbeeld

Inkoopregels rechtstreeks geïntegreerd in het gebruikerstraject

Voorbeelden van configureerbare regels:

  • Maximumbudgetten
  • Plafonds per persoon
  • Regels naargelang het type evenement
  • Informatieberichten
  • Inkoopwaarschuwingen
  • Verzoeken om verantwoording
  • Regels voor mededinging
  • Goedkeuringscircuits
  • Goedkeuringsniveaus
  • Blokkeringen op basis van bepaalde criteria
  • Specifieke regels per entiteit
  • Specifieke regels per populatie
  • Specifieke regels per budget of vastgelegd bedrag

Het doel is niet de organisatie van evenementen ingewikkelder te maken, maar uw regels rechtstreeks in het gebruikerstraject te integreren.

Goedkeuringsworkflows afgestemd op uw organisatie

Elk bedrijf heeft zijn eigen beslissingscircuits.

Alfred Meeting maakt het mogelijk workflows op te zetten die zijn afgestemd op uw governance:

  • Goedkeuring door de manager
  • Budgettaire goedkeuring
  • Goedkeuring door Inkoop
  • Goedkeuring door de Directie
  • Goedkeuring op basis van financiële drempels
  • Meerdere opeenvolgende niveaus
  • Goedkeuringen in parallel
  • Verschillende regels naargelang de entiteiten of populaties

De organisatoren weten waar hun aanvraag staat. De goedkeurders beschikken over de nodige informatie om hun beslissing te nemen. De centrale teams behouden een geconsolideerd overzicht.

Een oplossing afgestemd op organisaties met meerdere vestigingen, meerdere entiteiten en een internationaal karakter

Alfred Meeting begeleidt organisaties waarvan de behoeften over meerdere kunnen worden verdeeld:

Directies, dochterondernemingen, merken, regio's, vestigingen, landen en kostenplaatsen

De oplossing kan worden aangepast om trajecten, regels en rapportages voor te stellen die coherent zijn met uw organisatie.

Zo kunt u een globaal kader behouden en tegelijk rekening houden met de lokale realiteit.

Wilt u het platform in actie zien?

In 30 minuten laten we u zien hoe u uw aanvragen centraliseert, uw regels toepast en uw MICE-uitgaven aanstuurt.

04 · Besparen

Verlaag uw kosten dankzij concurrentiestelling

Vergelijking, onderhandeling, onderhandelde tarieven en besparingen.

Illustratief voorbeeld

Optimaliseer uw uitgaven dankzij mededinging en onderhandeling

De beheersing van de uitgaven berust niet uitsluitend op een onderhandeld tarief.

Ze berust ook op het vermogen om de juiste oplossingen te vergelijken.

Alfred Meeting vergemakkelijkt de mededinging tussen locaties en leveranciers zodat de organisatoren kunnen vergelijken:

De prijs, de ligging, de inbegrepen diensten, de annuleringsvoorwaarden, de betalingsvoorwaarden, de uitrusting, de MVO-verbintenissen en de globale relevantie van het aanbod

Onze teams kunnen ook tussenkomen in de onderhandeling en het zoeken naar alternatieven.

Deze aanpak helpt het beste evenwicht te vinden tussen budget, deelnemerservaring, operationele beperkingen en interne doelstellingen.

Bouw onderhandelde catalogi en tarieven op

Voor terugkerende behoeften kan Alfred Meeting uw bedrijf begeleiden bij het creëren van een specifieke omgeving.

Versnel de terugkerende boekingen

We kunnen met name opzetten:

Een selectie van locaties, lijsten van voorkeurshotels, aanbevolen restaurants, terugkerende vergaderruimtes, onderhandelde tarieven, vooraf gedefinieerde pakketten, specifieke contractuele voorwaarden, gestandaardiseerde diensten en catalogi per stad of gebied

Deze inhoud kan vervolgens vanuit hun omgeving beschikbaar worden gemaakt voor de medewerkers.

Het doel: de terugkerende boekingen versnellen en tegelijk de commerciële voorwaarden beveiligen.

05 · Vereenvoudigen

Vereenvoudig leveranciersbeheer en facturatie

Eén leverancier, gecentraliseerde administratie en integratie in uw interne processen.

Eén leverancier om uw administratief beheer te vereenvoudigen

De wildgroei aan locaties en leveranciers leidt snel tot een wildgroei aan leveranciers die moeten worden aangemaakt, gecontroleerd en betaald.

Alfred Meeting kan uw enige leverancier worden om uw evenementinkoop te centraliseren.

Illustratief voorbeeld

Vereenvoudig uw leveranciersstromen en uw facturatie

Concreet:

  • Minder leveranciers om te referentiëren
  • Centralisatie van de stromen
  • Vereenvoudiging van de facturatie
  • Consolidatie van de diensten
  • Vermindering van de administratieve last
  • Betere traceerbaarheid van de uitgaven
  • Vlotter beheer voor de teams Finance en Boekhouding

Zo krijgt u toegang tot een zeer breed ecosysteem van locaties en leveranciers terwijl u een vereenvoudigde leveranciersrelatie behoudt.

Een facturatie afgestemd op uw interne processen

Wij stemmen de stromen af op de beperkingen van uw organisatie.

Afhankelijk van uw behoeften is het met name mogelijk te integreren:

Bestelnummers, kostenplaatsen, analytische codes, projectcodes, juridische entiteiten, directies, dochterondernemingen, aangepaste toewijzingsvelden en verplichte interne referenties

Deze informatie kan rechtstreeks bij de aanvraag of de boeking worden verzameld om de gegevenskwaliteit te verbeteren en handmatige herverwerking te verminderen.

Er kunnen ook exports worden opgezet om de integratie van de gegevens in uw interne tools te vergemakkelijken.

06 · Aansturen

Stuur uw uitgaven, deelnemers en MVO aan

Geconsolideerde rapportage, transport, deelnemers, CO₂ en indicatoren.

Stuur uw MICE-uitgaven met geconsolideerde gegevens

De fragmentatie van de MICE-inkoop maakt de sturing vaak moeilijk.

Alfred Meeting maakt het mogelijk gegevens te consolideren om de inkoopteams en de betrokken directies een preciezer zicht te geven op hun evenementactiviteit.

Illustratief voorbeeld

Indicatoren om uw uitgaven te begrijpen en te optimaliseren

Volg met name op:

De aanvraagvolumes, de boekingsvolumes, de vastgelegde bedragen, de uitgaven per periode, de uitgaven per entiteit, de uitgaven per directie, de uitgaven per type evenement, de uitgaven per bestemming, de belangrijkste geboekte locaties, de belangrijkste leveranciers, de gemiddelde budgetten, de volumes per organisator, de verwerkingstermijnen, de tevredenheidsgegevens en de beschikbare MVO-indicatoren

De gegevens kunnen worden gebruikt om rationaliseringskansen te identificeren, betere voorwaarden te onderhandelen en uw evenementbeleid te laten evolueren.

Meet en verminder de koolstofimpact van uw evenementen

Bedrijven moeten voortaan verder gaan dan de eenvoudige intentieverklaring op het gebied van MVO.

Alfred Meeting ontwikkelt een aanpak die de milieu-impact rechtstreeks in de organisatie en de sturing van de evenementen integreert.

Een bredere koolstofvisie

De voetafdruk van een evenement kan worden geanalyseerd via meerdere posten:

Vervoer, accommodatie, catering, energie en afval

Deze aanpak maakt het mogelijk verder te gaan dan een lezing die beperkt is tot enkel de locatie van het evenement.

Vergelijk verschillende scenario's

Afhankelijk van de beschikbare gegevens kunnen de organisatoren de impact van hun keuzes beter begrijpen:

Bestemming, toegankelijkheid per spoor, vervoerswijzen, accommodatie, catering en logistieke organisatie

Het doel is om beter onderbouwde afwegingen mogelijk te maken tussen:

Kosten, koolstofimpact, tevredenheid van de deelnemers en operationele beperkingen

Alle details tonen

Bevorder een verantwoordere evenementmobiliteit

Alfred Meeting kan de invoering van maatregelen begeleiden zoals:

Train-first-aanpak (voorrang voor de trein), vergelijking van de vervoerswijzen, organisatie van de laatste kilometers, shuttles, intern carpoolen en betere geografische selectie van de bestemmingen

Consolideer uw MVO-indicatoren

De gegevens kunnen dashboards voeden waarmee de evolutie van de milieuprestaties van de evenementenportefeuille in de tijd kan worden gevolgd en een verbetertraject kan worden gestructureerd.

Beheer ook het vervoer van uw evenementen

De organisatie van een evenement stopt niet bij de keuze van de locatie.

Alfred Meeting kan ook het beheer van de bijbehorende verplaatsingen begeleiden:

Trein, vliegtuig, transfers, shuttles en mobiliteit van de deelnemers

Het doel is het beheer van de locatie en dat van de verplaatsingen dichter bij elkaar te brengen om de globale coördinatie van het evenement en het zicht op de kosten te verbeteren.

Deze aanpak maakt het ook gemakkelijker om milieuaspecten in de mobiliteitskeuzes te integreren.

Centraliseer het beheer van de deelnemers

Voor evenementen die een meer gestructureerde organisatie vereisen, kan Alfred Meeting instrumenten aanbieden om de deelnemers te beheren.

Afhankelijk van de projecten:

Inschrijvingsformulieren, verzameling van informatie, keuze van vervoer, accommodatiebehoeften, specifieke voorkeuren, logistieke informatie, opvolging van de antwoorden en consolidatie van de deelnemersgegevens

Deze instrumenten maken het mogelijk verspreide uitwisselingen en handmatige bestanden te verminderen en tegelijk de betrouwbaarheid van de informatie te verbeteren.

Een uitrol afgestemd op uw bedrijf

Elke organisatie heeft haar eigen uitdagingen.

De uitrol kan dus geleidelijk worden opgebouwd.

  1. Fase 1 - Kadering

    • Analyse van het bestaande
    • Begrip van de processen
    • In kaart brengen van de behoeften
    • Identificatie van de gebruikersgroepen
    • Definitie van de regels
    • Definitie van de gegevens die nodig zijn voor de rapportage
  2. Fase 2 - Configuratie

    • Creatie van de omgeving
    • Configuratie van de regels
    • Creatie van de workflows
    • Configuratie van de velden
    • Integratie van de elementen van het interne beleid
    • Voorbereiding van eventuele catalogi
  3. Fase 3 - Lancering

    • Communicatie
    • Onboarding
    • Begeleiding van de gebruikers
    • Ondersteuning
    • Opvolging van de eerste aanvragen
  4. Fase 4 - Sturing en continue verbetering

    • Analyse van de gegevens
    • Opvolging van de adoptie
    • Feedback van de gebruikers
    • Optimalisatie van de processen
    • Evolutie van de catalogi
    • Identificatie van nieuwe besparingskansen

Waarom kiezen voor Alfred Meeting?

Voor welke soorten organisaties?

Alfred Meeting richt zich met name tot bedrijven en organisaties die willen:

  • Hun evenementuitgaven centraliseren
  • Het aantal leveranciers verminderen
  • Hun inkoopbeleid beter toepassen
  • Het zicht op hun uitgaven verbeteren
  • Het leven van de organisatoren vereenvoudigen
  • Hun goedkeuringsprocessen structureren
  • Hun facturatie rationaliseren
  • Hun gegevens consolideren
  • Meerdere dochterondernemingen of entiteiten begeleiden
  • Een MICE-beleid internationaal uitrollen
  • Hun MVO-prestaties verbeteren
  • Het beheer van hun MICE-categorie professionaliseren

Onze aanpak kan worden aangepast aan privébedrijven, groepen met meerdere entiteiten, publieke organisaties en structuren met terugkerende evenementvolumes.

Veelgestelde vragen over MICE-inkoop

Wat inkoopafdelingen ons het vaakst vragen voordat ze een oplossing voor evenementinkoop uitrollen.

Wat is een oplossing voor MICE-inkoop?

Het is één toegangspunt voor alle aanvragen voor zakelijke evenementen: seminars, vergaderingen, studiedagen, congressen, overnachtingen, zakelijke catering, avonden, teambuilding of vervoer. Aanvragen worden gecentraliseerd, uw inkoopregels gelden op het moment van de aanvraag, de facturatie wordt gebundeld en de uitgaven worden leesbaar voor Inkoop, Finance en Facilitair.

Hoe verlaagt u de kosten van bedrijfsevenementen?

Door locaties en leveranciers tegen elkaar te laten concurreren in plaats van per geval te boeken. Alfred Meeting laat offertes vergelijken op prijs, inbegrepen diensten, annulerings- en betaalvoorwaarden, uitrusting en MVO-verplichtingen; daarna onderhandelen de projectmanagers en zoeken ze alternatieven. Voor terugkerende behoeften kunnen catalogi en onderhandelde tarieven worden opgezet.

Kunnen we ons inkoopbeleid op evenementen toepassen?

Ja. Maximumbudgetten, plafonds per persoon, regels per type evenement, waarschuwingen, motiveringsverzoeken, regels voor concurrentiestelling, goedkeuringsflows met meerdere niveaus en specifieke regels per entiteit of doelgroep zijn instelbaar. Ze gelden binnen het traject van de medewerker, op het moment van de aanvraag.

Kan Alfred Meeting onze enige leverancier worden?

Ja. U bereikt een netwerk van meer dan 10.000 locaties en leveranciers terwijl u maar één leverancier hoeft op te voeren. De facturatie is gecentraliseerd en kan uw ordernummers, kostenplaatsen, analytische codes, juridische entiteiten en verplichte interne referenties bevatten, met exports naar uw eigen systemen.

Dekt het aanbod internationale evenementen?

Ja, in Frankrijk en daarbuiten. De dekking combineert een digitaal netwerk van locaties en leveranciers, een offline netwerk dat onze teams hebben opgebouwd, lokale partners en DMC’s die zijn geselecteerd om hun terreinkennis. Zit de juiste oplossing nog niet in ons netwerk, dan voeren onze teams gerichte sourcing uit.

Hoe meet u de CO₂-impact van een evenement?

De voetafdruk wordt per post geanalyseerd: vervoer, overnachting, catering, energie en afval. Organisatoren kunnen scenario’s voor bestemming, treinbereikbaarheid, vervoerswijze of logistiek vergelijken, afwegen tussen kosten, impact en deelnemerservaring, en MVO-indicatoren in de tijd consolideren.

Maak van uw evenementinkoop een echt gestuurde categorie

Aanvragen centraliseren. Boekingen vereenvoudigen. Leveranciersfragmentatie verminderen. Interne regels toepassen. Gegevens consolideren. Prestaties meten. Praktijken geleidelijk verbeteren.

Alfred Meeting begeleidt u om een geheel van vaak verspreide uitgaven om te vormen tot een MICE-categorie die eenvoudiger, leesbaarder en beter gestuurd is, in Frankrijk en internationaal.

Een demo aanvragen

Contact

Verplichte velden

Laat uw zoektocht aan ons over