Verantwoorde evenementen
Meet en verlaag de CO2-voetafdruk van uw evenementen
Vervoer, verblijf, catering, energie, afval: elke post wordt tijdens de voorbereiding becijferd, niet achteraf. Vergelijk scenario’s voordat u boekt.
Een CO2-balans die in de voorbereiding van uw evenementen zit
Een CO2-voetafdruk meten heeft alleen zin als het cijfer vóór de beslissing binnen is. Alfred Meeting berekent de uitstoot van een seminar, een congres of een beurs terwijl u nog locaties, data en formats vergelijkt, niet zes maanden na de factuur.
De berekening gebruikt de gegevens die al in uw project staan: aantal deelnemers, vertreksteden, gekozen locatie, overnachtingen, maaltijden. Geen dubbele invoer, geen los spreadsheet om bij te houden.
- 5 gemeten impactposten, van vervoer tot afval
- 3 vergeleken criteria: kosten, CO₂e en tevredenheid
- 1 CO2-bonnetje voor elke deelnemer
- 10 beschikbare talen voor uw internationale teams
De vijf impactposten van een evenement
Elke post wordt apart geschat en daarna samengevoegd. U ziet meteen welke het zwaarst weegt en waar u kunt ingrijpen.
-
Vervoer
Reizen van de deelnemers
Ritten van huis naar het evenement per vervoerswijze (auto, trein, vliegtuig), werkelijke afstand en bezettingsgraad. Bijna altijd de grootste post van een evenement, vaak meer dan de helft van het totaal.
-
Verblijf
Overnachtingen ter plaatse
Aantal overnachtingen, categorie van het hotel en energieslurpende voorzieningen (zwembad, spa, airconditioning) tellen mee in de schatting per kamer.
-
Catering
Maaltijden en drank
Aantal couverts en samenstelling van de menu’s. Een vegetarisch, seizoensgebonden en lokaal ingekocht menu verandert de orde van grootte van deze post.
-
Energie
Verbruik van de locatie
Gebruikte oppervlakte, duur van het gebruik en energieprestatie van het pand: verwarming, koeling, verlichting, audiovisueel.
-
Logistiek
Afval en materiaal
Bewegwijzering, giveaways, drukwerk, stands en afvalverwerking: de zichtbaarste post voor deelnemers en de snelst te verlagen post.
Hoe de voetafdruk wordt berekend
Vier stappen, van briefing tot rapportage, zonder uw klantomgeving te verlaten.
-
Het evenement beschrijven
Deelnemers, data, vertreksteden, format. Die gegevens horen al bij uw briefing: er valt niets extra in te vullen.
-
De uitstoot berekenen
Elke post wordt omgerekend naar kilogram CO₂-equivalent op basis van publieke emissiefactoren en de kenmerken van de gekozen locatie.
-
Scenario’s vergelijken
Locaties, vervoerswijzen, data en menu’s staan naast elkaar op drie criteria: kosten, CO₂e en verwachte tevredenheid.
-
Rapporteren en sturen
Dashboard per evenement, per jaar en per organisator, exporteerbaar voor uw niet-financiële rapportage.
Vergelijk meerdere scenario's
Het scenario met de laagste uitstoot is niet altijd het duurste en ook niet het minst gewaardeerde. Vergelijken maakt de afweging expliciet in plaats van impliciet.
- Vergelijk locaties, vervoerswijzen en menukaarten op kosten, CO₂ en tevredenheid
- Identificeer koolstofarme locaties en verantwoorde alternatieven
- Praktische tips: treinen, vegetarische menu's, lokale leveranciers, dates met een lage intensiteit
| Scenario | Kosten | CO₂e per persoon | Tevredenheid |
|---|---|---|---|
| Locatie in de regio, vliegtuig | €€€ | 210 kg | Hoog |
| Locatie in de regio, trein | €€ | 68 kg | Hoog |
| Locatie dichtbij, trein | € | 24 kg | Gemiddeld |
Aansturen & rapporteren
De gegevens blijven ook na het evenement van pas komen: interne evaluatie, communicatie naar deelnemers en niet-financiële verplichtingen.
- Dynamische dashboards per evenement, jaar en organisator
- Individuele ‘koolstofbon’ voor deelnemers
- Afgestemd op uw doelstellingen en regelgeving (MVO, ESG-rapportage)
-
Geconsolideerd dashboard
Opvolging per evenement, per jaar, per organisator en per entiteit. Uitstoot is van boekjaar tot boekjaar te vergelijken zonder handmatig bijwerk.
-
Persoonlijk CO2-bonnetje
Elke deelnemer krijgt de opsplitsing van de eigen voetafdruk: reis, overnachting, maaltijden en aandeel in de locatie. Bewustwording op de schaal van één persoon.
-
Aansluiting op de CSRD
De berekende posten sluiten aan op de rubrieken van niet-financiële rapportage die uw MVO-directie en uw accountants verwachten.
Voordelen
Wat meten concreet verandert in de voorbereiding van uw evenementen.
-
Onderbouwde afwegingen
De keuze van een locatie of een vervoerswijze steunt op een cijfer, niet op een onderbuikgevoel. Beslissingen houden stand in het stuurcomité.
-
Haalbare toezeggingen
Een reductiepad is over de jaren te sturen zodra elk evenement dezelfde rekenbasis voedt.
-
Deelnemers die meegaan
Het persoonlijke CO2-bonnetje maakt de impact tastbaar en vertaalt MVO-beleid naar een dagelijks gebaar.
-
Rapportage zonder overtypen
De gegevens komen in het verwachte formaat uit de tool: geen handmatige consolidatie meer aan het einde van het boekjaar.
Een paar richtpunten
Om de voetafdruk van een evenement in het CO2-budget van één persoon te plaatsen.
- ≈ 9 t gemiddelde jaarlijkse CO2-voetafdruk per persoon in Frankrijk
- 2 t jaardoel per persoon voor klimaatneutraliteit in 2050
- ≈ 25 kg gemiddeld dagequivalent, ongeveer de orde van grootte van een korte retourreis
Publieke ordes van grootte (ADEME). Ze dienen als richtpunt, niet als rekenfactor.
Veelgestelde vragen
Wat MVO-directies en organisatoren ons het vaakst vragen.
Hoe wordt de CO2-voetafdruk van een evenement berekend?
Elke post (vervoer, verblijf, catering, energie van de locatie, afval) wordt geschat op basis van de gegevens in uw project en daarna omgerekend naar kilogram CO₂-equivalent met publieke emissiefactoren. Het totaal wordt per deelnemer weergegeven zodat het vergelijkbaar blijft van het ene evenement tot het andere.
Welke gegevens moet ik aanleveren?
Wat uw briefing al bevat: aantal deelnemers, vertreksteden, data, beoogde locatie, geplande overnachtingen en maaltijden. Hoe preciezer de briefing, hoe nauwer de schatting, maar rekenen kan al vanaf de eerste aannames.
Wat is een persoonlijk CO2-bonnetje?
Het is de opsplitsing van de voetafdruk van één deelnemer: de reis, de overnachting, de maaltijden en het aandeel in het gebruik van de locatie. Het wordt na het evenement aangemaakt en kan naar iedere aanwezige worden gestuurd.
Zijn de gegevens bruikbaar voor de CSRD?
Ja. De berekende posten sluiten aan op de rubrieken van niet-financiële rapportage en zijn te exporteren voor de CO2-balans van uw bedrijf. De tool vervangt geen audit, hij voedt uw indicatoren.
Kunnen meerdere locaties vóór de boeking worden vergeleken?
Dat is het hoofdgebruik. De locaties die in uw project worden voorgesteld, worden vóór elke verbintenis vergeleken op kosten, CO₂e en verwachte tevredenheid.
Wordt de meting apart gefactureerd?
Nee. Ze hoort bij de begeleiding van Alfred Meeting bij uw evenementen. Vraag een demo aan om de berekening op een van uw eigen projecten te zien.
Eerst meten, dan verlagen
Een koolstofarm evenement wordt niet aan het einde van een project beslist: het ontstaat op het moment dat een bestemming, een datum en een vervoerswijze worden gekozen.
Vraag een demo aan: we passen de berekening toe op een van uw eerdere evenementen en laten zien wat de alternatieve scenario’s zouden hebben opgeleverd.