Veelgestelde vragen
Hoe zoekt en boekt u een seminarlocatie met Alfred Meeting?
Beschrijf uw evenement, ontvang offertes van de beschikbare locaties, vergelijk ze op één plek en boek. Een eventprojectmanager begeleidt u bij elke stap, zonder bemiddelingskosten.
Of bespreek het rechtstreeks met een projectmanager: +33 1 87 66 22 57
Zij vertrouwen ons
De 3 stappen om uw locatie te boeken
Van de eerste zoekopdracht tot de bevestigde boeking gebeurt alles op één plek: uw klantenruimte.
-
Vertrouw uw locatiezoektocht aan ons toe
Achter de digitale tools staat een team met evenementenexpertise. U hebt dus meerdere manieren om met uw zoektocht naar de ideale locatie te beginnen:
- Gebruik de filters om locaties te selecteren en verstuur eenvoudig gratis offerteaanvragen. Uitproberen
- Wilt u liever niet zelf zoeken, vertrouw de zoektocht dan aan ons toe: een projectmanager stelt u locaties voor. Alle informatie wordt gebundeld in uw klantenruimte.
- Telefonisch: nog eenvoudiger – leg een eventprojectmanager uit wat u zoekt. +33 1 87 66 22 57
-
Vergelijk de offertes en profiteer van ons advies
De geselecteerde locaties nemen uw briefing door en sturen u een offerte. Alle voorstellen worden gebundeld in uw klantenruimte en worden u ook per e-mail toegestuurd. Vanuit uw ruimte kunt u:
- De details van de voorstellen bekijken: foto’s, tarief, opties en alle antwoorden op uw specifieke vragen.
- Uw voorstellen van notities voorzien en rangschikken om ze makkelijk te vergelijken. Open uw ruimte voor collega’s om met meerdere mensen tegelijk te werken.
- De locatiekennis van Alfred Meeting en het advies van uw projectmanager benutten. U kunt ook rechtstreeks met elke locatie chatten vanuit uw ruimte.
-
Bevestig de boeking van de locatie
Zodra u een shortlist met passende voorstellen hebt, kunt u:
- Indien nodig de geselecteerde locaties bezoeken om uw indruk te bevestigen. Of ons gewoon om een locatierapport vragen om tijd te winnen.
- Uw projectmanager vragen de laatste details te regelen: onderhandeling van de voorstellen, extra leveranciers, factuurgegevens.
- Daarna de boeking eenvoudig online of per e-mail bevestigen. Het voorschot hangt af van de locatie. Alle documenten worden gebundeld in uw ruimte.
Zoek een locatie: Waarom kiezen voor Alfred Meeting?
-
Profiteer van deskundig advies
Onze evenementenprojectmanager begeleidt u door verschillende fasen: locatieselectie, aanvullende diensten en offerteonderhandelingen.
-
Ontvang snel offertes
Bespaar tijd met het klantendashboard. Chat rechtstreeks met locaties, vergelijk eenvoudig offertes en werk samen met collega's.
-
Geniet van de beste tarieven
Geen servicekosten. Onderhandelde voorwaarden met locaties. Vergelijk eenvoudig locaties dankzij de interface van Alfred Meeting.
Hoe beheert u uw uitnodigingen met Alfred Meeting
Zodra de locatie geboekt is, dient dezelfde klantenruimte om het evenement met uw deelnemers voor te bereiden.
- Maak een gepersonaliseerde uitnodiging en een online pagina speciaal voor uw evenement.
- Beheer de gastenlijsten.
- Maak polls voor uw deelnemers om het evenement voor te bereiden.
- Bekijk alle reacties in uw opvolgingsdashboard.
Organiseert uw bedrijf regelmatig evenementen?
Zakelijk aanbod: een raamovereenkomst om uw evenementenuitgaven onder controle te houden.
- Eenvoudige toepassing van uw beleid en inkoopprocedures.
- Eén enkele leverancier om de boekhouding en workflows te vereenvoudigen.
- Hoogwaardige klantenondersteuning voor elke zoekopdracht naar een locatie.
Veelgestelde vragen over het zoeken en boeken van een locatie
Wat organisatoren ons het vaakst vragen voordat ze hun eerste zoektocht starten.
Is de dienst van Alfred Meeting gratis?
Ja. Het zoeken naar locaties, het naast elkaar leggen van de offertes en de begeleiding door een eventprojectmanager zijn gratis voor het organiserende bedrijf: er worden u geen dossierkosten en geen commissie aangerekend.
Moet u een account aanmaken om een offerte aan te vragen?
Bij uw eerste aanvraag wordt automatisch een klantenruimte geopend. Daar komen de offertes, de gesprekken met de locaties en uw documenten samen, en u kunt hem openstellen voor collega’s om samen te beslissen.
Wanneer ontvangt u de offertes van de locaties?
De voorstellen komen geleidelijk binnen in uw klantenruimte en u krijgt een e-mail zodra er een offerte naar u wordt doorgestuurd. Uw projectmanager herinnert locaties die traag antwoorden en stelt indien nodig alternatieven voor.
Kunt u de locaties bezoeken voordat u boekt?
Ja, uw projectmanager regelt de bezoeken aan de locaties op uw shortlist. Hebt u weinig tijd, vraag hem dan liever een uitgebreid locatierapport: foto’s, zaalopstellingen, bereikbaarheid en aandachtspunten.
Welke soorten evenementen en locaties komen aan bod?
Seminars, studiedagen, vergaderingen, opleidingen, bedrijfsavonden en teambuilding, in Frankrijk en in het buitenland: vergaderzalen, hotels, kastelen, bijzondere locaties en coworkingruimtes.
Zijn de tarieven dezelfde als bij rechtstreeks boeken?
Ja. Alfred Meeting verbindt zich ertoe u dezelfde tarieven aan te bieden die de locaties hanteren wanneer u rechtstreeks boekt. Wij worden betaald via een commissie van de locatie, zonder meerkosten voor u.
Hoe vergelijk ik de ontvangen offertes?
De offertevergelijking in uw klantenruimte zet de voorstellen naast elkaar: bedragen, inbegrepen diensten, foto’s en afstanden. U kunt interessante locaties op uw shortlist zetten, de andere opzijleggen en collega’s in uw ruimte uitnodigen om samen te beslissen.
Kan ik rechtstreeks met de locaties communiceren?
Ja, via de berichten in uw klantenruimte, locatie per locatie: stel uw vragen over zalen, catering of beschikbaarheid. Uw projectmanager volgt de gesprekken en blijft tijdens de hele zoektocht uw aanspreekpunt.
Welke annulerings- en betalingsvoorwaarden gelden?
Die van de gekozen locatie, vermeld in haar offerte en daarna in het akkoord dat u goedkeurt; ook het voorschot hangt af van de locatie. Heeft uw bedrijf een raamovereenkomst met Alfred Meeting gesloten, dan kan de facturatie worden gecentraliseerd.
Laat ons de perfecte locatie voor u vinden - het is gratis!
- Profiteer van een gepersonaliseerde locatiezoekopdracht voor uw professionele evenement. Een evenementenexpert begeleidt u vanaf de eerste briefing tot de onderhandelingen.
- Als u een evenement organiseert dat meerdere criteria combineert (vergaderzalen, teambuildingactiviteiten, accommodaties, avondevenementen, enz.), voert Alfred Meeting voor u een -locatiezoekopdracht op maat uit.