Oferta dla firm · Zakupy MICE
Centralizuj, upraszczaj i zarządzaj zakupami wydarzeń MICE
Jedna platforma, dedykowani kierownicy projektów i ponad 10 000 obiektów i dostawców, aby organizować, porządkować i nadzorować wszystkie wydarzenia firmowe - we Francji i na całym świecie.
Przestrzeń firmowaPulpit MICE
- Zaangażowane wydatki
- 248 300 €
- Wydarzenia
- 86
- Zgodne z polityką
- 97%
- Seminarium zarządu · Lyon Potwierdzone
- Konwencja handlowa · Lizbona Do akceptacji
- Kolacja z klientami · Paryż 3 oferty otrzymane
- Zatwierdzone przez dział zakupów
- Jedna zbiorcza faktura
- Ślad węglowy: 1,2 t CO₂e
Jedno rozwiązanie dla wszystkich wydarzeń firmowych
Seminaria, spotkania, kolacje biznesowe, dni studyjne, konwencje, imprezy firmowe, zakwaterowanie, lunche biznesowe, team building, transport lub dodatkowe usługi eventowe: Alfred Meeting wspiera firmy w zarządzaniu i optymalizacji wszystkich wydatków MICE.
Nasze podejście łączy platformę technologiczną, sieć ponad 10 000 obiektów i dostawców oraz wsparcie ludzkie ze strony wyspecjalizowanych kierowników projektów. Wspieramy Cię we Francji, a także na całym świecie.
Cel: ułatwić Twoim pracownikom organizację wydarzeń, dając jednocześnie zespołom Zakupów, Finansów, HR, Komunikacji i Administracji narzędzia do centralizacji wydatków, stosowania polityki wewnętrznej, zabezpieczania procesów i zarządzania wynikami.
- +10 000 obiektów i dostawców
- 1 jeden dostawca dla zakupów MICE
- Francja i świat z lokalnymi partnerami i DMC
- Technologia + ludzie platforma i dedykowani kierownicy projektów
01 · Centralizuj
Centralizuj i upraszczaj zakupy MICE
Jeden punkt dostępu do wszystkich potrzeb eventowych, proste doświadczenie dla pracowników i sieć ponad 10 000 obiektów i dostawców.
Odzyskaj kontrolę nad wydatkami MICE
Zakupy wydarzeń są często rozproszone: rezerwacje dokonywane bezpośrednio w obiektach, mnożenie się dostawców, rozproszone faktury, brak widoczności wydatków, niejednolite procesy akceptacji i ograniczona zdolność do konsolidacji danych.
Alfred Meeting pozwala ustrukturyzować ten segment dzięki jednemu punktowi wejścia.
Przestrzeń firmowa
Nowe zapytanie
- Rodzaj wydarzenia
- Seminarium wyjazdowe
- Uczestnicy
- 45
- Miejsce docelowe
- Lyon
- Daty
- 12-13 marca
Uwzględnione usługi
- Obiekt
- Noclegi
- Catering
- Transport
- Team building
Jedno rozwiązanie do centralizacji wszystkich potrzeb eventowych
Wyszukiwanie obiektów, seminaria wyjazdowe, spotkania i dni studyjne, hotele i zakwaterowanie, lunche i kolacje biznesowe, wieczory i wydarzenia firmowe, konwencje, działania team buildingowe, coworking i przestrzenie do pracy, transport kolejowy i lotniczy, transfery i shuttle, usługi techniczne i audiowizualne, produkcja wydarzeń i usługi dodatkowe
Twoi pracownicy mają proste doświadczenie w organizacji wydarzeń. Zespoły centralne zachowują globalny obraz spraw, zobowiązań i wydatków.
Globalna sieć ponad 10 000 obiektów i dostawców
Alfred Meeting opiera się na sieci ponad 10 000 obiektów i dostawców, aby wspierać firmy w organizacji wydarzeń profesjonalnych, we Francji i na arenie międzynarodowej.
Nasze pokrycie pozwala odpowiedzieć na dużą różnorodność potrzeb:
Hotele i resorty, centra konferencyjne, przestrzenie spotkań, przestrzenie coworkingowe, zamki i posiadłości, nietypowe obiekty, restauracje, rooftopy, przestrzenie eventowe, sale bankietowe, dostawcy team buildingu, firmy cateringowe, rozwiązania audiowizualne i techniczne, transport i mobilność, produkcja wydarzeń i usługi dodatkowe
Platforma zwiększająca efektywność
Z jednej przestrzeni Twoi pracownicy mogą:
Złożyć i ustrukturyzować swój brief, doprecyzować kryteria, ograniczenia i budżety, wyszukiwać obiekty, otrzymywać propozycje, porównywać kilka ofert, centralizować wyceny, wymieniać się informacjami o sprawach, współpracować ze współpracownikami, przesłać wniosek do akceptacji, śledzić rezerwacje, odnaleźć powiązane dokumenty i uzyskać dostęp do historii swoich wydarzeń
Proste doświadczenie dla pracowników
Sukces programu zakupowego w dużej mierze zależy od jego adopcji.
Dlatego doświadczenie użytkownika jest w centrum naszego podejścia.
Prosta ścieżka, od zapytania do rezerwacji
Pracownik może:
Złożyć swoją potrzebę, otrzymać wsparcie w sformalizowaniu briefu, otrzymywać propozycje, porównywać oferty, wymieniać się informacjami z zespołami, wybrać rozwiązanie, uruchomić niezbędne akceptacje, potwierdzić rezerwację, odnaleźć swoje dokumenty i śledzić swoją sprawę z jednej przestrzeni
Cel: zaoferować ustrukturyzowane ramy zakupowe, nie zmieniając każdego wydarzenia w złożoną procedurę administracyjną.
02 · Wspieraj
Realnie wspieraj zespoły operacyjne
Dedykowani kierownicy projektów, doradztwo, sourcing, pomoc w wyborze, prowadzenie spraw i wsparcie.
Jedna platforma z prawdziwym wsparciem ludzkim
Jesteśmy przekonani, że zakup wydarzenia nie zawsze może być traktowany jak zwykła rezerwacja online.
Złożone wydarzenie, seminarium strategiczne, konwencja dla kilkuset osób lub poszukiwania w trudnym obszarze geograficznym wymagają wiedzy, doradztwa i szybkiej reakcji.
Dlatego Alfred Meeting łączy technologię i wiedzę ludzką.
Przestrzeń firmowa
CCamille · Twój kierownik projektuOnline
Mam dla Ciebie 4 obiekty dopasowane do budżetu, w tym 2 znalezione poza katalogiem.
Świetnie! Czy można wynegocjować stawkę dzienną?
Gotowe: nowa stawka i bardziej elastyczne warunki anulacji.
- 2 nowe obiekty zweryfikowane
- Lokalny partner i DMC zaangażowani
Kierownicy projektów wspierający zapytania
Nasze zespoły włączają się, gdy wiedza ludzka wnosi wartość:
Kwalifikacja potrzeby, doradztwo dotyczące destynacji, rekomendacja formatów, sourcing obiektów, poszukiwanie rozwiązań alternatywnych, negocjacje, porównanie ofert, wsparcie przy złożonych sprawach, zarządzanie specyficznymi ograniczeniami i koordynacja z obiektami i dostawcami
Dzięki temu korzystasz z siły platformy, nie tracąc jakości spersonalizowanego wsparcia.
Sieć, która nigdy nie ogranicza się do sztywnego katalogu
Nasze 10 000 obiektów i dostawców stanowi istotną bazę pracy, ale nie jest granicą.
Jeśli najlepsze rozwiązanie dla Twojego wydarzenia nie znajduje się jeszcze w naszej sieci, nasze zespoły przeprowadzają dedykowany sourcing.
Możemy wyszukiwać, kwalifikować i mobilizować nowych partnerów zależnie od:
Twojej destynacji, Twojego budżetu, Twojej pojemności, Twojego formatu wydarzenia, Twoich ograniczeń technicznych, Twoich wymagań CSR, Twoich standardów bezpieczeństwa, Twoich potrzeb gastronomicznych, Twoich ograniczeń dostępności i Twoich oczekiwań co do doświadczenia uczestnika
Ta zdolność jest szczególnie ważna dla organizacji wielolokalizacyjnych, grup międzynarodowych lub firm z potrzebami w mniej pokrytych obszarach.
Z Alfred Meeting nie uzyskujesz jedynie dostępu do katalogu: korzystasz z globalnej sieci, cyfrowej i ludzkiej, uzupełnionej o lokalnych ekspertów, gdy teren tego wymaga.
Globalny zasięg wspierający Twoje wydarzenia
Paryż, Lyon, Madryt, Bruksela, Londyn, Rzym, Lizbona, Dubaj, Nowy Jork lub bardziej złożona destynacja: naszym celem jest wspieranie Cię wszędzie tam, gdzie Twoje zespoły muszą zorganizować wydarzenie.
W tym celu Alfred Meeting łączy kilka poziomów pokrycia:
- Cyfrową sieć obiektów i dostawców pozwalającą szybko zidentyfikować rozwiązania
- Sieć offline rozwijaną przez nasze zespoły w trakcie zapytań i projektów klientów
- Lokalnych partnerów i kontakty w wielu destynacjach
- Wybrane DMC zdolne wnieść dogłębną znajomość terenu, dostawców i lokalnej specyfiki, aby wspierać Cię podczas wydarzenia oraz kierować do lokalnych restauracji i aktywności
To hybrydowe podejście pozwala nam łączyć siłę globalnej sieci z prawdziwą wiedzą lokalną.
Znajomość terenu, nawet daleko od Twoich zwykłych rynków
Organizacja wydarzenia międzynarodowego to nie tylko znalezienie dostępnego hotelu.
W zależności od destynacji trzeba zrozumieć:
Naprawdę odpowiednie dzielnice, czasy transportu, ograniczenia lokalne, zwyczaje kontraktowe, wiarygodnych dostawców, rozwiązania transferowe, możliwości prywatyzacji, istotne aktywności, specyfikę kulturową i ryzyka operacyjne
Gdy jest to konieczne, opieramy się na lokalnych kontaktach i DMC, które doskonale znają swoją destynację, aby zabezpieczyć rekomendacje i realizację projektu.
Dzięki temu korzystasz z jednego punktu wejścia w Alfred Meeting, jednocześnie czerpiąc z wiedzy partnerów obecnych na miejscu.
Pokaż wszystkie szczegóły
Ład dostosowany do umów ramowych
Wdrożenie rozwiązania MICE nie kończy się na udostępnieniu narzędzia.
Dla firm wspieranych w ramach ustrukturyzowanej umowy Alfred Meeting może wdrożyć prawdziwy ład.
Dedykowany zespół
W zależności od zakresu projektu:
Opiekun klienta, kierownik projektu, zespół operacyjny, wsparcie platformy, eksperci sourcingu i zarząd angażowany w sprawach strategicznych
Regularne komitety sterujące
Można organizować regularne spotkania, aby analizować:
Ewolucję wydatków, wolumeny rezerwacji, adopcję rozwiązania, satysfakcję użytkowników, ewentualne incydenty, działania korygujące, nowe potrzeby, możliwości optymalizacji, ewolucję katalogu i wyniki CSR
Ten ład pozwala rozwijać rozwiązanie w czasie, zamiast zamrażać je w momencie uruchomienia.
03 · Porządkuj
Stosuj swoją politykę zakupową
Budżety, workflow, zasady, alerty i akceptacje.
Naprawdę stosuj swoją politykę zakupową
Polityka eventowa ma wartość tylko wtedy, gdy pracownicy mogą ją łatwo zrozumieć i stosować.
Alfred Meeting pozwala skonfigurować Twoje środowisko zgodnie z wewnętrznymi zasadami.
Przestrzeń firmowa
Ścieżka akceptacji
- Przełożony Zatwierdzone
- Dział zakupów W toku
- Zarząd Powyżej 10 000 €
Zasada: konkurencja ofert od 3000 €
Zasady zakupowe zintegrowane bezpośrednio ze ścieżką użytkownika
Przykłady konfigurowalnych zasad:
- Budżety maksymalne
- Limity na osobę
- Zasady według typu wydarzenia
- Komunikaty informacyjne
- Alerty zakupowe
- Prośby o uzasadnienie
- Zasady postępowania konkurencyjnego
- Obiegi akceptacji
- Poziomy akceptacji
- Blokady według określonych kryteriów
- Zasady specyficzne dla jednostki
- Zasady specyficzne dla populacji
- Zasady specyficzne dla budżetu lub zaangażowanej kwoty
Celem nie jest komplikowanie organizacji wydarzeń, lecz wbudowanie Twoich zasad bezpośrednio w ścieżkę użytkownika.
Obiegi akceptacji dostosowane do Twojej organizacji
Każda firma ma własne obiegi decyzyjne.
Alfred Meeting pozwala wdrożyć obiegi dostosowane do Twojego ładu:
- Akceptacja przez menedżera
- Akceptacja budżetowa
- Akceptacja przez Zakupy
- Akceptacja przez Zarząd
- Akceptacja według progów finansowych
- Kilka kolejnych poziomów
- Akceptacje równoległe
- Różne zasady w zależności od jednostek lub populacji
Organizatorzy wiedzą, na jakim etapie jest ich wniosek. Akceptujący dysponują informacjami niezbędnymi do podjęcia decyzji. Zespoły centralne zachowują skonsolidowany obraz.
Rozwiązanie dostosowane do organizacji wielolokalizacyjnych, wielopodmiotowych i międzynarodowych
Alfred Meeting wspiera organizacje, których potrzeby mogą być rozłożone na kilka:
Działów, spółek zależnych, marek, regionów, placówek, krajów i centrów kosztów
Rozwiązanie można dostosować, aby oferować ścieżki, zasady i raportowanie spójne z Twoją organizacją.
Dzięki temu możesz zachować globalne ramy, uwzględniając jednocześnie realia lokalne.
Chcesz zobaczyć platformę w działaniu?
W 30 minut pokażemy, jak scentralizować zapytania, stosować własne zasady i nadzorować wydatki MICE.
04 · Oszczędzaj
Obniżaj koszty dzięki konkurencji ofert
Porównanie, negocjacje, wynegocjowane stawki i oszczędności.
Przestrzeń firmowa
Porównanie ofert
| Oferta | Cena całkowita | Za osobę | Anulacja | CSR |
|---|---|---|---|---|
| Domaine des Tilleuls Najlepszy balans | 9850 € | 219 € | Elastyczna | A |
| Hôtel Confluence Stawka negocjowana | 11 200 € | 249 € | Standardowa | B |
| Château Saint-Clair | 12 400 € | 276 € | Restrykcyjna | B |
1350 € wynegocjowane
Optymalizuj wydatki dzięki postępowaniu konkurencyjnemu i negocjacjom
Kontrola wydatków nie opiera się wyłącznie na wynegocjowanej stawce.
Opiera się także na zdolności do porównywania właściwych rozwiązań.
Alfred Meeting ułatwia postępowanie konkurencyjne między obiektami i dostawcami, aby organizatorzy mogli porównać:
Cenę, lokalizację, usługi wliczone, warunki anulowania, warunki płatności, wyposażenie, zobowiązania CSR i ogólną trafność oferty
Nasze zespoły mogą także włączyć się w negocjacje i poszukiwanie alternatyw.
Takie podejście pomaga znaleźć najlepszą równowagę między budżetem, doświadczeniem uczestnika, ograniczeniami operacyjnymi i celami wewnętrznymi.
Buduj wynegocjowane katalogi i stawki
W przypadku powtarzalnych potrzeb Alfred Meeting może wspierać Twoją firmę w tworzeniu dedykowanego środowiska.
Przyspiesz powtarzalne rezerwacje
Możemy w szczególności wdrożyć:
Wybór obiektów, listy preferowanych hoteli, rekomendowane restauracje, powtarzalne przestrzenie spotkań, wynegocjowane stawki, predefiniowane pakiety, specyficzne warunki umowne, ustandaryzowane usługi i katalogi według miasta lub terytorium
Treści te można następnie udostępnić pracownikom z poziomu ich środowiska.
Cel: przyspieszyć powtarzalne rezerwacje, jednocześnie zabezpieczając warunki handlowe.
05 · Upraszczaj
Upraszczaj zarządzanie dostawcami i fakturowanie
Jeden dostawca, scentralizowana administracja i integracja z procesami wewnętrznymi.
Jeden dostawca upraszczający Twoje zarządzanie administracyjne
Mnożenie się obiektów i dostawców szybko prowadzi do mnożenia się dostawców, których trzeba założyć, kontrolować i opłacać.
Alfred Meeting może stać się Twoim jedynym dostawcą do centralizacji zakupów wydarzeń.
Przestrzeń firmowa
Faktura zbiorczaDostawca: Alfred Meeting
- Nr zamówienia
- PO-2026-0412
- Centrum kosztów
- Marketing Francja
- Kod analityczny
- EVT-SEM-26
- Wynajem sal3200 €
- Noclegi4150 €
- Catering1980 €
- Transfery640 €
- Technika AV880 €
- Razem netto10 850 €
5 dostawców, 1 faktura
Uprość swoje przepływy dostawców i fakturowanie
Konkretnie:
- Ograniczenie liczby dostawców do zweryfikowania
- Centralizacja przepływów
- Uproszczenie fakturowania
- Konsolidacja usług
- Zmniejszenie obciążenia administracyjnego
- Lepsza identyfikowalność wydatków
- Ułatwione zarządzanie dla zespołów Finansów i Księgowości
Dzięki temu możesz uzyskać dostęp do bardzo szerokiego ekosystemu obiektów i dostawców, zachowując uproszczoną relację z dostawcą.
Fakturowanie dostosowane do Twoich procesów wewnętrznych
Dostosowujemy przepływy do ograniczeń Twojej organizacji.
W zależności od potrzeb można w szczególności zintegrować:
Numery zamówień, centra kosztów, kody analityczne, kody projektów, podmioty prawne, działy, spółki zależne, niestandardowe pola alokacji i obowiązkowe referencje wewnętrzne
Informacje te można zbierać bezpośrednio na etapie zapytania lub rezerwacji, aby poprawić jakość danych i ograniczyć ręczne przetwarzanie.
Można także skonfigurować eksporty, aby ułatwić integrację danych z Twoimi narzędziami wewnętrznymi.
06 · Nadzoruj
Nadzoruj wydatki, uczestników i CSR
Skonsolidowany reporting, transport, uczestnicy, ślad węglowy i wskaźniki.
Zarządzaj wydatkami MICE dzięki skonsolidowanym danym
Rozproszenie zakupów MICE często utrudnia zarządzanie.
Alfred Meeting pozwala skonsolidować dane, aby dać zespołom Zakupów i zainteresowanym działom dokładniejszy obraz ich aktywności eventowej.
Przestrzeń firmowa
Nadzór MICE
- Zaangażowana kwota
- 248 tys. €
- Średni budżet / os.
- 186 €
- Zapisani uczestnicy
- 1240
Ślad węglowy według kategorii
- Transport46%
- Noclegi22%
- Catering18%
- Energia9%
- Odpady5%
Wskaźniki do zrozumienia i optymalizacji wydatków
Śledź w szczególności:
Wolumeny zapytań, wolumeny rezerwacji, zaangażowane kwoty, wydatki według okresu, wydatki według jednostki, wydatki według działu, wydatki według typu wydarzenia, wydatki według destynacji, główne rezerwowane obiekty, głównych dostawców, średnie budżety, wolumeny według organizatora, czasy obsługi, dane o satysfakcji i dostępne wskaźniki CSR
Dane można wykorzystać do identyfikacji możliwości racjonalizacji, negocjowania lepszych warunków i rozwijania polityki eventowej.
Mierz i redukuj ślad węglowy swoich wydarzeń
Firmy muszą teraz wyjść poza zwykłą deklarację intencji w zakresie CSR.
Alfred Meeting rozwija podejście integrujące wpływ środowiskowy bezpośrednio w organizację i zarządzanie wydarzeniami.
Szersze spojrzenie na ślad węglowy
Ślad wydarzenia można analizować w kilku obszarach:
Transport, zakwaterowanie, gastronomia, energia i odpady
Takie podejście pozwala wyjść poza analizę ograniczoną wyłącznie do miejsca wydarzenia.
Porównuj różne scenariusze
W zależności od dostępnych danych organizatorzy mogą lepiej zrozumieć wpływ swoich wyborów:
Destynacja, dostępność kolejowa, środki transportu, zakwaterowanie, gastronomia i organizacja logistyczna
Celem jest umożliwienie lepiej uzasadnionych kompromisów między:
Kosztem, śladem węglowym, satysfakcją uczestnika i ograniczeniami operacyjnymi
Pokaż wszystkie szczegóły
Promuj bardziej odpowiedzialną mobilność eventową
Alfred Meeting może wspierać wdrażanie działań takich jak:
Podejście train-first (priorytet dla pociągu), porównanie środków transportu, organizacja ostatnich kilometrów, shuttle, wewnętrzny carpooling i lepszy geograficzny dobór destynacji
Konsoliduj swoje wskaźniki CSR
Dane mogą zasilać pulpity umożliwiające śledzenie ewolucji wyników środowiskowych portfela wydarzeń i strukturyzowanie procesu ciągłego doskonalenia w czasie.
Zarządzaj także transportem swoich wydarzeń
Organizacja wydarzenia nie kończy się na wyborze obiektu.
Alfred Meeting może także wspierać zarządzanie powiązanymi przejazdami:
Pociąg, samolot, transfery, shuttle i mobilność uczestników
Celem jest zbliżenie zarządzania obiektem i przejazdami, aby poprawić ogólną koordynację wydarzenia i widoczność kosztów.
Takie podejście ułatwia także uwzględnianie kwestii środowiskowych w wyborach mobilności.
Scentralizuj zarządzanie uczestnikami
W przypadku wydarzeń wymagających bardziej ustrukturyzowanej organizacji Alfred Meeting może zaoferować narzędzia do zarządzania uczestnikami.
W zależności od projektów:
Formularze rejestracyjne, zbieranie informacji, wybór transportu, potrzeby zakwaterowania, specyficzne preferencje, informacje logistyczne, śledzenie odpowiedzi i konsolidacja danych uczestników
Narzędzia te pozwalają ograniczyć rozproszone wymiany i ręczne pliki, poprawiając jednocześnie wiarygodność informacji.
Wdrożenie dostosowane do Twojej firmy
Każda organizacja ma własne wyzwania.
Wdrożenie można zatem budować stopniowo.
-
Faza 1 - Analiza ramowa
- Analiza stanu obecnego
- Zrozumienie procesów
- Mapowanie potrzeb
- Identyfikacja grup użytkowników
- Definicja zasad
- Definicja danych niezbędnych do raportowania
-
Faza 2 - Konfiguracja
- Utworzenie środowiska
- Konfiguracja zasad
- Utworzenie obiegów
- Konfiguracja pól
- Integracja elementów polityki wewnętrznej
- Przygotowanie ewentualnych katalogów
-
Faza 3 - Uruchomienie
- Komunikacja
- Onboarding
- Wsparcie użytkowników
- Wsparcie
- Monitorowanie pierwszych zapytań
-
Faza 4 - Zarządzanie i ciągłe doskonalenie
- Analiza danych
- Monitorowanie adopcji
- Opinie użytkowników
- Optymalizacja procesów
- Ewolucja katalogów
- Identyfikacja nowych możliwości oszczędności
Dlaczego wybrać Alfred Meeting?
-
Podejście hybrydowe
Siła platformy technologicznej połączona z wiedzą kierowników projektów eventowych.
-
Rozległa sieć globalna
Ponad 10 000 obiektów i dostawców, uzupełnionych o sieć online i offline, lokalnych partnerów oraz DMC zdolne wnieść wiedzę o terenie.
-
Jeden dostawca
Uproszczona relacja umożliwiająca dostęp do szerokiego ekosystemu bez mnożenia zakładania dostawców.
-
Rozwiązanie konfigurowalne
Zasady zakupowe, obiegi, pola analityczne, katalogi, raportowanie: środowisko dostosowuje się do Twojej organizacji.
-
Prawdziwa wiedza w zakresie sourcingu
Nasze zespoły mogą wyszukiwać nowe rozwiązania poza istniejącym katalogiem, także w obszarach złożonych lub dla nietypowych zapytań.
-
Globalny obraz wydatków
Centralizuj wydarzenia, poprawiaj jakość danych i identyfikuj nowe dźwignie optymalizacji.
-
Zintegrowane podejście CSR
Mierz wpływ swoich wydarzeń i daj organizatorom konkretne narzędzia do podejmowania lepszych decyzji.
-
Zdolność wspierania złożonych projektów
Od powtarzalnego lunchu biznesowego po konwencję dla kilkuset uczestników rozwiązanie dostosowuje się do poziomu złożoności potrzeby.
Dla jakich typów organizacji?
Alfred Meeting jest skierowany w szczególności do firm i organizacji, które chcą:
- Scentralizować swoje wydatki eventowe
- Zmniejszyć liczbę dostawców
- Lepiej stosować politykę zakupową
- Poprawić widoczność wydatków
- Uprościć życie organizatorów
- Ustrukturyzować procesy akceptacji
- Zracjonalizować fakturowanie
- Skonsolidować dane
- Wspierać kilka spółek zależnych lub podmiotów
- Wdrożyć politykę MICE na arenie międzynarodowej
- Poprawić wyniki CSR
- Sprofesjonalizować zarządzanie kategorią MICE
Nasze podejście można dostosować do firm prywatnych, grup wielopodmiotowych, organizacji publicznych i struktur o powtarzalnych wolumenach eventowych.
Najczęstsze pytania o zakupy MICE
O co najczęściej pytają działy zakupów przed wdrożeniem rozwiązania do zakupów eventowych.
Czym jest rozwiązanie do zarządzania zakupami MICE?
To jeden punkt wejścia dla wszystkich zapytań o wydarzenia firmowe: seminaria, spotkania, dni studyjne, konwencje, noclegi, catering biznesowy, wieczory firmowe, team building czy transport. Zapytania są scentralizowane, zasady zakupowe działają już w momencie zgłoszenia, faktury są łączone, a wydatki stają się czytelne dla działów zakupów, finansów i administracji.
Jak obniżyć koszty wydarzeń firmowych?
Przez porównywanie ofert obiektów i dostawców zamiast rezerwowania w oderwaniu od siebie. Alfred Meeting zestawia oferty pod kątem ceny, zakresu usług, warunków anulacji i płatności, wyposażenia oraz zobowiązań CSR, a kierownicy projektów negocjują i szukają alternatyw. Dla potrzeb powtarzalnych można przygotować katalogi i wynegocjowane stawki.
Czy można stosować własną politykę zakupową do wydarzeń?
Tak. Limity budżetu, limity na osobę, zasady według rodzaju wydarzenia, alerty, wymóg uzasadnienia, zasady konkurencji ofert, wielopoziomowe ścieżki akceptacji oraz osobne zasady dla spółek czy grup pracowników są konfigurowalne. Działają w ścieżce pracownika, w chwili składania zapytania.
Czy Alfred Meeting może być naszym jedynym dostawcą?
Tak. Uzyskujesz dostęp do sieci ponad 10 000 obiektów i dostawców, rejestrując tylko jednego dostawcę. Fakturowanie jest scentralizowane i może zawierać numery zamówień, centra kosztów, kody analityczne, podmioty prawne i wymagane oznaczenia wewnętrzne, wraz z eksportem do Waszych systemów.
Czy oferta obejmuje wydarzenia międzynarodowe?
Tak, we Francji i za granicą. Zasięg łączy sieć cyfrową obiektów i dostawców, sieć offline budowaną przez nasze zespoły, lokalnych partnerów oraz agencje DMC wybrane ze względu na znajomość rynku. Jeśli właściwego rozwiązania nie ma jeszcze w naszej sieci, nasze zespoły prowadzą dedykowany sourcing.
Jak mierzyć ślad węglowy wydarzenia?
Ślad jest analizowany według kategorii: transport, noclegi, catering, energia i odpady. Organizatorzy mogą porównywać warianty destynacji, dostępności kolejowej, środków transportu czy organizacji logistyki, ważyć koszt, wpływ i doświadczenie uczestników oraz konsolidować wskaźniki CSR w czasie.
Przekształć zakupy wydarzeń w prawdziwie zarządzaną kategorię
Centralizuj zapytania. Upraszczaj rezerwacje. Zmniejszaj rozproszenie dostawców. Stosuj zasady wewnętrzne. Konsoliduj dane. Mierz wyniki. Stopniowo doskonal praktyki.
Alfred Meeting wspiera Cię w przekształceniu zestawu często rozproszonych wydatków w kategorię MICE prostszą, bardziej czytelną i lepiej zarządzaną, we Francji i na arenie międzynarodowej.