Alfred Meeting 如何优化您的 MICE 采购？

采购政策只有简单易懂、便于员工执行时才有价值。借助Alfred Meeting，您不仅是在撰写规则，更能将其直接嵌入用户的操作流程。

通过自动执行内部规则，您可以消除人为错误和超支开销。以下是员工在搜索时可配置的主要筛选器和规则：

• 严格的预算控制： 设置最高预算和人均上限。
• 个性化治理： 根据特定条件自动拦截、强制要求提交说明理由，以及按实体设置专属规则。
• 运营一致性： 根据活动类型（研讨会、董事会会议、公司聚会）应用不同规则，确保尊重企业文化。

目标： 让合规无形且流畅，而不会让团队的活动组织变得复杂。

每家公司都有自己独特的决策流程和治理结构。Alfred Meeting适应您组织的复杂性，确保审批流程完全顺畅，无论是：

• 层级或职能审批：由直接经理、总经理或业务负责人审批。
• 分析和财务审批：根据预设财务阈值自动进行预算审批，或由采购部门审批。
• 复杂且敏捷的审批：连续审批（级联式）或并行审批以节省时间，精确适应您子公司的具体特点。

凭借这种透明度，组织者可以实时跟踪其请求的状态，而审批者则拥有所有整合信息，以便快速做出决策。

场地和临时供应商的增多大大加重了财务和会计团队的行政负担（创建账户、验证Kbis、催款）。Alfred Meeting通过成为您的唯一供应商（集中商）来解决这个问题。

• 供应商面板合理化：大幅减少需要在您的ERP中引用的供应商数量。
• 集中开票：只需处理单一财务流程，便于对账和增值税管理。
• 全程可追溯：为财务部门提供所有MICE支出的清晰视图。

成本控制不仅仅依赖于逐案谈判。它取决于您比较市场上最佳选项以及标准化重复需求的能力。

Alfred Meeting便于根据多项标准客观比较报价：价格、地点、包含的服务、取消条件以及企业社会责任承诺。我们的团队还会在预订前进行干预，以谈判并确定更具竞争力的替代方案。

针对您的频繁需求，我们创建一个专用环境，包括精选的优选场地、协商价格和预验证套餐（研讨会套餐、酒店列表）。您的员工只需点击几下即可预订，同时遵守您的约束条件。

无法衡量就无法优化。MICE采购的分散性常常使报告变得复杂。Alfred Meeting全面整合您的数据，为采购团队提供其活动的精确视图。

通过我们的仪表板，您可以实时跟踪请求量、按部门或目的地的支出、平均预算以及企业社会责任指标（预估碳足迹）。这些可靠的数据使您能够优化未来的谈判，并持续调整您的活动政策。

Alfred Meeting 将您的内部规则（最高预算、上限、审批流程）直接集成到员工的预订界面中。在预订最终确定之前，合规性会自动应用。

与其为每个活动创建、核对和支付数十个不同的场地和供应商，Alfred Meeting集中管理 一切。您只需在ERP中引用一个供应商，这大大简化了您的会计和开票流程。

您可以访问一个整合的仪表板，其中汇总了预订量、按实体或活动类型的支出、平均预算、处理时间以及企业社会责任指标。这些数据有助于识别可观的成本节约空间。