Come ottimizza Alfred Meeting i vostri acquisti MICE?

Una politica acquisti ha valore solo se è semplice da capire e facile da applicare per i collaboratori. Con Alfred Meeting, non vi limitate a redigere regole: le integrate direttamente nel percorso dell'utente.

Automatizzando il rispetto delle regole interne, eliminate gli errori umani e le spese fuori policy. Ecco i principali filtri e regole configurabili al momento della ricerca per i vostri collaboratori:

• Controllo rigoroso del budget: Impostazione di budget massimi e tetti di spesa per persona.
• Governance personalizzata: Blocchi automatici in base a determinati criteri, richieste di giustificazione obbligatorie e regole specifiche per entità.
• Coerenza operativa: Applicazione di regole distinte in base al tipo di evento (seminario, comitato direttivo, festa aziendale), garantendo il rispetto della cultura aziendale.

L'obiettivo: Rendere la conformità invisibile e fluida, senza complicare l'organizzazione degli eventi per i vostri team.

Ogni azienda ha i propri circuiti decisionali e la propria governance. Alfred Meeting si adatta alla complessità delle vostre strutture per garantire una fluidità totale delle approvazioni, siano esse:

• Gerarchiche o funzionali: Approvazione da parte del manager diretto, della Direzione Generale o di referenti esperti.
• Analitiche e finanziarie: Approvazione budget automatica in base a soglie finanziarie predefinite o approvazione da parte del dipartimento Acquisti.
• Complesse e agili: Approvazioni successive (a cascata) o approvazioni in parallelo per risparmiare tempo, adattandosi precisamente alle specificità delle vostre filiali.

Grazie a questa trasparenza, gli organizzatori seguono lo stato della loro richiesta in tempo reale, mentre gli approvatori dispongono di tutte le informazioni consolidate per prendere una decisione rapida.

La moltiplicazione dei luoghi e dei fornitori effimeri appesantisce notevolmente il carico amministrativo dei team Finance e Contabilità (creazione di anagrafiche, verifica visure camerali, solleciti di fatture). Alfred Meeting risolve questo problema diventando il vostro fornitore unico (centralizzatore).

• Razionalizzazione del panel: Riduzione drastica del numero di fornitori da referenziare nel vostro ERP.
• Fatturazione centralizzata: Un unico flusso finanziario da gestire, facilitando la riconciliazione contabile e la gestione dell'IVA.
• Tracciabilità totale: Una visione chiara di tutte le spese MICE per i dipartimenti finanziari.

Il controllo dei costi non si basa solo su negoziazioni caso per caso. Dipende dalla vostra capacità di confrontare le migliori opzioni del mercato e di standardizzare le vostre esigenze ricorrenti.

Alfred Meeting facilita il confronto obiettivo delle offerte su molteplici criteri: prezzo, posizione, servizi inclusi, condizioni di cancellazione e impegni RSE. I nostri team intervengono anche in fase di pre-prenotazione per negoziare e identificare alternative più competitive.

Per le vostre esigenze frequenti, creiamo un ambiente dedicato che comprende una selezione di luoghi privilegiati, tariffe negoziate e pacchetti pre-validati (pacchetti seminari, liste di hotel). I vostri collaboratori prenotano in pochi clic, rispettando i vostri vincoli.

Non si può ottimizzare ciò che non si misura. La frammentazione degli acquisti MICE rende spesso complesso il reporting. Alfred Meeting consolida i vostri dati in modo esaustivo per offrire ai team Acquisti una visione precisa della loro attività.

Grazie alla nostra dashboard, monitorate in tempo reale i volumi di richiesta, le spese per direzione o destinazione, i budget medi e gli indicatori RSE (bilancio di carbonio stimato). Questi dati affidabili vi permettono di affinare le future negoziazioni e di far evolvere continuamente la vostra politica eventi.

Alfred Meeting integra le vostre regole interne (budget massimi, tetti, circuiti di approvazione) direttamente nell'interfaccia di prenotazione dei collaboratori. La conformità viene applicata automaticamente ancor prima che la prenotazione sia finalizzata.

Invece di creare, controllare e pagare decine di luoghi e fornitori diversi per ogni evento, Alfred Meeting centralizza tutto. Avrete un unico fornitore da referenziare nel vostro ERP, semplificando drasticamente la vostra contabilità e fatturazione.

Avrete accesso a una dashboard consolidata che raggruppa i volumi di prenotazione, le spese per entità o tipo di evento, i budget medi, i tempi di gestione e gli indicatori RSE. Questi dati permettono di identificare consistenti margini di risparmio.