Wie kommuniziert man über seine Firmenveranstaltung?

Eine Betriebsversammlung sollte niemals ohne klare Richtung organisiert werden. Um wirkungsvoll zu sein, braucht sie einen Kurs, einen roten Faden, ein konkretes Ziel, das das gesamte Ereignis leitet. Dieses Ziel kann sehr unterschiedliche Formen annehmen:

• Informieren der Teilnehmer: Teilen Sie wichtige Kennzahlen, ziehen Sie Bilanz über die Vergangenheit oder kündigen Sie die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens an.
• Einbinden der Mitarbeiter: Wecken Sie den Wunsch, sich stärker zu engagieren und einer gemeinsamen Dynamik zu folgen.
• Vereinen : eine gemeinsame Vision aufbauen, starke Werte vermitteln und den Zusammenhalt zwischen den Teams stärken.

Sobald das Ziel definiert ist, wird die Kommunikation zu einer zentralen Herausforderung. Sie muss strukturiert und kohärent sein, um die Bindung zu den Mitarbeitern zu festigen. Die Teams müssen verstehen, warum diese Betriebsversammlung stattfindet und was ihr Thema ist, ohne unbedingt alle internen Ziele offenzulegen. Es gilt, den Nutzen und die Vorteile für sie hervorzuheben.

Die praktischen Informationen, Datum, Dauer, Ort oder Format, betroffenes Publikum, sind natürlich ebenso wichtig zu teilen wie der Geist der Veranstaltung. Es ist wichtig, von Anfang an eine zu sehr auf das Unternehmen oder rein logistische Botschaft zu vermeiden. Die Wahl der Kommunikationskanäle muss an die Unternehmenskultur angepasst werden. Interne E-Mails können unternehmensbezogener wirken als Intranet oder Teams-Nachrichten. Plakate und Teaser-Videos eignen sich sehr gut als Begleitung, um bei den Mitarbeitern Eindruck zu hinterlassen. Redebeiträge in Besprechungen wiederum stellen sicher, dass die Versammlung allen bekannt ist.

Schließlich ermöglicht ein Kommunikationsplan in mehreren Phasen, die Spannung aufrechtzuerhalten. Enthüllen Sie nach und nach das Thema Ihrer Betriebsversammlung, kündigen Sie einen Redner an, starten Sie einen Countdown.

Die vorgelagerte Kommunikation einer Unternehmensvereinbarung spielt eine Schlüsselrolle für deren Erfolg. Sie ermöglicht es, Erwartungen zu wecken, Neugier zu erzeugen und die Mitarbeiter bereits lange vor dem großen Tag einzubeziehen. Dazu können je nach Unternehmenskultur und -gewohnheiten verschiedene Medien eingesetzt werden.

Interne und externe Netzwerke sind sehr effektive Hebel. LinkedIn, Instagram, Facebook oder auch das Intranet des Unternehmens ermöglichen die Verbreitung regelmäßiger und ansprechender Inhalte. Ein Countdown-Format funktioniert besonders gut. J-10 vor der Convention, J-6 zur Enthüllung des Themas, dann eine Story am Vortag mit einer einfachen und begeisterten Nachricht wie „Morgen sehen wir uns!“. Diese Art der Kommunikation hält die Mitarbeiter informiert und unterhält sie gleichzeitig.

Um das Engagement zu verstärken, können im Laufe des Countdowns Hinweise eingebaut werden, ein unscharfes Foto des Ortes oder ein Schlüsselwort zum Thema. Diese Formate regen die Teams dazu an, die Kommunikation zu verfolgen und auf die nächsten Ankündigungen zu warten. Eine Online-Frage-und-Antwort-Sitzung kann ebenfalls eingerichtet werden, um die ersten Informationen auf spielerische Weise zu teilen. Natürlich ist ein Beitrag oder eine offizielle Ankündigung nach wie vor unverzichtbar, idealerweise ergänzt durch eine E-Mail, um sicherzustellen, dass alle Gäste der Unternehmens-Convention informiert sind.

Das Programm der Unternehmens-Convention kann in einem zweiten Schritt kommuniziert werden, um die Aufmerksamkeit zu verlängern. Per E-Mail gesendet, enthält es die wesentlichen Informationen: Uhrzeiten, Ort, Zugang, detailliertes Programm und Dresscode.

Die interne Beschilderung bleibt ein hervorragendes Medium, vorausgesetzt sie ist visuell, klar und stimmig mit dem Thema der Tagung. Kurze, dynamische Teaser-Videos verstärken die Wirkung durch rhythmische Bilder, mitreißende Musik und einige starke Schlüsselwörter, begleitet vom endgültigen Datum. 

Schließlich können Führungskräfte eine entscheidende Vermittlerrolle spielen. Indem sie die Unternehmensveranstaltung im Vorfeld den am stärksten betroffenen Teams vorstellen, stellen sie sicher, dass die Zielgruppe erreicht wird.

Die Kommunikation der Unternehmenskonvention muss während der Veranstaltung erfolgen, nicht nur davor oder danach. Große Unternehmensversammlungen finden immer häufiger hybrid statt, das heißt mit einigen Mitarbeitern aus der Ferne. Man muss also über neue Wege nachdenken, sie einzubeziehen. Sicherlich können sie über einen Online-Chat oder interaktive Spiele während der Konvention teilnehmen. Um ihr Engagement zu stärken, ist es auch möglich, in Echtzeit Stories oder Posts zu erstellen. Sofortumfragen oder Bilder hinter den Kulissen können ihr Gefühl der Teilnahme stärken. Vor Ort ist es wahrscheinlich, dass Ihre Mitarbeiter während der Konvention am Telefon sind. Fangen Sie ihre Aufmerksamkeit ein, indem Sie die Schlüsselmomente direkt ausstrahlen. Sie können auch die Teilnehmer während einer Pause oder direkt nach der Veranstaltung interviewen, um das Engagement zu verlängern. Gut vorbereitet kann die Kommunikation Ihrer Unternehmenskonvention so dynamisch und interaktiv in Echtzeit bleiben. Sie kann die Erfahrung aller Teilnehmer, ob physisch anwesend oder aus der Ferne, stärken.

Ihre Firmenveranstaltung war ein Erfolg, Ihre Mitarbeiter haben sie geliebt. Sie haben gelernt, teilgenommen und waren während der gesamten Veranstaltung begeistert. Was nun tun, damit diese Erfahrung nicht in der Erinnerung verblasst? Soll man die Veranstaltung verschwinden lassen oder im Gegenteil einen bleibenden Eindruck hinterlassen, vielleicht mit dem Wunsch, nächstes Jahr wiederzukommen?

Ein Feedback kann durch Umfragen, Interviews und Ideen zur Verbesserung der Veranstaltung eingeholt werden. Viele Fragen und Rückmeldungen können per E-Mail gesammelt werden. Parallel dazu zeigt eine personalisierte Dankesnachricht an jeden Mitarbeiter, dass seine Teilnahme dem Unternehmen wichtig ist, und stärkt sein Engagement.

In den sozialen Medien können Sie den Teilnehmern mit einem Beitrag oder einem kurzen Video danken und an den Erfolg der Veranstaltung erinnern. Vergessen Sie nicht, die technischen Teams hervorzuheben, mit einigen Fotos von hinter den Kulissen, um zu zeigen, wer hinter dieser Firmenveranstaltung steckte. Schließlich veranschaulicht ein Beitrag mit den wichtigsten Zahlen den Umfang und den Erfolg der Veranstaltung.

Einige Wochen später ist es sinnvoll, die Erfahrung aufzuwerten. Ein Making-of, ein zusammenfassendes Video oder ein Fotoalbum verlängern die Wirkung und zeugen von Ihrem Engagement für die Unternehmenskultur. Diese Inhalte wecken bei den Teilnehmern den Wunsch, die Veranstaltung noch einmal zu erleben und stärken die positive Erinnerung an die Veranstaltung.