Como comunicar sobre sua convenção empresarial?

Uma convenção empresarial nunca deve ser organizada sem uma direção clara. Para ser impactante, precisa de um rumo, de um fio condutor, de um objetivo preciso que guie todo o evento. Este objetivo pode assumir formas muito variadas:

• Informar os participantes: partilhar números-chave, fazer um balanço do passado ou anunciar a orientação futura da empresa.
• Envolver os colaboradores: despertar o desejo de se envolverem mais e seguirem uma dinâmica comum.
• Unir : construir uma visão partilhada, transmitir valores fortes e reforçar a coesão entre as equipas.

Uma vez definido o objetivo, a comunicação torna-se uma questão central. Deve ser estruturada, coerente para consolidar o vínculo com os colaboradores. As equipas devem compreender porque existe esta convenção empresarial e qual é o seu tema, sem necessariamente expor todos os objetivos internos. É preciso realçar o interesse que terão e os benefícios que daí retirarão.

As informações práticas, data, duração, local ou formato, público-alvo, são obviamente essenciais para partilhar, assim como o espírito do evento. É importante evitar uma mensagem demasiado corporativa ou apenas logística desde o início. A escolha dos canais de comunicação deve adaptar-se à cultura da empresa. E-mails internos podem parecer mais corporativos do que intranet ou mensagens Teams. Cartazes e vídeos teaser funcionam muito bem como complemento para marcar os colaboradores. As intervenções em reuniões permitem, por sua vez, garantir que a convenção é conhecida por todos.

Por fim, um plano de comunicação em várias fases permite manter a expectativa. Revele progressivamente o tema da sua convenção empresarial, anuncie um orador, lance uma contagem decrescente.

A comunicação prévia de uma convenção empresarial desempenha um papel fundamental no seu sucesso. Permite criar expectativa, despertar curiosidade e envolver os colaboradores muito antes do grande dia. Para isso, vários suportes podem ser mobilizados, dependendo da cultura e dos hábitos da empresa.

As redes internas e externas são alavancas muito eficazes. LinkedIn, Instagram, Facebook ou mesmo a intranet da empresa permitem difundir conteúdos regulares e envolventes. Um formato de contagem regressiva funciona particularmente bem. J-10 antes da convenção, J-6 para revelar o tema, depois uma história na véspera com uma mensagem simples e entusiasta como "Amanhã nos encontramos!". Este tipo de comunicação mantém os colaboradores informados enquanto os entretém.

Para reforçar o engajamento, é possível integrar pistas ao longo da contagem regressiva, uma foto desfocada do local ou uma palavra-chave relacionada ao tema. Esses formatos incentivam as equipes a acompanhar a comunicação e aguardar os próximos anúncios. Uma sessão de perguntas e respostas online também pode ser organizada para compartilhar as primeiras informações de forma lúdica. Claro, um post ou uma mensagem de anúncio oficial continua indispensável, idealmente complementado por um e-mail, para garantir que todos os convidados da convenção da empresa sejam informados.

O programa da convenção da empresa pode ser comunicado em um segundo momento para prolongar a atenção. Enviado por e-mail, reúne as informações essenciais: horários, local, acesso, programa detalhado e dress code.

A exibição interna continua a ser um excelente suporte, desde que seja visual, clara e coerente com o tema da convenção. Vídeos teaser curtos e dinâmicos também reforçam o impacto com imagens ritmadas, música envolvente e algumas palavras-chave fortes, acompanhadas da data final. 

Por fim, os gestores podem desempenhar um papel de elo essencial. Ao apresentar a convenção empresarial antecipadamente às equipas mais envolvidas, garantem que o público-alvo seja alcançado.

A comunicação da convenção da empresa deve ser feita durante o evento, e não apenas antes ou depois. Grandes reuniões empresariais estão cada vez mais sendo realizadas de forma híbrida, ou seja, com alguns colaboradores remotos. Portanto, é preciso pensar em novas maneiras de incluí-los. Certamente, eles podem participar por meio de chat online ou jogos interativos durante a convenção. Para reforçar seu envolvimento, também é possível criar stories ou posts em tempo real. Enquetes instantâneas ou imagens dos bastidores podem fortalecer seu sentimento de participação. No local, é provável que seus colaboradores estejam no celular durante a convenção. Capture a atenção deles transmitindo diretamente os momentos-chave. Você também pode entrevistar os participantes durante uma pausa ou logo após o evento para prolongar o engajamento. Bem preparada, a comunicação da sua convenção empresarial pode assim permanecer dinâmica e interativa, em tempo real. Ela pode fortalecer a experiência de todos os participantes, estejam eles presentes fisicamente ou remotamente.

A sua convenção empresarial é um sucesso, os seus colaboradores adoraram. Eles aprenderam, participaram e ficaram cativados durante todo o evento. Agora, o que fazer para que esta experiência não se apague nas memórias? Deve deixar o evento desaparecer ou, pelo contrário, deixar uma impressão duradoura, talvez com vontade de voltar no próximo ano?

Um feedback pode ser realizado através de inquéritos, entrevistas e ideias para melhorar o evento. Muitas perguntas e comentários podem ser recolhidos por e-mail. Paralelamente, uma mensagem de agradecimento personalizada enviada a cada colaborador mostra que a sua participação é importante para a empresa e reforça o seu empenho.

Nas redes sociais, é possível agradecer aos participantes através de um post ou um pequeno vídeo, relembrando o sucesso do evento. Não se esqueça de destacar as equipas técnicas, com algumas fotos dos bastidores, para mostrar quem esteve por detrás desta convenção empresarial. Por fim, um post com os números-chave ilustra a dimensão e o sucesso do evento.

Algumas semanas depois, é sensato valorizar a experiência. Um making-of, um vídeo resumo ou um álbum de fotos prolongam o impacto e testemunham o seu compromisso com a cultura empresarial. Estes conteúdos dão vontade aos participantes de reviver o evento e reforçam a memória positiva da convenção.