Os 4 passos essenciais para organizar uma convenção empresarial de sucesso
Escrito por Lola Carbonié 4 min de leitura
Organizar uma convenção empresarial de sucesso exige uma preparação meticulosa e uma visão clara. Seja para unir as equipas, partilhar objetivos estratégicos ou celebrar sucessos, cada etapa conta. Neste artigo, guiamo-lo através das quatro fases principais: definir os seus objetivos, escolher o formato e o local, construir o conteúdo e o programa, e gerir a logística e os fornecedores. Siga estes conselhos para criar um evento memorável, inspirador e perfeitamente orquestrado.
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1. Definir os objetivos do acordo empresarial
Uma convenção empresarial é um evento profissional interno que reúne todas as partes de uma organização. Às vezes, inclui parceiros ou clientes para agrupá-los em torno de um objetivo comum. É um momento marcante na vida de uma empresa, organizado uma vez por ano. O objetivo é partilhar uma visão futura, celebrar os sucessos e motivar com uma mensagem forte. Isso também permite reforçar a coesão e o compromisso das equipas.
Um evento de sucesso começa sempre com uma intenção clara. Para isso, coloque-se estas três perguntas: porquê esta convenção empresarial? para quem? que resultados esperados?
É essencial definir objetivos precisos e um público-alvo claro. Se o seu público não vir interesse nisso, elogiar os sucessos da sua empresa não terá qualquer efeito. A sua convenção deve ter impacto. Os objetivos variam: unir as equipas, lançar uma nova estratégia, reforçar a cultura empresarial, celebrar sucessos… A diversidade de objetivos é a força do evento.
O público também pode ser múltiplo: colaboradores de diferentes departamentos, fornecedores, parceiros, clientes ou investidores. Cabe a si determinar para quem organiza este evento e com que propósito.
Há muitos objetivos, mas tenha em mente que este momento único marca as mentes.
2. Escolher o formato e o local perfeitos para a sua convenção empresarial
Os formatos podem ser muito variados para uma convenção empresarial. Dependendo da cultura e do tamanho da organização, escolhas devem ser feitas.
Um formato plenário reúne todos os colaboradores numa grande sala ou anfiteatro. Este tipo de convenção é benéfico para ouvir os líderes, assistir a conferências ou apresentações. Embora crie uma organização fácil e permita alcançar um grande número de participantes, o formato não é muito interativo. Uma convenção empresarial em plenário é recomendada para médias ou grandes empresas com muitos colaboradores.
Com uma convenção híbrida, parte do público está no local, a outra parte acompanha remotamente via streaming ou plataforma interativa. Útil para empresas internacionais, permite incluir todos os colaboradores.
Um seminário pode ser organizado para a sua convenção empresarial, com vários dias de conferências, workshops e atividades de team building. Isto é muito imersivo para pequenas e médias empresas. Os colaboradores sentem-se realmente incluídos. Infelizmente, este formato é mais caro.
Por fim, a noite de gala ou evento festivo agrada numa convenção empresarial. É uma noite festiva com entrega de prémios, animações e momentos de convívio. Adequa-se a todas as empresas que desejam celebrar os sucessos ou recompensar as suas equipas. O seu ponto forte é que reforça o sentimento de pertença e a cultura empresarial.
A Alfred Meeting ajuda-o a encontrar o local ideal. Os seus gestores de projeto têm em conta todas as suas características para lhe propor os locais que melhor se adequam à sua convenção empresarial, de acordo com o formato escolhido.
3. Conteúdo e animações de uma convenção empresarial
O objetivo é interessar os seus espectadores durante a sua convenção, ao mesmo tempo que partilha informações importantes. Para isso, é preciso saber alternar entre momentos lúdicos e momentos de concentração. Não hesite em criar um fio condutor cativante.
Faça uma abertura forte ou sobre um ponto importante. Todos ouvem e estão concentrados, é o momento de marcar as pessoas ou partilhar a informação mais importante. Alterne entre mensagens-chave e momentos de energia, terminando com uma conclusão inspiradora.
O discurso não deve ser muito longo. Caso contrário, pode interromper a sua convenção empresarial com momentos "uau". Preveja convidados surpresa, animações coletivas, revelações estratégicas.
Alterne os formatos com testemunhos, vídeos, interações ao vivo, pausas conviviais. E jogue com o storytelling, isso permite encarnar os valores da empresa.
Ao organizar bem o seu conteúdo, poderá tornar esta convenção empresarial inspiradora, cativante e memorável.
4. Gerenciar a logística e os fornecedores da convenção
Para ter uma logística perfeita, é preciso planear com antecedência. Dependendo do número de fornecedores que tem, deve garantir que os seus orçamentos estão prontos e que compreenderam os desafios da sua convenção empresarial.
A Alfred Meeting, além de o acompanhar na procura do local, também o apoia junto dos seus fornecedores, eliminando uma fonte de stress.
Os fornecedores de que vai precisar: catering, equipa técnica, regie, decoração, animação, segurança, anfitriãs…
Realize reuniões de coordenação prévias para que todas as pessoas responsáveis pela organização avancem ao mesmo tempo.
Para o seu orçamento, preveja uma margem de 10 % para imprevistos e custos ocultos.
Verifique também todas as acessibilidades para que, no grande dia, todas as chegadas decorram como previsto.
A sua convenção empresarial será um sucesso se planear com antecedência suficiente e se rodear das pessoas certas!
