Poradnik seminaryjny
Jak zorganizować seminarium?
Aby zorganizować seminarium, najpierw ustal cel, format, terminy, liczbę uczestników i budżet, a potem zarezerwuj obiekt cztery do sześciu miesięcy wcześniej. Kolejne miesiące służą programowi, transportowi i zaproszeniom, ostatnie dwa tygodnie ostatecznym liczbom i kontrolom. Tydzień po wydarzeniu podsumowanie przygotowuje następne seminarium.
Do pobrania
Dwa pliki do otwarcia w Excelu, LibreOffice lub Arkuszach Google.
-
Harmonogram seminarium
Etapy od M-6 do D+7, z kolumnami na datę, osobę odpowiedzialną i realizację.
Pobierz harmonogram (CSV) -
Wzór briefu
Pytania do rozstrzygnięcia przed wysłaniem zapytań ofertowych do obiektów.
Pobierz wzór briefu (CSV)
Etapy, od M-6 do D+7
Dla seminarium na kilkadziesiąt osób. Duża grupa lub okres dużego popytu wymaga wcześniejszego startu; dzień konferencyjny można przygotować szybciej.
-
M-6 6 miesięcy przed
Określ ramy projektu
Ustal cel, format (dzień konferencyjny lub z noclegiem), możliwe terminy, liczbę uczestników i budżet. Wskaż, kto decyduje, a kto organizuje.
-
M-4 4 miesiące przed
Wybierz i zarezerwuj obiekt
Napisz brief, poproś kilka obiektów o oferty, w miarę możliwości je odwiedź i porównaj przy tych samych usługach. Zarezerwuj wstępnie termin, a potem podpisz umowę.
-
M-3 3 miesiące przed
Przygotuj program
Przeplataj czas pracy, warsztaty i chwile integracji. Zarezerwuj prelegentów, atrakcje i wyposażenie sal.
-
M-2 2 miesiące przed
Zarezerwuj transport i zaproś
Zarezerwuj pociąg lub autokar, wyślij zaproszenie z programem i zbierz zgłoszenia, diety specjalne i potrzeby w zakresie dostępności.
-
M-1 1 miesiąc przed
Potwierdź logistykę
Zatwierdź menu, podział pokoi, ustawienie sal i wieczór. Przygotuj materiały, identyfikatory i oznakowanie.
-
D-15 15 dni przed
Podaj ostateczne liczby
Przekaż obiektowi i dostawcom ostateczną liczbę uczestników w terminie przewidzianym w umowie. Wyślij uczestnikom godziny, dojazd i kontakt. Przygotuj plan awaryjny dla atrakcji na zewnątrz.
-
Dzień D w dniu seminarium
Prowadź dzień na miejscu
Przyjedź przed grupą, omów dzień z obiektem, pilnuj harmonogramu i zapewnij osobę dostępną w razie nieprzewidzianych sytuacji.
-
D+7 tydzień po
Podsumuj
Wyślij uczestnikom ankietę, udostępnij materiały, porównaj fakturę końcową z ofertą i zanotuj, co przyda się przy następnym seminarium.
Jaki budżet przewidzieć?
Budżet zależy głównie od formatu, regionu, czasu trwania i wielkości grupy. Zacznij od pakietu obiektu za osobę, dzień konferencyjny lub z noclegiem, a potem dodaj transport, atrakcje, wieczór i opcje. Nasz poradnik o cenie seminarium podaje mediany cen według formatu i regionu, z kalkulatorem.
Ile kosztuje seminarium?Najczęstsze pytania
Z jakim wyprzedzeniem organizować seminarium?
Najlepiej cztery do sześciu miesięcy wcześniej, by zarezerwować obiekt, a jeszcze wcześniej przy dużej grupie lub w okresie dużego popytu. Dzień konferencyjny można zorganizować w kilka tygodni, jeśli obiekt jest wolny.
Od czego zacząć?
Od celu, formatu, możliwych terminów, liczby uczestników i budżetu. Razem tworzą brief, dzięki któremu poprosisz obiekty o porównywalne oferty.
Co umieścić w briefie?
Cel, format, terminy, liczbę uczestników, region i dojazd, budżet, zakwaterowanie, sale, wyżywienie, atrakcje i osobę zatwierdzającą. Wzór briefu do pobrania zawiera te punkty.
Jak oszacować budżet?
Zacznij od pakietu obiektu za osobę, a potem dodaj transport, atrakcje, wieczór i opcje. Nasza strona o cenie seminarium podaje mediany cen według formatu i regionu, z kalkulatorem.
Jak zmniejszyć ślad węglowy seminarium?
Podróż uczestników często waży najwięcej: obiekt dostępny pociągiem z miast wyjazdu wyraźnie zmienia bilans. Nasze poradniki o seminarium z dojazdem pociągiem i o seminarium ekologicznym omawiają te wybory.
Czy Alfred Meeting pomoże mi znaleźć obiekt?
Tak: opisz swój projekt, a kierownik projektu wybierze odpowiednie obiekty, sprawdzi ich dostępność i prześle Ci ich oferty, bezpłatnie i bez zobowiązań.
Pozwól nam znaleźć dla Ciebie idealne miejsce - to nic nie kosztuje!
- Skorzystaj ze spersonalizowanej wyszukiwarki miejsc na Twoje profesjonalne wydarzenie. Ekspert ds. wydarzeń poprowadzi Cię od wstępnej odprawy po negocjacje.
- Jeśli organizujesz wydarzenie, które łączy wiele kryteriów (sale konferencyjne, zajęcia integracyjne, zakwaterowanie, imprezy wieczorne itp.), Alfred Meeting przeprowadzi dla Ciebie niestandardowe wyszukiwanie miejsc.