Seminargids
Hoe organiseert u een seminar?
Om een seminar te organiseren, legt u eerst het doel, de formule, de data, het aantal deelnemers en het budget vast, en reserveert u de locatie vier tot zes maanden van tevoren. De maanden daarna zijn voor het programma, het vervoer en de uitnodigingen, de laatste twee weken voor de definitieve aantallen en de controles. Een week later bereidt een evaluatie het volgende seminar voor.
Om te downloaden
Twee bestanden om te openen in Excel, LibreOffice of Google Sheets.
-
Retroplanning van het seminar
De stappen van M-6 tot D+7, met kolommen voor de datum, de verantwoordelijke en de opvolging.
Retroplanning downloaden (CSV) -
Briefingsjabloon
De vragen die u regelt voordat u locaties om een offerte vraagt.
Briefingsjabloon downloaden (CSV)
De stappen, van M-6 tot D+7
Voor een seminar met enkele tientallen personen. Een grote groep of een drukke periode vraagt om eerder te beginnen; een vergaderdag kan sneller.
-
M-6 6 maanden vooraf
Het project afbakenen
Leg het doel, de formule (vergaderdag of met overnachting), de mogelijke data, het aantal deelnemers en het budget vast. Bepaal wie beslist en wie organiseert.
-
M-4 4 maanden vooraf
De locatie kiezen en reserveren
Schrijf de briefing, vraag offertes aan bij meerdere locaties, bezoek ze zo mogelijk en vergelijk bij gelijke diensten. Neem een optie en teken daarna het contract.
-
M-3 3 maanden vooraf
Het programma opbouwen
Wissel werksessies, workshops en teammomenten af. Reserveer de sprekers, de activiteiten en de uitrusting van de zalen.
-
M-2 2 maanden vooraf
Vervoer reserveren en uitnodigen
Reserveer de trein of de touringcar, verstuur de uitnodiging met het programma en verzamel de inschrijvingen, dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften.
-
M-1 1 maand vooraf
De logistiek bevestigen
Keur de menu's, de kamerverdeling, de zaalopstelling en het avondprogramma goed. Bereid de presentaties, badges en bewegwijzering voor.
-
D-15 15 dagen vooraf
De definitieve aantallen doorgeven
Geef het definitieve aantal deelnemers door aan de locatie en de leveranciers op de datum uit het contract. Stuur de deelnemers de tijden, de route en een contactpersoon. Zorg voor een alternatief voor buitenactiviteiten.
-
D-day op de dag van het seminar
De dag zelf leiden
Kom vóór de groep aan, stem af met de locatie, bewaak de planning en zorg dat iemand bereikbaar is voor onvoorziene zaken.
-
D+7 1 week erna
Evalueren
Stuur de deelnemers een vragenlijst, deel de presentaties, controleer de eindfactuur aan de hand van de offerte en noteer wat van pas komt bij het volgende seminar.
Welk budget moet u voorzien?
Het budget hangt vooral af van de formule, de regio, de duur en de grootte van de groep. Ga uit van het arrangement van de locatie per persoon, vergaderdag of met overnachting, en tel daar vervoer, activiteiten, het avondprogramma en opties bij op. Onze gids over de prijs van een seminar geeft de mediaanprijzen per formule en per regio, met een rekentool.
Wat kost een seminar?Veelgestelde vragen
Hoe ver van tevoren organiseert u een seminar?
Idealiter vier tot zes maanden vooraf om de locatie te reserveren, en nog eerder voor een grote groep of een drukke periode. Een vergaderdag kan in enkele weken geregeld zijn als de locatie beschikbaar is.
Waar begint u mee?
Met het doel, de formule, de mogelijke data, het aantal deelnemers en het budget. Samen vormen ze de briefing, waarmee u locaties om vergelijkbare offertes vraagt.
Wat zet u in de briefing?
Het doel, de formule, de data, het aantal deelnemers, de regio en bereikbaarheid, het budget, de accommodatie, de zalen, de catering, de activiteiten en wie goedkeurt. Het briefingsjabloon om te downloaden bevat deze onderdelen.
Hoe schat u het budget in?
Ga uit van het arrangement per persoon van de locatie en tel daar vervoer, activiteiten, het avondprogramma en opties bij op. Onze pagina over de prijs van een seminar geeft mediaanprijzen per formule en per regio, met een rekentool.
Hoe verkleint u de CO2-voetafdruk van het seminar?
De reis van de deelnemers weegt vaak het zwaarst: een locatie die per trein bereikbaar is vanuit de vertreksteden maakt een groot verschil. Onze gidsen over het seminar per trein en het duurzame seminar lichten deze keuzes toe.
Kan Alfred Meeting mij helpen de locatie te vinden?
Ja: beschrijf uw project en een projectmanager selecteert geschikte locaties, controleert hun beschikbaarheid en stuurt u hun offertes, gratis en vrijblijvend.
Laat ons de perfecte locatie voor u vinden - het is gratis!
- Profiteer van een gepersonaliseerde locatiezoekopdracht voor uw professionele evenement. Een evenementenexpert begeleidt u vanaf de eerste briefing tot de onderhandelingen.
- Als u een evenement organiseert dat meerdere criteria combineert (vergaderzalen, teambuildingactiviteiten, accommodaties, avondevenementen, enz.), voert Alfred Meeting voor u een -locatiezoekopdracht op maat uit.