Guia de seminários
Como organizar um seminário?
Para organizar um seminário, defina primeiro o objetivo, o formato, as datas, o número de participantes e o orçamento, e depois reserve o espaço com quatro a seis meses de antecedência. Os meses seguintes servem para o programa, o transporte e os convites, a última quinzena para os números definitivos e os controlos. Uma semana depois, um balanço prepara o seminário seguinte.
Para descarregar
Dois ficheiros para abrir no Excel, no LibreOffice ou no Google Sheets.
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Retroplaneamento do seminário
As etapas de M-6 a D+7, com colunas para a data, o responsável e o acompanhamento.
Descarregar o retroplaneamento (CSV) -
Modelo de briefing
As perguntas a resolver antes de pedir orçamentos aos espaços.
Descarregar o modelo de briefing (CSV)
As etapas, de M-6 a D+7
Para um seminário de algumas dezenas de pessoas. Um grupo grande ou um período de muita procura obriga a começar mais cedo; um dia de trabalho pode avançar mais depressa.
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M-6 6 meses antes
Enquadrar o projeto
Defina o objetivo, o formato (dia de trabalho ou residencial), as datas possíveis, o número de participantes e o orçamento. Designe quem decide e quem organiza.
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M-4 4 meses antes
Escolher e reservar o espaço
Redija o briefing, peça orçamentos a vários espaços, visite-os se possível e compare-os com os mesmos serviços. Faça uma pré-reserva e depois assine o contrato.
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M-3 3 meses antes
Construir o programa
Alterne tempos de trabalho, workshops e momentos de coesão. Reserve os oradores, as atividades e o equipamento das salas.
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M-2 2 meses antes
Reservar o transporte e convidar
Reserve o comboio ou o autocarro, envie o convite com o programa e recolha as inscrições, as dietas especiais e as necessidades de acessibilidade.
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M-1 1 mês antes
Confirmar a logística
Valide os menus, a distribuição dos quartos, a disposição das salas e a noite. Prepare os materiais, os crachás e a sinalética.
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D-15 15 dias antes
Dar os números definitivos
Comunique o número final de participantes ao espaço e aos fornecedores na data prevista no contrato. Envie aos participantes os horários, o acesso e um contacto. Preveja uma alternativa para as atividades ao ar livre.
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Dia D no dia do seminário
Gerir o próprio dia
Chegue antes do grupo, faça o ponto da situação com o espaço, cumpra os horários e mantenha uma pessoa contactável para os imprevistos.
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D+7 1 semana depois
Fazer o balanço
Envie um questionário aos participantes, partilhe os materiais, confira a fatura final com o orçamento e anote o que será útil para o próximo seminário.
Que orçamento prever?
O orçamento depende sobretudo do formato, da região, da duração e do tamanho do grupo. Parta do pacote do espaço por pessoa, dia de trabalho ou residencial com a dormida, e acrescente o transporte, as atividades, a noite e as opções. O nosso guia sobre o preço de um seminário apresenta os preços medianos por formato e por região, com um simulador.
Quanto custa um seminário?Perguntas frequentes
Com quanta antecedência se deve organizar um seminário?
Idealmente quatro a seis meses antes para reservar o espaço, e mais cedo ainda para um grupo grande ou um período de muita procura. Um dia de trabalho pode organizar-se em poucas semanas se o espaço estiver disponível.
Por onde começar?
Pelo objetivo, o formato, as datas possíveis, o número de participantes e o orçamento. Estes elementos formam o briefing, que serve para pedir aos espaços orçamentos comparáveis.
O que incluir no briefing?
O objetivo, o formato, as datas, o número de participantes, a região e o acesso, o orçamento, o alojamento, as salas, a restauração, as atividades e quem valida. O modelo de briefing para descarregar retoma estes pontos.
Como estimar o orçamento?
Parta do pacote por pessoa do espaço e acrescente o transporte, as atividades, a noite e as opções. A nossa página sobre o preço de um seminário apresenta preços medianos por formato e por região, com um simulador.
Como reduzir a pegada de carbono do seminário?
A deslocação dos participantes é muitas vezes o que mais pesa: um espaço acessível de comboio a partir das cidades de partida muda muito o balanço. Os nossos guias sobre o seminário de comboio e o seminário ecorresponsável detalham estas escolhas.
A Alfred Meeting pode ajudar-me a encontrar o espaço?
Sim: descreva o seu projeto e um gestor de projeto seleciona os espaços adequados, verifica a sua disponibilidade e envia-lhe os orçamentos deles, gratuitamente e sem compromisso.
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