Guía de seminarios
¿Cómo organizar un seminario?
Para organizar un seminario, fije primero el objetivo, el formato, las fechas, el número de participantes y el presupuesto, y después reserve el espacio con cuatro a seis meses de antelación. Los meses siguientes sirven para el programa, el transporte y las invitaciones, y la última quincena para las cifras definitivas y los controles. Una semana después, un balance prepara el siguiente seminario.
Para descargar
Dos archivos para abrir en Excel, LibreOffice o Google Sheets.
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Retroplanificación del seminario
Las etapas de M-6 a D+7, con columnas para la fecha, el responsable y el seguimiento.
Descargar la retroplanificación (CSV) -
Modelo de brief
Las preguntas que conviene resolver antes de pedir presupuestos a los espacios.
Descargar el modelo de brief (CSV)
Las etapas, de M-6 a D+7
Para un seminario de algunas decenas de personas. Un grupo grande o una temporada de mucha demanda obliga a empezar antes; una jornada de trabajo puede ir más rápido.
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M-6 6 meses antes
Definir el proyecto
Fije el objetivo, el formato (jornada de trabajo o residencial), las fechas posibles, el número de participantes y el presupuesto. Designe quién decide y quién organiza.
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M-4 4 meses antes
Elegir y reservar el espacio
Redacte el brief, pida presupuestos a varios espacios, visítelos si es posible y compárelos con los mismos servicios. Haga una prerreserva y después firme el contrato.
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M-3 3 meses antes
Construir el programa
Alterne tiempos de trabajo, talleres y momentos de cohesión. Reserve a los ponentes, las actividades y el material de las salas.
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M-2 2 meses antes
Reservar el transporte e invitar
Reserve el tren o el autocar, envíe la invitación con el programa y recoja las inscripciones, las dietas especiales y las necesidades de accesibilidad.
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M-1 1 mes antes
Confirmar la logística
Valide los menús, el reparto de habitaciones, la disposición de las salas y la velada. Prepare las presentaciones, las acreditaciones y la señalización.
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D-15 15 días antes
Dar las cifras definitivas
Comunique el número final de asistentes al espacio y a los proveedores en la fecha prevista en el contrato. Envíe a los participantes los horarios, el acceso y un contacto. Prevea una alternativa para las actividades al aire libre.
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Día D el día del seminario
Dirigir el día
Llegue antes que el grupo, repase el día con el espacio, respete los horarios y deje a una persona localizable para los imprevistos.
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D+7 1 semana después
Hacer balance
Envíe un cuestionario a los participantes, comparta las presentaciones, compruebe la factura final frente al presupuesto y anote lo que servirá para el próximo seminario.
¿Qué presupuesto prever?
El presupuesto depende sobre todo del formato, la región, la duración y el tamaño del grupo. Parta del paquete del espacio por persona, jornada de trabajo o residencial con la noche, y añada el transporte, las actividades, la velada y las opciones. Nuestra guía sobre el precio de un seminario ofrece los precios medianos por formato y por región, con un simulador.
¿Cuánto cuesta un seminario?Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación hay que organizar un seminario?
Lo ideal es de cuatro a seis meses antes para reservar el espacio, y antes aún para un grupo grande o una temporada de mucha demanda. Una jornada de trabajo puede organizarse en pocas semanas si el espacio está disponible.
¿Por dónde empezar?
Por el objetivo, el formato, las fechas posibles, el número de participantes y el presupuesto. Estos elementos forman el brief, que sirve para pedir a los espacios presupuestos comparables.
¿Qué incluir en el brief?
El objetivo, el formato, las fechas, el número de participantes, la región y el acceso, el presupuesto, el alojamiento, las salas, la restauración, las actividades y la persona que valida. El modelo de brief descargable recoge estos apartados.
¿Cómo estimar el presupuesto?
Parta del paquete por persona del espacio y añada el transporte, las actividades, la velada y las opciones. Nuestra página sobre el precio de un seminario ofrece precios medianos por formato y por región, con un simulador.
¿Cómo reducir la huella de carbono del seminario?
El desplazamiento de los participantes suele ser lo que más pesa: un espacio accesible en tren desde las ciudades de salida cambia mucho el balance. Nuestras guías sobre el seminario en tren y el seminario ecorresponsable detallan estas opciones.
¿Puede Alfred Meeting ayudarme a encontrar el espacio?
Sí: describa su proyecto y un jefe de proyecto selecciona los espacios adecuados, comprueba su disponibilidad y le envía sus presupuestos, gratis y sin compromiso.
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