Guida ai seminari
Come organizzare un seminario?
Per organizzare un seminario, fissi prima l'obiettivo, il formato, le date, il numero di partecipanti e il budget, poi prenoti la location da quattro a sei mesi prima. I mesi successivi servono al programma, al trasporto e agli inviti, gli ultimi quindici giorni ai numeri definitivi e ai controlli. Una settimana dopo, un bilancio prepara il seminario successivo.
Da scaricare
Due file da aprire in Excel, LibreOffice o Google Sheets.
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Retroplanning del seminario
Le tappe da M-6 a G+7, con colonne per la data, il responsabile e il controllo.
Scaricare il retroplanning (CSV) -
Modello di brief
Le domande da chiarire prima di chiedere preventivi alle location.
Scaricare il modello di brief (CSV)
Le tappe, da M-6 a G+7
Per un seminario di qualche decina di persone. Un gruppo numeroso o un periodo molto richiesto impone di muoversi prima; una giornata di lavoro può andare più veloce.
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M-6 6 mesi prima
Inquadrare il progetto
Fissi l'obiettivo, il formato (giornata di lavoro o residenziale), le date possibili, il numero di partecipanti e il budget. Stabilisca chi decide e chi organizza.
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M-4 4 mesi prima
Scegliere e prenotare la location
Rediga il brief, chieda preventivi a più location, le visiti se possibile e le confronti a parità di servizi. Prenda un'opzione, poi firmi il contratto.
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M-3 3 mesi prima
Costruire il programma
Alterni tempi di lavoro, workshop e momenti di coesione. Prenoti i relatori, le attività e l'attrezzatura delle sale.
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M-2 2 mesi prima
Prenotare il trasporto e invitare
Prenoti il treno o il pullman, invii l'invito con il programma e raccolga le iscrizioni, le diete particolari e le esigenze di accessibilità.
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M-1 1 mese prima
Confermare la logistica
Approvi i menu, la suddivisione delle camere, l'allestimento delle sale e la serata. Prepari i materiali, i badge e la segnaletica.
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G-15 15 giorni prima
Comunicare i numeri definitivi
Trasmetta il numero finale di partecipanti alla location e ai fornitori entro la data prevista dal contratto. Invii ai partecipanti gli orari, le indicazioni e un contatto. Preveda un'alternativa per le attività all'aperto.
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Giorno G il giorno del seminario
Gestire la giornata
Arrivi prima del gruppo, faccia il punto con la location, rispetti i tempi e tenga una persona raggiungibile per gli imprevisti.
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G+7 1 settimana dopo
Fare il bilancio
Invii un questionario ai partecipanti, condivida i materiali, confronti la fattura finale con il preventivo e annoti ciò che servirà per il prossimo seminario.
Quale budget prevedere?
Il budget dipende soprattutto dal formato, dalla regione, dalla durata e dalle dimensioni del gruppo. Parta dal pacchetto della location a persona, giornata di lavoro o residenziale con il pernottamento, poi aggiunga il trasporto, le attività, la serata e le opzioni. La nostra guida sul prezzo di un seminario indica i prezzi mediani per formato e per regione, con un simulatore.
Quanto costa un seminario?Domande frequenti
Con quanto anticipo organizzare un seminario?
Idealmente da quattro a sei mesi prima per prenotare la location, e ancora prima per un gruppo numeroso o un periodo molto richiesto. Una giornata di lavoro si può organizzare in poche settimane se la location è disponibile.
Da dove cominciare?
Dall'obiettivo, dal formato, dalle date possibili, dal numero di partecipanti e dal budget. Questi elementi formano il brief, che serve a chiedere alle location preventivi confrontabili.
Cosa mettere nel brief?
L'obiettivo, il formato, le date, il numero di partecipanti, la regione e l'accesso, il budget, l'alloggio, le sale, la ristorazione, le attività e la persona che approva. Il modello di brief da scaricare riprende queste voci.
Come stimare il budget?
Parta dal pacchetto a persona della location, poi aggiunga il trasporto, le attività, la serata e le opzioni. La nostra pagina sul prezzo di un seminario indica prezzi mediani per formato e per regione, con un simulatore.
Come ridurre l'impronta di carbonio del seminario?
Lo spostamento dei partecipanti è spesso la voce più pesante: una location raggiungibile in treno dalle città di partenza cambia molto il bilancio. Le nostre guide sul seminario in treno e sul seminario ecosostenibile approfondiscono queste scelte.
Alfred Meeting può aiutarmi a trovare la location?
Sì: descriva il suo progetto e un project manager seleziona le location adatte, ne verifica la disponibilità e le invia i loro preventivi, gratuitamente e senza impegno.
Troviamo il luogo perfetto per te: è gratis!
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