Seminar-Ratgeber
Wie organisiert man ein Seminar?
Um ein Seminar zu organisieren, legen Sie zuerst Ziel, Format, Termine, Teilnehmerzahl und Budget fest und buchen dann die Location vier bis sechs Monate im Voraus. Die folgenden Monate gehören dem Programm, der Anreise und den Einladungen, die letzten zwei Wochen den endgültigen Zahlen und den Kontrollen. Eine Woche danach bereitet eine Auswertung das nächste Seminar vor.
Zum Herunterladen
Zwei Dateien zum Öffnen in Excel, LibreOffice oder Google Sheets.
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Zeitplan des Seminars
Die Schritte von M-6 bis T+7, mit Spalten für Datum, Verantwortliche und Erledigung.
Zeitplan herunterladen (CSV) -
Briefing-Vorlage
Die Fragen, die vor einer Angebotsanfrage bei den Locations geklärt sein sollten.
Briefing-Vorlage herunterladen (CSV)
Die Schritte, von M-6 bis T+7
Für ein Seminar mit einigen Dutzend Personen. Eine große Gruppe oder eine stark gefragte Zeit erfordert einen früheren Start; eine Tagung geht auch schneller.
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M-6 6 Monate vorher
Das Projekt abstecken
Legen Sie Ziel, Format (Tagung oder mit Übernachtung), mögliche Termine, Teilnehmerzahl und Budget fest. Bestimmen Sie, wer entscheidet und wer organisiert.
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M-4 4 Monate vorher
Die Location wählen und buchen
Schreiben Sie das Briefing, holen Sie Angebote mehrerer Locations ein, besichtigen Sie sie nach Möglichkeit und vergleichen Sie bei gleichen Leistungen. Lassen Sie eine Option eintragen und unterschreiben Sie dann den Vertrag.
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M-3 3 Monate vorher
Das Programm aufbauen
Wechseln Sie zwischen Arbeitsphasen, Workshops und Momenten für den Teamgeist. Buchen Sie Referenten, Aktivitäten und die Technik der Räume.
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M-2 2 Monate vorher
Anreise buchen und einladen
Buchen Sie Zug oder Reisebus, verschicken Sie die Einladung mit dem Programm und sammeln Sie Anmeldungen, Ernährungswünsche und Bedürfnisse zur Barrierefreiheit.
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M-1 1 Monat vorher
Die Logistik bestätigen
Geben Sie Menüs, Zimmeraufteilung, Raumbestuhlung und Abendprogramm frei. Bereiten Sie Präsentationen, Namensschilder und Beschilderung vor.
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T-15 15 Tage vorher
Die endgültigen Zahlen melden
Melden Sie der Location und den Dienstleistern die endgültige Teilnehmerzahl zu dem im Vertrag vorgesehenen Datum. Schicken Sie den Teilnehmern Zeiten, Anfahrt und einen Kontakt. Planen Sie eine Ausweichlösung für Aktivitäten im Freien.
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Tag X am Tag des Seminars
Den Tag steuern
Seien Sie vor der Gruppe da, stimmen Sie sich mit der Location ab, halten Sie den Zeitplan ein und sorgen Sie dafür, dass jemand für Unvorhergesehenes erreichbar ist.
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T+7 1 Woche danach
Bilanz ziehen
Schicken Sie den Teilnehmern einen Fragebogen, teilen Sie die Präsentationen, prüfen Sie die Schlussrechnung gegen das Angebot und notieren Sie, was beim nächsten Seminar hilft.
Welches Budget einplanen?
Das Budget hängt vor allem von Format, Region, Dauer und Gruppengröße ab. Gehen Sie von der Pauschale der Location pro Person aus, Tagung oder mit Übernachtung, und rechnen Sie Anreise, Aktivitäten, Abendprogramm und Optionen hinzu. Unser Ratgeber zu Seminarpreisen nennt die Medianpreise nach Format und Region, mit einem Rechner.
Was kostet ein Seminar?Häufige Fragen
Wie lange im Voraus sollte man ein Seminar organisieren?
Idealerweise vier bis sechs Monate vorher, um die Location zu buchen, und noch früher für eine große Gruppe oder eine stark gefragte Zeit. Eine Tagung lässt sich in wenigen Wochen organisieren, wenn die Location frei ist.
Womit fängt man an?
Mit Ziel, Format, möglichen Terminen, Teilnehmerzahl und Budget. Daraus entsteht das Briefing, mit dem Sie bei den Locations vergleichbare Angebote anfragen.
Was gehört in das Briefing?
Ziel, Format, Termine, Teilnehmerzahl, Region und Anreise, Budget, Unterkunft, Räume, Verpflegung, Aktivitäten und wer freigibt. Die Briefing-Vorlage zum Herunterladen enthält diese Punkte.
Wie schätzt man das Budget?
Gehen Sie von der Pauschale der Location pro Person aus und rechnen Sie Anreise, Aktivitäten, Abendprogramm und Optionen hinzu. Unsere Seite zu Seminarpreisen nennt Medianpreise nach Format und Region, mit einem Rechner.
Wie verringert man den CO2-Fußabdruck des Seminars?
Die Anreise der Teilnehmer wiegt oft am schwersten: Eine Location, die von den Abreiseorten mit dem Zug erreichbar ist, verändert die Bilanz deutlich. Unsere Ratgeber zum Seminar mit Bahnanreise und zum nachhaltigen Seminar erklären diese Entscheidungen.
Kann Alfred Meeting mir bei der Suche nach der Location helfen?
Ja: Beschreiben Sie Ihr Projekt, und ein Projektleiter wählt passende Locations aus, prüft ihre Verfügbarkeit und schickt Ihnen ihre Angebote, kostenlos und unverbindlich.
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- Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, die mehrere Kriterien kombiniert (Besprechungsräume, Teambuilding-Aktivitäten, Unterkünfte, Abendveranstaltungen usw.), führt Alfred Meeting eine maßgeschneiderte Suche nach Veranstaltungsorten für Sie durch.