Devenir assistante de direction : rôles et fonctions importants

L'assistante de direction est une professionnelle chargée de faciliter la gestion administrative au sein d’une organisation. Elle travaille en étroite collaboration avec la direction générale ou les membres de la direction pour les aider à gérer leurs emplois du temps, leurs communications, et leurs dossiers. Son rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, tout en permettant à la direction de se concentrer sur des tâches stratégiques.

La polyvalence est l’une des caractéristiques majeures de ce poste. Elle doit être capable de gérer des tâches variées et souvent urgentes, tout en ayant une vision globale des activités de l’entreprise. Elle est souvent la première personne contactée par les interlocuteurs internes et externes, ce qui implique une excellente capacité d’accueil et de communication.

Les missions de l’assistante de direction sont multiples et varient en fonction de la taille de l'entreprise, de sa structure et de son secteur d'activité. Toutefois, certaines tâches sont récurrentes et commune à tous les types d'entreprise dans ce type de poste. On retiendra notamment :

? Gestion de l’agenda

L’une des principales missions de l’assistante de direction est la gestion de l’agenda des dirigeants. Cela inclut la planification des réunions, la gestion des déplacements professionnels et la prise en charge des rendez-vous. Elle doit s'assurer que le dirigeant dispose d'un emploi du temps optimal, tout en coordonnant les disponibilités de tous les participants. Cela nécessite une grande rigueur, une excellente organisation et une capacité à prioriser les tâches.

?️ Accueil et gestion des communications

L’assistante de direction est souvent en charge de l’accueil des visiteurs et de la gestion des appels téléphoniques. Elle doit filtrer les demandes, répondre aux questions de manière appropriée et orienter les interlocuteurs vers les bonnes personnes. Une bonne gestion des communications permet d'assurer une bonne image de l'entreprise et de fluidifier les échanges.

?️ Rédaction de documents

La rédaction de documents administratifs est également une fonction clé. Elle peut être amenée à rédiger des comptes-rendus de réunions, des rapports, des lettres, ou des emails professionnels. Dans certains cas, elle peut également prendre en charge la rédaction de présentations ou de notes de synthèse destinées à la direction.

✈️ Gestion des déplacements

L’assistante de direction est responsable de l’organisation des déplacements professionnels des dirigeants. Cela inclut la réservation des billets de transport, la gestion des hébergements et l’organisation des itinéraires. Elle doit également préparer les documents nécessaires pour chaque voyage, comme les visas ou les informations relatives à l'hébergement.

?️ Gestion administrative

Elle s'occupe également de diverses tâches administratives. Cela inclut la gestion du courrier, la préparation des dossiers, la mise à jour des bases de données et le suivi des contrats. Elle doit veiller à la bonne organisation des documents et à leur archivage. Une bonne gestion administrative permet de garantir une efficacité maximale dans les processus de travail.

? Coordination entre les services

Dans certaines entreprises, l’assistante de direction joue également un rôle de coordination entre différents services. Elle organise des réunions inter-départementales, communique les informations importantes entre les équipes et veille à la bonne marche des projets en cours. Elle doit être capable de travailler avec différents départements et de comprendre les enjeux de chaque service.

Enfin, elle est très souvent amenée à gérer l'organisation des séminaires de l'entreprise.

Les compétences d'une assistante de direction sont très variées et incluent des qualités techniques ainsi que des compétences relationnelles et organisationnelles.

⏰ Organisation et gestion du temps

Elle doit avant tout être extrêmement organisée. Elle doit savoir gérer plusieurs tâches simultanément, prioriser et respecter les délais. Sa capacité à gérer l'agenda des dirigeants et à coordonner les activités de l'entreprise repose sur une excellente gestion du temps. La gestion des priorités est donc essentielle pour éviter les conflits d’agenda et assurer une productivité optimale.

?️ Compétences en communication

L'assistante de direction doit avoir d’excellentes compétences en communication. Elle doit être capable de s’exprimer clairement, tant à l’oral qu’à l’écrit. Elle représente souvent l'entreprise et doit véhiculer une image professionnelle et accueillante. Elle doit également savoir écouter, répondre aux demandes et orienter les interlocuteurs vers les bonnes personnes.

?️ Maîtrise des outils bureautiques

La maîtrise des outils bureautiques est indispensable. Elle utilise quotidiennement des logiciels tels que Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), des outils de gestion de projet (Trello, Asana, etc.), ainsi que des plateformes de communication (email, messagerie instantanée). Une bonne maîtrise de ces outils est cruciale pour réaliser efficacement ses missions administratives et organisationnelles.

?️‍♀️ Discrétion et confidentialité

Une assistante a accès à des informations sensibles et confidentielles. Elle doit donc faire preuve d’une grande discrétion et respecter la confidentialité des informations auxquelles elle a accès. La confiance est primordiale dans cette fonction, car elle est souvent en première ligne face à des dossiers stratégiques.

? Adaptabilité et réactivité

Les journées pour ce type de métier sont rarement prévisibles. Elle doit être capable de s’adapter à des changements imprévus, de réagir rapidement aux urgences et de s’ajuster en fonction des besoins de la direction. Cette capacité d’adaptation est essentielle pour garantir une bonne gestion des priorités et une réactivité optimale.

? Compétences en gestion des relations interpersonnelles

Enfin, elle interagit quotidiennement avec une grande variété d'interlocuteurs, qu'ils soient internes à l'entreprise ou externes. Elle doit donc avoir une grande capacité à entretenir des relations professionnelles harmonieuses et efficaces. Un sens aigu du service et une attitude positive sont des atouts majeurs dans ce rôle.

En dernier, elle est souvent amené à s'occuper de l'organisation des évènements de l'entreprise, tels que la location d'une salle de réunion pour un comité de pilotage, un séminaire résidentiel pour intégrer les nouveaux collaborateurs, ou bien une soirée de remerciement par exemple.

Le profil type d'une assistante de direction combine des qualités humaines et des compétences techniques.

En termes de formation, il faut posséder généralement un diplôme de niveau Bac+2 ou Bac+3, comme un BTS Assistant de direction, un DUT Gestion des entreprises et des administrations, ou une licence en administration des affaires.

En fonction des spécificités de l’entreprise et du secteur d’activité, des connaissances supplémentaires peuvent être exigées, telles qu’une maîtrise d'une langue étrangère ou une connaissance particulière des outils de gestion d'entreprise.