L'un des aspects les plus importants de l'organisation d'un séminaire incentive est le choix de la salle de réunion. La salle de réunion doit être adaptée au type de séminaire que vous organisez, au nombre de participants et aux activités prévues. Voici quelques éléments clés à prendre en compte lors du choix de la salle pour votre séminaire :
1- Capacité de la salle: La première chose à prendre en compte est la capacité de la salle. La salle doit être suffisamment grande pour accueillir tous les participants confortablement, mais pas trop grande pour éviter de créer un sentiment d'éparpillement. Il est important de tenir compte de la configuration de la salle, de la taille des tables et des chaises, ainsi que de l'espace disponible pour les équipements audiovisuels et les présentations.
2- Équipements audiovisuels: La salle de réunion doit également être équipée des équipements audiovisuels nécessaires pour votre séminaire. Cela peut inclure des projecteurs, des écrans, des systèmes de sonorisation, des microphones et des connexions Wi-Fi fiables. Il est important de vérifier que tous les équipements fonctionnent correctement avant le début du séminaire.
3- Emplacement: L’emplacement de la salle de réunion est également important. Idéalement, la salle de réunion devrait être facilement accessible pour les participants, avec un accès pratique aux transports en commun et aux parkings. L'emplacement doit également être adapté à l'objectif du séminaire, en tenant compte de la proximité des lieux de restauration, des hôtels et des activités de loisirs. Cela doit pouvoir convenir à tous les participants.
4- Ambiance et confort: La salle de réunion doit être confortable et propice à la productivité. La température, l'éclairage et la ventilation doivent être bien contrôlés pour assurer un environnement de travail confortable. L'ambiance de la salle peut également être améliorée par des décorations appropriées (plantes, tableaux…) et des équipements de confort (sièges ergonomiques, des boissons chaudes…).