Saving e Política MICE com o contrato-quadro da Alfred Meeting

Otimizar as despesas MICE ganhando eficiência é um grande desafio para as empresas. O contrato-quadro da Alfred Meeting responde precisamente a este objetivo. Permite gerar poupança mantendo uma elevada qualidade de serviço. A Alfred Meeting oferece hoje a solução mais competitiva do mercado MICE.

O nosso serviço é totalmente gratuito e não cobra quaisquer taxas. As empresas beneficiam, na pior das hipóteses, das mesmas tarifas oferecidas diretamente pelos locais. Esta transparência baseia-se numa regra contratual clara. Os fornecedores parceiros comprometem-se a oferecer na plataforma preços idênticos às suas tarifas públicas.

Esta cláusula está integrada em cada contrato assinado. Em caso de incumprimento, a Alfred Meeting desencadeia um processo de controlo rigoroso. Este pode ir até à remoção do fornecedor se a diferença não for corrigida. 

A poupança gerada não se limita às tarifas exibidas. Graças à concorrência sistemática dos locais, cada pedido beneficia de um apoio adicional. A recorrência dos eventos permite também criar economias de escala. Quando vários eventos ocorrem no mesmo estabelecimento, as equipas negociam as condições.

O objetivo é claro: alcançar até 20% de poupança direta e indireta no orçamento MICE global. O contrato-quadro da Alfred Meeting torna-se assim uma alavanca duradoura de otimização. Integra-se facilmente numa política interna existente. As empresas gerem melhor os seus custos enquanto simplificam a organização dos seus eventos.

O primeiro benefício concreto do contrato-quadro da Alfred meeting continua a ser a poupança de tempo. Para cada pedido de evento, a Alfred Meeting coloca em concorrência, em média, 15 locais. Um operacional, sozinho, geralmente consulta 3 a 5. Esta concorrência alargada permite identificar mais rapidamente as melhores oportunidades disponíveis no mercado MICE. Facilita também a comparação de ofertas e a otimização das escolhas.

Graças a este funcionamento, as empresas melhoram a sua eficiência operacional. Constatam uma poupança estimada entre 4 e 15% nos seus orçamentos de eventos. O contrato-quadro da Alfred meeting torna-se assim uma alavanca concreta para controlar melhor as despesas, sem complicar os processos internos.

No plano financeiro, a Alfred Meeting acompanha os operacionais em cada etapa da negociação. As equipas aconselham na escolha das datas e analisam a relação qualidade/preço. Negociam também as condições comerciais. Os preços são sistematicamente renegociados, prestação a prestação. Esta abordagem garante condições ótimas, mantendo um alto nível de qualidade.

Além das economias visíveis, o contrato-quadro da Alfred Meeting oferece também um suporte operacional completo. A Alfred Meeting cuida do contacto com os locais, dos lembretes e do acompanhamento das comunicações. Os nossos gestores de projeto apoiam-no com um serviço humano, mantendo contactos diretos consigo. Um organizador que trabalhe sozinho passa, em média, 14 horas nestas tarefas. Com a Alfred Meeting, este tempo desce para 1h30, o que representa uma poupança de 12h30 por evento.

A simplificação administrativa constitui outra vantagem fundamental do contrato-quadro da Alfred Meeting. A Alfred Meeting torna-se o fornecedor único para todos os eventos MICE. Este modo de funcionamento reduz significativamente o número de parceiros a registar internamente. Limita também os fluxos financeiros a tratar pelas equipas de contabilidade e compras. Os processos de validação tornam-se mais rápidos e mais claros. Este modelo melhora a conformidade com a política interna e reforça o controlo global das despesas com eventos.

Implementar uma política MICE clara e eficaz pode rapidamente tornar-se complexo sem as ferramentas certas. Graças ao contrato-quadro da Alfred meeting, as empresas dispõem de um quadro estruturante para formalizar, implementar e gerir a sua política MICE interna de forma simples e homogénea.

A conta de super-admin, geralmente gerida pelo comprador MICE, permite acompanhar todos os processos em curso e ter uma visão completa dos eventos organizados dentro da empresa. A plataforma oferece uma configuração totalmente personalizável: regras internas, circuitos de aprovação, códigos de fornecedores, mas também mapeamento de despesas por organizador, serviço ou tipo de evento. Esta estruturação consolida os dados e melhora o controlo dos orçamentos.

As empresas também podem integrar critérios tarifários, normas ecológicas ou restrições específicas. Uma vez definidas, estas regras aplicam-se automaticamente a todos os colaboradores que organizam um evento. O contrato-quadro da Alfred meeting assegura assim uma política MICE coerente, partilhada e respeitada, simplificando ao mesmo tempo o acompanhamento operacional para as equipas.

Para garantir uma implementação bem-sucedida, devem ser organizados workshops na empresa. Estas sessões sensibilizam para as boas práticas, como a escolha das datas, a antecipação e a flexibilidade. Explicam as decisões estratégicas da política interna e apresentam alternativas de locais adequadas às restrições. O objetivo é claro: obter a adesão dos organizadores.

A plataforma Alfred Meeting facilita a aplicação concreta dos workflows e das regras internas. Oferece critérios de seleção de locais, validações em vários níveis e um controlo preciso das despesas. Acessível a todos, o sistema torna-se uma verdadeira ferramenta de gestão. Melhora o desempenho, simplifica o acompanhamento e garante a conformidade com a política MICE definida pela empresa. O contrato-quadro da Alfred Meeting impõe-se assim como uma alavanca chave para otimizar a organização de eventos, respeitando as regras internas.