2 ejes clave para impulsar tu productividad laboral

Es común no tener una idea precisa del 100 % de las tareas que debemos realizar, ni del orden en que deben hacerse según su urgencia e importancia. Así, terminamos atendiendo primero tareas que no son urgentes, en detrimento de otras que sí lo eran. Parte de nuestras tareas puede estar en un archivo de notas, otra parte en correos no leídos, otra en papel... y lo peor: una parte almacenada en nuestra cabeza. Esta última es la más problemática, ya que nos obliga a no olvidar cosas importantes, lo que genera un estrés innecesario.

Una buena práctica consiste en centralizar todas tus tareas en un único lugar.
De esta manera, tendrás una fuente fiable donde se encuentra todo lo que debes realizar, y podrás priorizarlas como mejor te parezca. Existen muchas herramientas para hacer esto, como Trello, por ejemplo.

Para priorizar tareas existen varios métodos, como la Matriz de Eisenhower.
Para profundizar en este concepto de optimización de tareas, te recomiendo leer Getting Things Done (GTD), que lo detalla con mucha precisión y de forma muy aplicable.

En general, un buen dominio de tus tareas te hará ganar eficiencia, porque harás las tareas correctas en el momento adecuado. No te sentirás tentado a dispersarte en las últimas tareas llegadas (el conocido problema de la última solicitud atendida primero, que da la impresión de no avanzar en el día).

Una vez que todas sus tareas estén listadas y priorizadas, podemos abordar todas las innecesarias que a menudo no son tareas en el sentido estricto.

• Gestión del conocimiento:

El tiempo perdido en la búsqueda de documentos o información en la empresa se está convirtiendo en un problema cada vez más presente. Algunos empleados pierden hasta 1/2 día por semana en esto.
Con la explosión de datos digitales almacenados en cada vez más herramientas (Sharepoint, correos electrónicos, Teams, servidores, CRM, etc.), es común no encontrar lo que se busca.
Como resultado, solicitamos a nuestros empleados que encuentren la información correcta. Por lo tanto, esto es una pérdida de tiempo para uno mismo y para los empleados.
La gestión del conocimiento se está convirtiendo en un tema central en las empresas, con muchas herramientas como el software de GED (Gestión Electrónica de Documentos), las bases de conocimiento y los motores de búsqueda para empresas.
Organizar adecuadamente el conocimiento de la empresa facilita su uso y permite capitalizarlo en lugar de recrear los existentes.
Los empleados serán más autónomos (sin exceso de solicitudes), más eficientes en su búsqueda de información, no volverán a crear documentos existentes y serán más productivos.

• Reuniones:

El tiempo dedicado a las reuniones representa para algunos la mitad de su tiempo de trabajo. A menudo, no son muy útiles para todos, y se cuestiona poco su utilidad, las reuniones representan una gran palanca para ahorrar tiempo y, por lo tanto, productividad.
Para ayudarle a identificar las reuniones en las que la presencia de algunos no es relevante, existe el ROTI (Retorno de la inversión de tiempo).
Esto consiste en que al final de la reunión, se pida a los participantes un voto del 1 al 5.

• 5. Excelente reunión: Valió mucho más que el tiempo que pasé allí.
• 4. Buena: Me aportó más que el tiempo que pasé allí.
• 3. Media: No perdí el tiempo, pero nada más...
• 2. No muy útil: No valió el tiempo que pasé allí.
• 1. Inútil: No saqué nada de ella.

Si la puntuación es inferior a 3, se plantea la cuestión de su participación en la siguiente, o cómo hacer que este tipo de reunión sea más relevante para todos.
Otra buena práctica: limitar el número de participantes a 8 personas. Más allá de eso, es raro que la presencia de todos sea realmente relevante.
Obviamente, hay muchas otras áreas de mejora para impulsar la productividad dependiendo de los oficios y las empresas, pero estos puntos ya son una buena base, a menudo en sufrimiento en las empresas.