提高工作效率的两个方向
作者 Clara Moreau 阅读约需2分钟
工作世界是一个需要不断提高效率的领域。但在这一追求中，有时少做反而能做得更多。
事实上，我们的日常工作中存在大量阻碍我们前进的事情，或者只是我们做了却并非必要的事情。
单独来看，这些事情可能微不足道，但累积起来，就会成为精神负担、压力和浪费时间的重要来源。
通过本文，我们将探讨两个方向，帮助您理清思路、精简事务并提高效率。
集中、明确和优先处理任务
我们常常无法完全清楚地掌握所有需要完成的任务，也不确定应该根据紧急程度和重要性按什么顺序去做。结果，我们往往会先处理那些并不紧急的任务，而耽误了真正紧急的事情。我们的任务可能一部分记在笔记文件里，一部分藏在未读邮件中，还有一部分写在纸上……更糟糕的是，有一部分仅存在于我们的脑海中。这一类最成问题，因为它迫使我们时刻记得不能遗漏重要的事，从而产生不必要的压力。
一个好的做法是把所有任务集中到一个地方。
这样，您就拥有了一个可靠的信息来源，能看到所有需要完成的事项，并可以按照自己的意愿为它们排定优先级。实现这一点的工具有很多，例如Trello。
为任务排定优先级的方法有好几种，例如艾森豪威尔矩阵。
如果想深入了解这种任务优化的理念，我建议阅读《GTD方法》，书中对此有非常详细且极具可操作性的说明。
总的来说，良好地掌控自己的任务能提高效率，因为您能在恰当的时间做恰当的事。您也不容易被最新到来的请求分散注意力（也就是那个常见问题：先处理最后收到的请求，结果让人觉得一天下来毫无进展）。
消除不必要的任务
一旦列出所有任务并确定优先级，我们就可以着手处理那些无用的任务，而这些任务通常根本不是真正的任务。
- 知识管理：
在公司中寻找文件或信息所浪费的时间正变得越来越成问题。一些员工每周因此浪费多达半天的时间。
随着存储在越来越多工具（SharePoint、电子邮件、Teams、服务器、CRM 等）中的数字数据激增，找不到想要的东西是常见的情况。
结果是，人们会请求同事帮忙找到正确的信息。因此，这对自己和同事来说都是浪费时间。
因此，知识管理成为公司的核心主题，有许多工具，例如 GED（电子文档管理）软件、知识库和企业搜索引擎。
良好地组织公司知识有助于其使用，并允许在此基础上积累，而不是重新创建已有的东西。
员工将因此更加自主（不会被过度打扰），在信息检索方面更有效，不会重新创建现有文档，并且更高效。
- 会议：
对于某些人来说，花在会议上的时间占其工作时间的半数。会议通常对所有人来说都不太有用，并且很少对其有用性提出质疑，因此会议是节省时间、从而提高生产力的重要杠杆。
为了帮助您识别某些人出席不合适的会议，有 ROTI（时间投资回报率）方法。
它包括在会议结束时，要求参与者进行 1 到 5 分的投票。
- 5. 优秀的会议： 价值远远超过我花费的时间。
- 4. 良好： 带给我的比我花费的时间多。
- 3. 一般： 我没有浪费时间，但也仅此而已...
- 2. 不太有用： 不值得我花费的时间。
- 1. 无用： 我一无所获。
如果评分低于 3 分，就需要考虑是否参加下一次会议，或者如何让这类会议对所有人来说都更有意义。
另一个好的做法是：将参与者人数限制在 8 人。超过这个数字，很少有必要让所有人都出席。
当然，根据职位和公司的不同，还有许多其他提高生产力的改进方向，但这些点已经是一个良好的基础，而在公司中这些方面往往是不足的。
