2 Ansaetze zur Steigerung der Produktivitaet am Arbeitsplatz
Geschrieben von Clara Moreau 3 Min. Lesezeit
Die Arbeitswelt ist ein Universum, in dem man staendig an Produktivitaet gewinnen muss. Doch bei diesem Streben ist es manchmal gut, weniger zu tun, um mehr erreichen zu koennen. Tatsaechlich gibt es in unserem Alltag eine Vielzahl von Dingen, die uns bei der Arbeit ausbremsen oder die wir einfach tun, ohne dass es notwendig waere. Einzeln betrachtet moegen diese Dinge unbedeutend erscheinen, aber in der Summe stellen sie eine erhebliche Quelle fuer mentale Belastung, Stress und Zeitverlust dar. In diesem Artikel werden wir uns 2 Ansaetze ansehen, um klarer zu sehen, auszusortieren und an Effizienz zu gewinnen.
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Aufgaben zentralisieren, klären und priorisieren
Es ist üblich, nicht über eine genaue Vorstellung von 100 % der Aufgaben zu verfügen, die man erledigen muss, noch darüber, in welcher Reihenfolge man sie je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit bearbeiten sollte. Dadurch bearbeitet man zuerst Aufgaben, die nicht dringend sind, zum Nachteil anderer, die es waren. Ein Teil der Aufgaben kann in einer Notizdatei stehen, ein anderer Teil in ungelesenen E-Mails, ein weiterer auf Papier... und am schlimmsten: ein Teil ist im Kopf gespeichert. Letzteres ist das problematischste, da es uns zwingt, wichtige Dinge nicht zu vergessen, was unnötigen Stress erzeugt.
Eine gute Praxis ist, alle Aufgaben an einem einzigen Ort zu zentralisieren.
So hast du eine verlässliche Quelle, in der sich alles befindet, was du erledigen musst, und du kannst sie nach Belieben priorisieren. Dafür gibt es viele Werkzeuge, zum Beispiel Trello.
Zur Priorisierung von Aufgaben gibt es mehrere Methoden, etwa die Eisenhower-Matrix.
Um dieses Konzept der Aufgabenoptimierung zu vertiefen, empfehle ich, Getting Things Done (GTD) zu lesen, das dies sehr genau und sehr praxisnah beschreibt.
Insgesamt wird dir eine gute Beherrschung deiner Aufgaben mehr Effizienz bringen, denn du erledigst die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit. Du wirst nicht versucht sein, dich in den zuletzt eingegangenen Aufgaben zu verzetteln (das bekannte Problem der zuletzt eingegangenen Anfrage, die zuerst bearbeitet wird, was den Eindruck erweckt, im Tagesverlauf nicht voranzukommen).
Unnötige Aufgaben beseitigen
Sobald alle Ihre Aufgaben aufgelistet und priorisiert sind, können wir uns den unnötigen Aufgaben widmen, die oft gar keine richtigen Aufgaben sind.
- Wissensmanagement:
Die Zeit, die mit der Suche nach Dokumenten oder Informationen im Unternehmen verloren geht, wird zu einem immer präsenteren Problem. Manche Mitarbeiter verlieren bis zu einem halben Tag pro Woche dafür.
Mit der Explosion der digitalen Daten, die in immer mehr Tools (SharePoint, E-Mails, Teams, Server, CRM usw.) gespeichert werden, ist es üblich, das Gesuchte nicht wiederzufinden.
Die Folge: Man fragt Kollegen, um die richtige Information zu finden. Das ist also Zeitverschwendung für einen selbst und für die Kollegen.
Wissensmanagement wird daher zu einem zentralen Thema in Unternehmen, mit vielen Tools wie DMS-Software (Dokumentenmanagementsysteme), Wissensdatenbanken und Suchmaschinen für Unternehmen.
Die gute Organisation des Unternehmenswissens erleichtert dessen Nutzung und ermöglicht es, darauf aufzubauen, anstatt Vorhandenes neu zu erstellen.
Die Mitarbeiter werden dadurch autonomer (keine übermäßige Beanspruchung), effizienter bei der Informationssuche, erstellen keine vorhandenen Dokumente neu und sind produktiver.
- Besprechungen:
Die in Besprechungen verbrachte Zeit macht für manche die Hälfte ihrer Arbeitszeit aus. Oft für alle wenig nützlich und selten auf ihre Nützlichkeit hinterfragt, stellen Besprechungen einen großen Hebel dar, um Zeit und damit Produktivität zu gewinnen.
Um Besprechungen zu identifizieren, bei denen die Anwesenheit einiger nicht sinnvoll ist, gibt es den ROTI (Return On Time Invested).
Dies besteht darin, am Ende der Besprechung die Teilnehmer um eine Bewertung von 1 bis 5 zu bitten.
- 5. Hervorragende Besprechung: Es hat sich weit mehr gelohnt als die Zeit, die ich investiert habe.
- 4. Gut: Es hat mir mehr gebracht als die Zeit, die ich investiert habe.
- 3. Durchschnittlich: Ich habe meine Zeit nicht verschwendet, aber auch nicht mehr...
- 2. Nicht sehr nützlich: Es hat sich nicht gelohnt für die Zeit, die ich investiert habe.
- 1. Unnütz: Ich habe nichts davon gehabt.
Wenn die Bewertung unter 3 liegt, stellt sich die Frage nach der Teilnahme am nächsten Termin oder wie man diese Art von Besprechung für alle relevanter gestalten kann.
Eine weitere gute Praxis: die Teilnehmerzahl auf 8 Personen begrenzen. Darüber hinaus ist es selten, dass die Anwesenheit aller wirklich sinnvoll ist.
Es gibt natürlich viele weitere Verbesserungsmöglichkeiten, um die Produktivität je nach Beruf und Unternehmen zu steigern, aber diese Punkte sind bereits eine gute Grundlage, die im Unternehmen oft vernachlässigt wird.
