2 manieren om de productiviteit op het werk te verbeteren

Het is gebruikelijk om niet een precies beeld te hebben van 100% van de taken die je moet uitvoeren, noch van de volgorde waarin je ze moet doen op basis van hun urgentie en belang. We belanden zo bij het eerst aanpakken van taken die niet urgent zijn, ten koste van andere die dat wel waren. Een deel van je taken kan in een notitiebestand staan, een ander deel in ongelezen e-mails, weer een ander op papier... en het ergst: een deel opgeslagen in je hoofd. Dat laatste is het meest problematisch, omdat het je dwingt belangrijke dingen niet te vergeten, wat onnodige stress veroorzaakt.

Een goede werkwijze is al je taken op één centrale plek te verzamelen.
Zo heb je een betrouwbare bron waar alles staat wat je moet doen, en kun je ze naar wens prioriteren. Er bestaan veel tools hiervoor, zoals Trello bijvoorbeeld.

Om taken te prioriteren bestaan verschillende methoden, zoals de Eisenhowermatrix.
Om dit concept van taakoptimalisatie verder uit te diepen, raad ik aan Getting Things Done (GTD) te lezen, dat dit zeer precies en heel praktisch uitlegt.

Over het geheel genomen zal een goede beheersing van je taken je efficiënter maken, omdat je de juiste taken op het juiste moment uitvoert. Je zult niet snel verleid worden om je te verliezen in de laatst binnengekomen taken (het bekende probleem van het laatst binnengekomen verzoek dat eerst wordt afgehandeld, wat de indruk geeft dat je niet vooruitkomt in je dag).

Zodra al uw taken zijn opgesomd en geprioriteerd, kunnen we ons richten op alle nutteloze taken die vaak niet eens echte taken zijn.

• Kennismanagement:

De tijd die verloren gaat aan het zoeken naar documenten of informatie in het bedrijf wordt een steeds groter probleem. Sommige medewerkers verliezen hier tot een halve dag per week aan.
Met de explosie van digitale gegevens die in steeds meer tools worden opgeslagen (SharePoint, e-mails, Teams, servers, CRM, enz.), is het gebruikelijk om niet te vinden wat men zoekt.
Gevolg: men vraagt collega's om de juiste informatie te vinden. Dit is dus tijdverspilling voor uzelf en uw collega's.
Kennismanagement wordt dan ook een centraal onderwerp in bedrijven, met tal van tools zoals DMS-software (Document Management Systemen), kennisbanken en zoekmachines voor bedrijven.
Het goed organiseren van de bedrijfskennis vergemakkelijkt het gebruik ervan en stelt u in staat erop voort te bouwen in plaats van bestaande zaken opnieuw te creëren.
Medewerkers worden zo autonomer (geen overmatige belasting), efficiënter in het zoeken naar informatie, ze maken geen bestaande documenten opnieuw en zijn productiever.

• Vergaderingen:

De tijd die aan vergaderingen wordt besteed, is voor sommigen de helft van hun werktijd. Vaak weinig nuttig voor iedereen en zelden in twijfel getrokken over hun nut, vormen vergaderingen een grote hefboom om tijd en dus productiviteit te winnen.
Om vergaderingen te identificeren waar de aanwezigheid van sommigen niet relevant is, bestaat de ROTI (Return On Time Invested).
Dit houdt in dat aan het einde van de vergadering de deelnemers wordt gevraagd een stem van 1 tot 5 te geven.

• 5. Uitstekende vergadering: Het was meer dan de tijd die ik eraan heb besteed waard.
• 4. Goed: Het heeft me meer opgeleverd dan de tijd die ik eraan heb besteed.
• 3. Gemiddeld: Ik heb geen tijd verspild, maar meer ook niet...
• 2. Niet erg nuttig: Het was de tijd die ik eraan heb besteed niet waard.
• 1. Nutteloos: Ik heb er niets aan gehad.

Als de score lager is dan 3, rijst de vraag of u aan de volgende bijeenkomst moet deelnemen of hoe u dit type vergadering relevanter kunt maken voor iedereen.
Een andere goede praktijk: beperk het aantal deelnemers tot 8 personen. Daarboven is het zelden dat de aanwezigheid van iedereen echt relevant is.
Er zijn natuurlijk tal van andere verbeterpunten om de productiviteit te verhogen, afhankelijk van functies en bedrijven, maar deze punten zijn al een goede basis, vaak in gebreke in bedrijven.