2 eixos para melhorar a produtividade no trabalho

É comum não ter uma ideia precisa de 100% das tarefas que precisamos realizar, nem da ordem em que devemos fazê-las de acordo com a sua urgência e importância. Assim, acabamos tratando primeiro tarefas que não são urgentes, em detrimento de outras que eram. Parte das nossas tarefas pode estar em um arquivo de notas, outra parte em e-mails não lidos, outra no papel... e pior: uma parte armazenada na nossa cabeça. Esta última é a mais problemática, pois nos obriga a não esquecer coisas importantes, o que gera um estresse desnecessário.

Uma boa prática é centralizar todas as suas tarefas em um único lugar.
Dessa forma, você terá uma fonte confiável onde está tudo o que precisa fazer, e poderá priorizá-las como preferir. Existem muitas ferramentas para isso, como o Trello, por exemplo.

Para priorizar tarefas existem vários métodos, como a Matriz de Eisenhower.
Para aprofundar esse conceito de otimização de tarefas, recomendo ler Getting Things Done (GTD), que o detalha com muita precisão e de forma bastante prática.

No geral, um bom domínio das suas tarefas fará você ganhar eficiência, porque você fará as tarefas certas no momento certo. Você não será tentado a se dispersar nas últimas tarefas recebidas (o conhecido problema da última solicitação atendida primeiro, que dá a impressão de não avançar no dia).

Assim que todas as suas tarefas estiverem listadas e priorizadas, podemos atacar todas aquelas inúteis que muitas vezes não são tarefas propriamente ditas.

• Gestão do conhecimento:

O tempo perdido na procura de documentos ou informações na empresa está a tornar-se um problema cada vez mais presente. Alguns colaboradores perdem até meio dia por semana com isso.
Com a explosão dos dados digitais armazenados em cada vez mais ferramentas (Sharepoint, e-mails, Teams, servidores, CRM, etc.), é comum não encontrar o que se procura.
Consequência: pede-se aos colegas que encontrem a informação correta. Portanto, é uma perda de tempo para si e para os seus colegas.
A gestão do conhecimento torna-se, portanto, um tema central nas empresas, com muitas ferramentas como os softwares de GED (Gestão Eletrónica de Documentos), as bases de conhecimento e os motores de busca empresariais.
Organizar bem o conhecimento da empresa facilita a sua utilização e permite capitalizá-lo em vez de recriar o que já existe.
Os colaboradores serão assim mais autónomos (sem solicitação excessiva), mais eficazes na sua procura de informação, não recriarão documentos existentes e serão mais produtivos.

• As reuniões:

O tempo passado em reuniões representa para alguns metade do seu tempo de trabalho. Frequentemente pouco úteis para todos e raramente questionadas quanto à sua utilidade, as reuniões representam uma grande alavanca para ganhar tempo e, portanto, produtividade.
Para o ajudar a identificar as reuniões onde a presença de alguns não é pertinente, existe o ROTI (Return On Time Invested).
Consiste em, no final da reunião, pedir aos participantes uma votação de 1 a 5.

• 5. Reunião excelente: Valeu muito mais do que o tempo que lá passei.
• 4. Boa: Deu-me mais do que o tempo que lá passei.
• 3. Média: Não perdi o meu tempo, mas também não ganhei muito…
• 2. Pouco útil: Não valeu o tempo que lá passei.
• 1. Inútil: Não ganhei nada com isso.

Se a classificação for inferior a 3, coloca-se a questão da sua participação na próxima reunião ou de como tornar este tipo de reunião mais pertinente para todos.
Outra boa prática: limitar o número de participantes a 8 pessoas. Acima disso, é raro que a presença de todos seja realmente pertinente.
Existem obviamente muitos outros eixos de melhoria para impulsionar a produtividade em função das funções e das empresas, mas estes pontos já são uma boa base, muitas vezes em sofrimento nas empresas.