2 kierunki poprawy produktywnosci w pracy

Często nie mamy dokładnego obrazu 100% zadań, które musimy wykonać, ani tego, w jakiej kolejności powinniśmy je realizować, biorąc pod uwagę ich pilność i ważność. W efekcie zajmujemy się najpierw zadaniami, które nie są pilne, kosztem innych, które nimi były. Część naszych zadań może znajdować się w pliku z notatkami, inna w nieprzeczytanych mailach, jeszcze inna na papierze... a co gorsza: część przechowujemy w głowie. Ta ostatnia jest najbardziej problematyczna, ponieważ zmusza nas do pamiętania o ważnych sprawach, co generuje niepotrzebny stres.

Dobrą praktyką jest scentralizowanie wszystkich zadań w jednym miejscu.
Dzięki temu będziesz mieć wiarygodne źródło, w którym znajduje się wszystko, co masz do zrobienia, i będziesz mógł ustalać ich priorytety według własnego uznania. Istnieje wiele narzędzi do tego, na przykład Trello.

Do ustalania priorytetów zadań istnieje kilka metod, na przykład Macierz Eisenhowera.
Aby zgłębić tę koncepcję optymalizacji zadań, polecam przeczytanie książki Getting Things Done (GTD), która opisuje ją bardzo precyzyjnie i w sposób łatwy do zastosowania.

Ogólnie rzecz biorąc, dobre opanowanie swoich zadań sprawi, że zyskasz na efektywności, ponieważ będziesz wykonywać właściwe zadania we właściwym czasie. Nie będziesz kuszony, by rozpraszać się na ostatnio nadesłane zadania (znany problem ostatniego zgłoszenia obsługiwanego jako pierwsze, co daje wrażenie braku postępów w ciągu dnia).

Gdy już wszystkie zadania zostaną wymienione i ustalone priorytety, możemy zająć się wszystkimi niepotrzebnymi, które często nie są zadaniami sensu stricto.

• Zarządzanie wiedzą:

Czas stracony na poszukiwanie dokumentów lub informacji w firmie staje się coraz bardziej powszechnym problemem. Niektórzy pracownicy tracą na to nawet pół dnia tygodniowo.
Wraz z eksplozją danych cyfrowych przechowywanych w coraz większej liczbie narzędzi (SharePoint, e-maile, Teams, serwery, CRM itp.), często nie można znaleźć tego, czego się szuka.
W konsekwencji prosi się współpracowników o znalezienie właściwych informacji. Jest to więc strata czasu dla nas i naszych współpracowników.
Zarządzanie wiedzą staje się zatem kluczowym tematem w firmach, z wieloma narzędziami, takimi jak oprogramowanie DMS (Systemy Zarządzania Dokumentami), bazy wiedzy i wyszukiwarki korporacyjne.
Dobra organizacja wiedzy firmowej ułatwia jej wykorzystanie i pozwala na jej kapitalizację, zamiast odtwarzania istniejących zasobów.
Pracownicy będą dzięki temu bardziej samodzielni (bez nadmiernego obciążania), bardziej efektywni w wyszukiwaniu informacji, nie będą odtwarzać istniejących dokumentów i będą bardziej produktywni.

• Spotkania:

Czas spędzony na spotkaniach stanowi dla niektórych połowę czasu pracy. Często mało przydatne dla wszystkich i rzadko kwestionowane pod kątem ich użyteczności, spotkania stanowią dużą dźwignię do oszczędzania czasu, a tym samym zwiększania produktywności.
Aby pomóc w identyfikacji spotkań, na których obecność niektórych osób nie jest istotna, istnieje ROTI (Return On Time Invested – Zwrot z zainwestowanego czasu).
Polega to na tym, że na koniec spotkania prosi się uczestników o oddanie głosu od 1 do 5.

• 5. Doskonałe spotkanie: Było warte znacznie więcej niż czas, który mu poświęciłem.
• 4. Dobre: Dało mi więcej niż czas, który mu poświęciłem.
• 3. Średnie: Nie zmarnowałem czasu, ale nic więcej…
• 2. Niezbyt przydatne: Nie było warte czasu, który mu poświęciłem.
• 1. Nieprzydatne: Nic na tym nie zyskałem.

Jeśli ocena jest niższa niż 3, pojawia się pytanie o udział w następnym spotkaniu lub o to, jak sprawić, by tego typu spotkania były bardziej odpowiednie dla wszystkich.
Inna dobra praktyka: ograniczenie liczby uczestników do 8 osób. Powyżej tej liczby rzadko zdarza się, aby obecność wszystkich była naprawdę istotna.
Istnieje oczywiście wiele innych obszarów doskonalenia w celu zwiększenia produktywności w zależności od stanowisk i firm, ale te punkty stanowią już dobrą podstawę, często zaniedbywaną w firmach.