2 assi per migliorare la produttivita sul lavoro

È comune non avere un'idea precisa del 100% delle attività da svolgere, né dell'ordine in cui farle in base alla loro urgenza e importanza. Ci si ritrova quindi a trattare per primi compiti non urgenti, a scapito di altri che lo erano. Parte delle nostre attività può trovarsi in un file di note, un'altra parte nelle email non lette, un'altra su carta... e peggio ancora: una parte memorizzata nella testa. Quest'ultima è la più problematica, perché ci costringe a non dimenticare cose importanti, generando uno stress inutile.

Una buona pratica consiste nel centralizzare tutte le proprie attività in un unico posto.
In questo modo avrai una fonte affidabile dove si trova tutto ciò che devi fare, e potrai dare loro la priorità come preferisci. Esistono molti strumenti per farlo, come Trello, ad esempio.

Per dare priorità alle attività esistono diversi metodi, come la Matrice di Eisenhower.
Per approfondire questo concetto di ottimizzazione delle attività, ti consiglio di leggere Getting Things Done (GTD), che lo descrive con grande precisione e in modo molto pratico.

Nel complesso, una buona padronanza delle proprie attività ti farà guadagnare in efficienza, perché svolgerai le attività giuste al momento giusto. Non sarai tentato di disperderti sulle ultime attività arrivate (il noto problema dell'ultima richiesta trattata per prima, che dà l'impressione di non avanzare nella giornata).

Una volta che hai elencato e dato priorità a tutti i tuoi compiti, possiamo affrontare quelli inutili che spesso non sono nemmeno compiti veri e propri.

• Il Knowledge Management:

Il tempo perso nella ricerca di documenti o informazioni in azienda sta diventando un problema sempre più presente. Alcuni dipendenti perdono fino a metà giornata a settimana per questo.
Con l'esplosione dei dati digitali archiviati in sempre più strumenti (SharePoint, email, Teams, server, CRM, ecc.), è comune non trovare ciò che si cerca.
Di conseguenza, si chiede ai colleghi di trovare le informazioni giuste. Quindi è una perdita di tempo per sé e per i colleghi.
Il knowledge management sta quindi diventando un tema centrale nelle aziende, con molti strumenti come i software di GED (Gestione Elettronica dei Documenti), le knowledge base e i motori di ricerca aziendali.
Organizzare bene la conoscenza aziendale ne facilita l'uso e permette di capitalizzarla invece di ricreare ciò che già esiste.
I dipendenti saranno così più autonomi (nessuna eccessiva richiesta), più efficaci nella ricerca di informazioni, non ricreeranno documenti esistenti e saranno più produttivi.

• Le riunioni:

Il tempo trascorso in riunioni rappresenta per alcuni la metà del loro tempo di lavoro. Spesso poco utili per tutti e raramente messe in discussione sulla loro utilità, le riunioni rappresentano una grande leva per guadagnare tempo e quindi produttività.
Per aiutarti a identificare le riunioni in cui la presenza di alcuni non è pertinente, esiste il ROTI (Return On Time Invested).
Consiste, alla fine della riunione, nel chiedere ai partecipanti un voto da 1 a 5.

• 5. Riunione eccellente: Ne è valsa ben più la pena del tempo che ho speso.
• 4. Buona: Mi ha dato più del tempo che ho speso.
• 3. Media: Non ho perso tempo, ma niente di più...
• 2. Non molto utile: Non ne è valsa la pena del tempo che ho speso.
• 1. Inutile: Non ne ho tratto nulla.

Se il voto è inferiore a 3, ci si chiede se partecipare alla prossima o come rendere questo tipo di riunione più pertinente per tutti.
Un'altra buona pratica: limitare il numero di partecipanti a 8 persone. Oltre, è raro che la presenza di tutti sia davvero pertinente.
Naturalmente, esistono molti altri ambiti di miglioramento per aumentare la produttività in base ai ruoli e alle aziende, ma questi punti sono già una buona base, spesso carente in azienda.