2020 hat die Tools der Office Manager für die Bewältigung des Alltags weiterentwickelt
Geschrieben von Clara Moreau 3 Min. Lesezeit
2020 hat unsere persönlichen Gewohnheiten ebenso erschüttert wie unsere beruflichen; ein tiefgreifender Wandel unserer Arbeitsweise ist im Gange... Für Office Manager besteht die doppelte Herausforderung darin, ihren beruflichen Alltag neu zu organisieren und gleichzeitig die globalere Reorganisation ihres Unternehmens und die neuen Praktiken ihrer Kollegen zu unterstützen. Denn ja, diese heikle Aufgabe wird zum Teil von den Office Managern getragen. Um also mit Volldampf ins Jahr 2021 zu starten und bei Null anzufangen: Wo fangen wir an? Wir stellen uns die richtigen Fragen: In welchen Bereichen unseres Berufs haben wir einen echten Hebel zur Verbesserung? Welche haben sich in den letzten Monaten radikal verändert? Gibt es neue Tools für Office Manager, die uns dabei helfen?
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Die Werkzeuge, um der Zeit nicht mehr hinterherzulaufen
Ihre Qualität als Office Manager besteht darin, Ihren Kollegen bei alltäglichen Bedürfnissen zu helfen, aber das kann schnell zu Ihrem schlimmsten Albtraum werden: "Es gibt kein Papier mehr im Drucker", "Die Toiletten sind verstopft", "Könntest du nicht das Mittagessen für unser Meeting heute Mittag bestellen?", "Ach, bist du nicht derjenige, der den Urlaub genehmigt?"
Kurz gesagt, mit der Zeit fehlt es Ihnen an Zeit, Sie werden ständig unterbrochen (persönlich, per Slack oder telefonisch), Sie verlieren den Überblick und vor allem die Effizienz!
2021 wird anders! Um Ihnen bei der Zeiteinteilung zu helfen, haben wir Focus to do getestet, eine herunterladbare App, die der Pomodoro-Methode folgt (25 Minuten Konzentration / 5 Minuten Pause). So erstellen Sie Sitzungen, in denen Sie Ihre Zeit nur darauf verwenden, sich auf die Erledigung Ihrer Aufgaben zu konzentrieren. Super einfach zu bedienen und kostenlos!
Eine weitere App, diesmal kombiniert Zeit- und Aufgabenmanagement: Ttimax
Ursprünglich entwickelt, um die Einsätze von internen Technikern oder externen Dienstleistern zu verfolgen, erweist sich die App auch als nützlich, um die Aufgaben jedes Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und deren Arbeitszeit pro Aufgabe genau zu bewerten!
Remote-HR-Management – wie geht das? Mit neuen Tools natürlich!
Ihre Kollegen verbunden zu halten, den Teamgeist zu pflegen und neue Mitarbeiter zu integrieren, kann sich schnell als Drahtseilakt erweisen, besonders in dieser Zeit der Fernarbeit!
Um einen Sturz zu vermeiden, hilft Ihnen Supermood, Ihre Mitarbeiter besser zu verstehen – mit kurzen, relevanten Fragebögen und der Integration ihres Feedbacks in die HR-Strategie. Die Prioritäten haben sich sicherlich geändert, und ihr Empfinden in diesen turbulenten Zeiten darf nicht vernachlässigt werden.
Für ein umfassendes und unterhaltsames Erlebnis können Sie auch auf Perkbox zurückgreifen, das in einem einzigen Tool Mitarbeitervorteile, Abstimmungsmanagement, Kommunikation und Geschenke bietet. Eine kleine Weihnachtsfeier per Video bereitet sich doch vor, oder?
Und dann, klassischer, aber ebenso effektiv: Manatime, eine umfassende HR-Software: Urlaub & Abwesenheiten, Spesenabrechnung, Teamplanung, Zeit- und Aktivitätsmanagement, virtuelle Stechuhr, digitalisierte Gehaltsabrechnung, HR-Verwaltung. Und Sie können endlich sagen: „Ja, Marie-Paulette, ich kann Ihnen sagen, wie viele Urlaubstage Sie noch haben!“
Und das i-Tüpfelchen: die Tools zur Verwaltung Ihrer Räumlichkeiten
Endlich der am wenigsten lustige Teil für Sie, die Tücken Ihrer Büros, was sage ich, Ihrer Open-Spaces, Ihres Gebäudes, des ganzen Viertels!! Lassen Sie uns nicht übertreiben … Auch wenn Jean-Mickaël aus der Buchhaltung (es trifft immer ihn) dazu neigt zu denken, dass Office Manager zu sein bedeutet, Stadtrat zu sein: „Nein, Jean-Mick, ich kann den Tag und die Uhrzeit der Müllabfuhr nicht ändern. Ja, ich habe bereits mehrere E-Mails an das Rathaus geschickt!“
Also in diesem Jahr 2020, wo die Hälfte des Teams im Homeoffice arbeitet, die andere Hälfte an ungeraden Tagen im Büro ist, haben wir entdeckt, dass weniger genutzte Räumlichkeiten nicht weniger Probleme bedeuten, die es zu bewältigen gilt...
Weil wir wissen, dass Ihr Mehrwert nicht im Immobilienmanagement liegt, empfehlen wir Ihnen Bob! Dépannage und Bob! Desk, ein starkes Duo, um Ihre technischen Probleme zu lösen.
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Und wenn Sie dann die Einsparungen über einige Monate mit den hübschen Grafiken auf Ihrer Oberfläche zeigen, werden Sie im Führungskreis garantiert Eindruck machen ;)
Also mit all diesen neuen Werkzeugen, um den Alltag Ihres Unternehmens zu managen, sieht 2021 doch gut aus, oder?
