2020 heeft de tools van Office Managers voor het beheer van de dagelijkse gang van zaken doen evolueren
Geschreven door Clara Moreau 3 min leestijd
2020 heeft zowel onze persoonlijke als professionele gewoonten door elkaar geschud, er vindt een diepgaande transitie plaats in onze manier van werken... Voor office managers is de dubbele uitdaging om hun professionele dagelijkse leven te reorganiseren, terwijl ze de meer globale reorganisatie van hun bedrijf en de nieuwe praktijken van hun collega's ondersteunen. Want ja, deze delicate taak wordt deels ondersteund door office managers. Dus om 2021 met een vliegende start te beginnen en met een schone lei te herbeginnen, waar beginnen we? We stellen onszelf de juiste vragen: op welke onderdelen van ons vak hebben we een echte hefboom voor verbetering? Welke zijn de afgelopen maanden radicaal veranderd? Zijn er nieuwe tools voor office managers om ons te helpen dit te beheren?
Laat ons de perfecte locatie voor u vinden - het is gratis!
Alfred Meeting verbindt u met locaties voor het boeken van uw professionele evenementen.
De tools om niet meer achter de tijd aan te rennen
Uw kwaliteit als office manager is dat u uw collega's kunt helpen bij dagelijkse behoeften, maar dit kan snel uw grootste nachtmerrie worden: "er is geen papier meer in de printer", "de toiletten zijn verstopt", "wil je niet de lunch bestellen voor onze vergadering van vanmiddag?", "oh, ben jij niet degene die vakanties goedkeurt?"
Kortom, na verloop van tijd heeft u geen tijd meer, wordt u voortdurend onderbroken (persoonlijk, via Slack of telefonisch), verliest u het noorden en vooral de efficiëntie!
2021 wordt anders! Om u te helpen uw tijd te beheren, hebben we Focus to do getest, een app om te downloaden die de Pomodoro-methode volgt (25 minuten concentratie / 5 minuten pauze). Zo creëert u sessies waarin u uw tijd alleen besteedt aan het concentreren op het voltooien van uw taken. Super eenvoudig te gebruiken en gratis!
Een andere app, dit keer die tijd- en taakbeheer combineert: Ttimax
Oorspronkelijk ontworpen om de interventies van interne technici of externe leveranciers te volgen, blijkt de app ook nuttig om de opdrachten van elk van uw medewerkers te volgen en hun werktijd per opdracht nauwkeurig te evalueren!
Hoe doe je dat, HR op afstand? Met nieuwe tools natuurlijk!
Uw collega's verbonden houden, de teamgeest bevorderen en nieuwe medewerkers integreren kan al snel een evenwichtsoefening worden, vooral in deze tijd van thuiswerken!
Om vallen te voorkomen, helpt Supermood u om uw medewerkers beter te begrijpen met korte, relevante vragenlijsten en hun feedback te integreren in de HR-strategie. De prioriteiten van iedereen zijn zeker veranderd, en hun gevoelens mogen in deze turbulente tijden niet worden verwaarloosd.
Voor een complete en speelse ervaring kunt u ook terecht bij Perkbox, dat in één enkel hulpmiddel personeelsvoordelen, stembeheer, communicatie en cadeaus biedt. Een klein kerstfeestje via video bereid je toch voor?
En dan, klassieker maar even effectief: Manatime, een complete HR-software: verlof & afwezigheid, onkostennota's, teamplanning, tijd- en activiteitenbeheer, virtuele prikklok, gedigitaliseerde loonadministratie, HR-beheer. En u kunt eindelijk zeggen: "Ja, Marie-Paulette, ik kan u vertellen hoeveel vakantiedagen u nog heeft!"
En de kers op de taart: de tools om uw lokalen te beheren
Eindelijk het minst leuke deel voor jullie, de onvoorziene omstandigheden van jullie kantoren, wat zeg ik, van jullie open spaces, van jullie gebouw, van de hele buurt!! Laten we niet overdrijven … Ook al heeft Jean-Mickaël van de boekhouding (het valt altijd op hem) de neiging om te denken dat office manager zijn betekent dat je gemeenteraadslid bent: „Nee Jean-Mick, ik kan de dag en het tijdstip van de vuilnisophaling niet laten veranderen. Ja, ik heb al meerdere e-mails naar de gemeente gestuurd!“
Dus in dit jaar 2020, waar de helft van het team thuiswerkt, de andere helft op oneven dagen op kantoor is, hebben we ontdekt dat minder gebruikte ruimtes niet betekenden dat er minder problemen waren om op te lossen...
Omdat we weten dat jullie toegevoegde waarde niet ligt in het beheer van vastgoed, raden we jullie Bob! Dépannage en Bob! Desk aan, een sterk duo om jullie technische problemen aan te pakken.
Bob! Dépannage stelt jullie in staat om snel een vakman te vinden voor alle kleine technische problemen van jullie bedrijf (loodgieterij, elektriciteit, slotenmakerij, ...). Jullie sturen jullie behoefte en zij vinden de juiste vakman tegen een transparante en eerlijke prijs.
En voor meer efficiëntie, maak een account aan op Bob! Desk, jullie kunnen daar al jullie vakmensen toevoegen, van de loodgieter tot de IT'er en de schoonmaker :)
Jullie beheren locaties, apparatuur, tickets met één tool in een paar klikken. En jullie vinden er zelfs de diensten van Bob! Dépannage direct geïntegreerd.
En als jullie dan de besparingen over een paar maanden laten zien met de mooie grafieken die beschikbaar zijn op jullie interface, maken jullie gegarandeerd indruk op het directiecomité ;)
Dus met al deze nieuwe tools om het dagelijkse beheer van jullie bedrijf te regelen, ziet 2021 er toch goed uit, nietwaar?
