Office Manager: nuevas herramientas para gestionar el día a día

Actualizado el 28-08-2023 | La vida en la empresa

Imagen de portada
2020 ha sacudido tanto nuestros hábitos personales como profesionales, una profunda transición en nuestra forma de trabajar está teniendo lugar... Para los office managers, el doble desafío es reorganizar su día a día profesional, al tiempo que ayudan a la reorganización más global de su empresa y a las nuevas prácticas de sus compañeros. Porque sí, esta delicada tarea es en parte apoyada por los office managers. Así que, para empezar 2021 con buen pie y empezar de cero, ¿por dónde empezamos?

Nos hacemos las preguntas correctas: ¿cuáles son las partes de nuestro trabajo en las que tenemos una verdadera palanca de mejora? ¿Cuáles son las que han cambiado radicalmente en los últimos meses? ¿Hay nuevas herramientas para los office managers que nos ayuden a gestionar esto?

Las herramientas para dejar de correr tras el tiempo

Su calidad de office manager es poder ayudar a sus compañeros en las necesidades diarias, pero esto puede convertirse rápidamente en su peor pesadilla "hay más papel en la impresora" "los baños están atascados" "no quieres pedir el almuerzo para nuestra reunión de este mediodía" "no eres tú quien valida las vacaciones?"
En resumen, constantemente le interrumpen (en persona, por slack o por teléfono), pierde el norte y, sobre todo, la eficacia.

¡2021 será diferente! Para ayudarle a gestionar su tiempo, hemos probado Focus to do una aplicación para descargar, que sigue el método Pomodoro (25min de concentración/ 5min de descanso) usted crea sesiones durante las cuales sólo dedica su tiempo a concentrarse en la realización de sus tareas. ¡Hiper simple de usar y gratis!
Otra aplicación, esta vez combinando la gestión del tiempo y de las tareas: Ttimax
Originalmente pensada para seguir las intervenciones de los técnicos internos o de los proveedores externos, la aplicación también resulta útil para seguir las misiones de cada uno de sus ponentes y evaluar con precisión su tiempo de trabajo por misión.

Y la guinda del pastel, LAS herramientas para gestionar tus locales

Finalmente, la parte menos divertida para ti, los percances de tus oficinas, ¡qué digo!, de tus espacios abiertos, de tu edificio, ¡de todo el barrio! No nos dejemos llevar... Aunque Jean-Mickaël de contabilidad (siempre le toca a él) tiende a pensar que ser office manager significa ser concejal "No Jean-Mick, no puedo cambiar el día y la hora de la recogida de basuras. ¡Sí, ya he enviado varios correos electrónicos al ayuntamiento!"

Así que en este año 2020, donde la mitad del equipo está teletrabajando, la otra mitad está presente en días impares, descubrimos que locales menos utilizados no significaban menos problemas que gestionar...
Como sabemos que tu valor añadido no está en la gestión inmobiliaria, te recomendamos
Bob! Dépannage y Bob! Desk, un dúo dinámico para abordar tus problemas técnicos.
Bob! Dépannage te permite encontrar rápidamente un artesano para todos los pequeños problemas técnicos de tu empresa (fontanería, electricidad, cerrajería, ....) envías tu necesidad y ellos te encuentran al interlocutor adecuado a un precio transparente y justo.
Y para mayor eficiencia,
crea una cuenta en Bob! Desk, puedes añadir a todos tus interlocutores, desde el fontanero hasta el informático, pasando por el personal de limpieza :)
Gestionas los lugares, los equipos, los tickets con una sola herramienta en unos pocos clics. E incluso encontrarás los servicios de Bob! Troubleshooting directamente integrados.
Y luego, cuando muestres los ahorros realizados en unos meses con los bonitos gráficos disponibles en tu interfaz, causarás un pequeño impacto en el comité de dirección, está garantizado ;)

Así que con todas estas nuevas herramientas, para gestionar el día a día de tu empresa, 2021 pinta bien, ¿verdad?

Nuestras Noticias