Office Manager: nuevas herramientas para gestionar el día a día
Escrito por Clara Moreau 3 min de lectura
2020 ha sacudido tanto nuestros hábitos personales como profesionales, una profunda transición en nuestra forma de trabajar está teniendo lugar... Para los office managers, el doble desafío es reorganizar su día a día profesional, al tiempo que ayudan a la reorganización más global de su empresa y a las nuevas prácticas de sus compañeros. Porque sí, esta delicada tarea es en parte apoyada por los office managers. Así que, para empezar 2021 con buen pie y empezar de cero, ¿por dónde empezamos?
Nos hacemos las preguntas correctas: ¿cuáles son las partes de nuestro trabajo en las que tenemos una verdadera palanca de mejora? ¿Cuáles son las que han cambiado radicalmente en los últimos meses? ¿Hay nuevas herramientas para los office managers que nos ayuden a gestionar esto?
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Las herramientas para dejar de correr tras el tiempo
Su calidad de office manager es poder ayudar a sus compañeros en las necesidades diarias, pero esto puede convertirse rápidamente en su peor pesadilla "hay más papel en la impresora" "los baños están atascados" "no quieres pedir el almuerzo para nuestra reunión de este mediodía" "no eres tú quien valida las vacaciones?"
En resumen, constantemente le interrumpen (en persona, por slack o por teléfono), pierde el norte y, sobre todo, la eficacia.
¡2021 será diferente! Para ayudarle a gestionar su tiempo, hemos probado Focus to do una aplicación para descargar, que sigue el método Pomodoro (25min de concentración/ 5min de descanso) usted crea sesiones durante las cuales sólo dedica su tiempo a concentrarse en la realización de sus tareas. ¡Hiper simple de usar y gratis!
Otra aplicación, esta vez combinando la gestión del tiempo y de las tareas: Ttimax
Originalmente pensada para seguir las intervenciones de los técnicos internos o de los proveedores externos, la aplicación también resulta útil para seguir las misiones de cada uno de sus ponentes y evaluar con precisión su tiempo de trabajo por misión.
¿Nivel de RRHH a distancia cómo lo hacemos? ¡Con nuevas herramientas, por supuesto!
Mantener a tus colegas conectados, fomentar el espíritu empresarial e integrar a los nuevos empleados puede convertirse rápidamente en un acto de equilibrio, ¡especialmente en este período de trabajo a distancia! Para evitar cualquier caída, Supermood te permite comprender mejor a tus colaboradores gracias a pequeños cuestionarios cortos y pertinentes, e integrar sus comentarios en la estrategia de RR. HH. Las prioridades de cada uno seguramente han cambiado, por lo que es importante no descuidar sus sentimientos en estos tiempos turbulentos. Para una experiencia completa y divertida, también puedes recurrir a Perkbox, que ofrece en una sola herramienta beneficios para los empleados, gestión de votaciones, comunicación y regalos. ¿Se está preparando una pequeña fiesta de Navidad en vídeo, verdad? Y luego, más clásico pero igual de eficaz, Manatime, un software SIRH completo: bajas y ausencias, notas de gastos, planificación de equipos, gestión del tiempo y las actividades, reloj de fichar virtual, nómina desmaterializada, gestión de RR. HH. Y finalmente podrás decir "Sí, Marie-Paulette, ¡puedo decirte cuántos días de vacaciones te quedan!"
Y la guinda del pastel, LAS herramientas para gestionar tus locales
Finalmente, la parte menos divertida para ti, los percances de tus oficinas, ¡qué digo!, de tus espacios abiertos, de tu edificio, ¡de todo el barrio! No nos dejemos llevar... Aunque Jean-Mickaël de contabilidad (siempre le toca a él) tiende a pensar que ser office manager significa ser concejal "No Jean-Mick, no puedo cambiar el día y la hora de la recogida de basuras. ¡Sí, ya he enviado varios correos electrónicos al ayuntamiento!"
Así que en este año 2020, donde la mitad del equipo está teletrabajando, la otra mitad está presente en días impares, descubrimos que locales menos utilizados no significaban menos problemas que gestionar...
Como sabemos que tu valor añadido no está en la gestión inmobiliaria, te recomendamos Bob! Dépannage y Bob! Desk, un dúo dinámico para abordar tus problemas técnicos.
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Y luego, cuando muestres los ahorros realizados en unos meses con los bonitos gráficos disponibles en tu interfaz, causarás un pequeño impacto en el comité de dirección, está garantizado ;)
Así que con todas estas nuevas herramientas, para gestionar el día a día de tu empresa, 2021 pinta bien, ¿verdad?
