2020 fez evoluir as ferramentas dos Office Managers para gerir o quotidiano
Escrito por Clara Moreau 3 min de leitura
2020 abalou tanto os nossos hábitos pessoais como profissionais, está a ocorrer uma transição profunda na nossa forma de trabalhar... Para os office managers, o duplo desafio é reorganizar o seu quotidiano profissional, ajudando ao mesmo tempo a reorganização mais global da sua empresa e as novas práticas dos seus colegas. Porque sim, esta tarefa delicada é em parte apoiada pelos office managers. Então, para começar 2021 a todo o gás e partir de uma página em branco, por onde começamos? Fazemos as perguntas certas: quais são as partes da nossa profissão em que temos uma verdadeira alavanca de melhoria? Quais são as que mudaram radicalmente nos últimos meses? Existem novas ferramentas para office managers para nos ajudar a gerir isso?
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As ferramentas para deixar de correr atrás do tempo
A sua qualidade como office manager é poder ajudar os seus colegas nas necessidades diárias, mas isso pode rapidamente tornar-se o seu pior pesadelo: "não há mais papel na impressora", "as sanitas estão entupidas", "não queres encomendar-nos o almoço para a nossa reunião do meio-dia?", "ah, não és tu que aprovas as férias?"
Resumindo, com o tempo falta-lhe tempo, é constantemente interrompido (pessoalmente, por Slack ou por telefone), perde o norte e, acima de tudo, a eficiência!
2021 será diferente! Para o ajudar a gerir o seu tempo, testámos o Focus to do, uma aplicação para descarregar que segue o método Pomodoro (25 minutos de concentração / 5 minutos de pausa). Assim, cria sessões durante as quais dedica o seu tempo apenas a concentrar-se na realização das suas tarefas. Super simples de usar e gratuito!
Outra aplicação, desta vez combinando gestão de tempo e tarefas: Ttimax
Originalmente concebida para acompanhar as intervenções dos técnicos internos ou prestadores externos, a aplicação revela-se também útil para acompanhar as missões de cada um dos seus colaboradores e avaliar com precisão o seu tempo de trabalho por missão!
Gestão de RH à distância, como se faz? Com novas ferramentas, claro!
Manter os seus colegas conectados, cultivar o espírito de equipa e integrar novos colaboradores pode rapidamente tornar-se um número de equilibrismo, especialmente neste período de trabalho remoto!
Para evitar qualquer queda, a Supermood permite-lhe compreender melhor os seus colaboradores através de pequenos questionários curtos e pertinentes, e integrar os seus feedbacks na estratégia de RH. As prioridades de cada um certamente mudaram, e não se deve de forma alguma negligenciar os seus sentimentos nestes tempos turbulentos.
Para uma experiência completa e lúdica, pode também recorrer à Perkbox que oferece, numa única ferramenta, benefícios para os colaboradores, gestão de votações, comunicação e presentes. Uma pequena festa de Natal em vídeo prepara-se, não é?
E depois, mais clássico mas igualmente eficaz, o Manatime, um software de RH completo: férias e ausências, notas de despesa, planeamento de equipa, gestão de tempo e atividades, relógio de ponto virtual, folha de pagamento desmaterializada, gestão de RH. E finalmente poderá dizer: "Sim, Marie-Paulette, posso dizer-lhe quantos dias de férias ainda tem para gozar!"
E a cereja no topo do bolo: as ferramentas para gerir as suas instalações
Finalmente a parte menos engraçada para vocês, os imprevistos dos vossos escritórios, que digo, dos vossos open spaces, do vosso prédio, de todo o bairro!! Não nos entusiasmemos … Mesmo que o Jean-Mickaël da contabilidade (calha sempre a ele) tenda a pensar que ser office manager significa ser conselheiro municipal: „Não Jean-Mick, não posso fazer mudar o dia e a hora da recolha do lixo. Sim, já enviei vários e-mails para a câmara municipal!“
Então neste ano de 2020, onde metade da equipa está em teletrabalho, a outra metade presencialmente nos dias ímpares, descobrimos que instalações menos utilizadas não significavam menos problemas para gerir...
Porque sabemos que o vosso valor acrescentado não está na gestão imobiliária, recomendamos-vos Bob! Dépannage e Bob! Desk, uma dupla de choque para resolver os vossos problemas técnicos.
Bob! Dépannage permite-vos encontrar rapidamente um artesão para todos os pequenos problemas técnicos da vossa empresa (canalização, eletricidade, serralharia, ....) enviam a vossa necessidade e eles encontram o interveniente adequado a um preço transparente e justo.
E para mais eficiência, criem uma conta no Bob! Desk, podem adicionar todos os vossos intervenientes, do canalizador ao informático, passando pelo homem da limpeza :)
Gerem os locais, os equipamentos, os tickets com uma única ferramenta em poucos cliques. E encontrarão até os serviços do Bob! Dépannage diretamente integrados.
E depois, quando mostrarem as economias realizadas ao longo de alguns meses com os bonitos gráficos disponíveis na vossa interface, vão causar boa impressão no comité de direção, é garantido ;)
Então com todas estas novas ferramentas para gerir o quotidiano da vossa empresa, 2021 promete, não é?
