Il 2020 ha fatto evolvere gli strumenti degli Office Manager per gestire la quotidianità
Scritto da Clara Moreau 3 min di lettura
Il 2020 ha scosso tanto le nostre abitudini personali quanto quelle professionali, è in atto una profonda transizione nel nostro modo di lavorare... Per gli office manager, la doppia sfida è riorganizzare la propria quotidianità professionale, aiutando al contempo la riorganizzazione più globale dell'azienda e le nuove pratiche dei colleghi. Perché sì, questo delicato compito è in parte sostenuto dagli office manager. Quindi, per iniziare il 2021 a gonfie vele e ripartire da zero, da dove si comincia? Ci poniamo le domande giuste: quali sono le parti del nostro lavoro su cui abbiamo una vera leva di miglioramento? Quali sono quelle che sono cambiate radicalmente negli ultimi mesi? Esistono nuovi strumenti per gli office manager che ci aiutino a gestire tutto questo?
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Gli strumenti per smettere di correre dietro al tempo
La vostra qualità di office manager è quella di poter aiutare i vostri colleghi nelle necessità quotidiane, ma questo può diventare rapidamente il vostro peggior incubo: "non c'è più carta nella stampante", "i bagni sono intasati", "non vuoi ordinarci il pranzo per la riunione di mezzogiorno?", "ah, non sei tu che approvi le ferie?"
Insomma, col tempo vi manca il tempo, siete continuamente interrotti (di persona, via Slack o al telefono), perdete la bussola e soprattutto l'efficienza!
Il 2021 sarà diverso! Per aiutarvi a gestire il vostro tempo, abbiamo testato Focus to do, un'applicazione da scaricare che segue il metodo Pomodoro (25 minuti di concentrazione / 5 minuti di pausa): create così sessioni durante le quali dedicate il vostro tempo solo a concentrarvi sul completamento dei vostri compiti. Iper semplice da usare e gratuita!
Un'altra applicazione, questa volta che combina gestione del tempo e dei compiti: Ttimax
Originariamente pensata per tracciare gli interventi dei tecnici interni o dei fornitori esterni, l'applicazione si rivela utile anche per monitorare le missioni di ciascuno dei vostri collaboratori e valutare con precisione il loro tempo di lavoro per missione!
Gestione HR a distanza come si fa? Con nuovi strumenti, naturalmente!
Mantenere i colleghi connessi, alimentare lo spirito di squadra e integrare nuove reclute può rivelarsi un vero e proprio numero di equilibrismo, soprattutto in questo periodo di lavoro a distanza!
Per evitare cadute, Supermood vi permette di comprendere meglio i vostri collaboratori grazie a brevi e pertinenti questionari, e di integrare i loro feedback nella strategia HR. Le priorità di ciascuno sono certamente cambiate, e non bisogna assolutamente trascurare le loro percezioni in questi tempi sconvolgenti.
Per un'esperienza completa e divertente, potete anche rivolgervi a Perkbox, che offre, in un unico strumento, benefit per i dipendenti, gestione di votazioni, comunicazione e regali. Una piccola festa di Natale in video si prepara, no?
E poi, più classico ma altrettanto efficace, Manatime, un software HR completo: ferie e assenze, note spese, pianificazione del team, gestione del tempo e delle attività, timbratrice virtuale, busta paga dematerializzata, gestione HR. E finalmente potrete dire: "Sì, Marie-Paulette, posso dirti quanti giorni di ferie ti restano!"
E la ciliegina sulla torta: gli strumenti per gestire i vostri locali
Finalmente la parte meno divertente per voi, le incognite dei vostri uffici, che dico, dei vostri open-space, del vostro edificio, di tutto il quartiere!! Non esageriamo … Anche se Jean-Mickaël della contabilità (tocca sempre a lui) tende a pensare che essere office manager significhi essere consigliere comunale: „No Jean-Mick, non posso far cambiare il giorno e l'ora della raccolta dei rifiuti. Sì, ho già inviato diverse email al comune!“
Quindi in questo anno 2020, dove metà del team è in smart working, l'altra metà in presenza nei giorni dispari, abbiamo scoperto che locali meno utilizzati non significavano meno problemi da gestire...
Perché sappiamo che il vostro valore aggiunto non è nella gestione immobiliare, vi consigliamo Bob! Dépannage e Bob! Desk, un tandem vincente per affrontare i vostri problemi tecnici.
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E poi quando mostrerete i risparmi realizzati in pochi mesi con i bei grafici disponibili sulla vostra interfaccia, farete sicuramente colpo al comitato di direzione ;)
Quindi con tutti questi nuovi strumenti per gestire la quotidianità della vostra azienda, il 2021 si prospetta bene, no?
