2020 a fait évoluer les outils des Offices Manager pour gérer le quotidien

30-11-2020 Mis à jour le 28-08-2023 | La vie en entreprise

2020 a secoué autant nos habitudes personnelles que professionnelles, une transition profonde sur notre manière de travailler est en train de s'opérer… Pour les offices managers, le double challenge est de réorganiser son quotidien professionnel, tout en aidant la réorganisation plus globale de son entreprise et les nouvelles pratiques de ses collègues. Car oui, cette délicate tâche est en partie soutenue par les offices managers. Alors pour démarrer 2021 sur les chapeaux de roues et repartir sur une page blanche, par où commence-t-on ?

On se pose les bonnes questions : quelles sont les parties de notre métier sur lesquelles nous avons un vrai levier d'amélioration ? Quelles sont celles qui ont changé radicalement ces derniers mois ? Il y a t-il de nouveaux outils pour offices manager pour nous aider à gérer cela ?

Les outils pour arrêter de courir après le temps

Votre qualité d'office manager est de pouvoir aider vos collègues dans les besoins quotidien, mais cela peut vite devenir votre pire cauchemar "il y a plus de papier dans l'imprimante" "les toilettes sont bouchées" "tu veux pas nous commander le déjeuner pour notre réunion de ce midi" "à ce n'est pas toi qui valide les congés ?"
Bref à force le temps vous manque, vous êtes sans cesse interrompu (en personne, par slack ou par téléphone), vous en perdez le nord et surtout l'efficacité !

2021 sera différent ! Pour vous aider à gérer votre temps, nous avons testé Focus to do une application à télécharger, qui suit la méthode Pomodoro (25min concentration/ 5min de pause) vous créez ainsi des sessions pendant lesquelles vous ne dédiez votre temps qu’à vous concentrer sur la réalisation de vos tâches. Hyper simple à utiliser et gratuit !
Autre application, cette fois combinant gestion du temps et des tâches : Ttimax
À l'origine pensée pour suivre les interventions des techniciens en interne ou des prestataires extérieurs, l'application se révèle également utile pour suivre les missions de chacun de vos intervenants et évaluer avec précision leur temps de travail par mission !

Niveau RH à distance comment fait-on ? Avec de nouveaux outils pardi !

Garder vos collègues connectés, entretenir l'esprit d'entreprise et intégrer de nouvelles recrues peut vite s'avérer un numéro d'équilibriste surtout en cette période de travail à distance !
Alors pour éviter toute chute, Supermood vous permet de mieux comprendre vos collaborateurs grâce à de petits questionnaires courts et pertinents, et d'intégrer leurs feedbacks à la stratégie RH. Les priorités de chacun ont certainement changé, il ne faut surtout pas négliger leur ressenti
en ces temps bouleversants.

Pour une expérience complète et ludique vous pouvez également vous tourner vers Perkbox qui offre, dans un seul et même outil, des avantages aux salariés, la gestion de votes, de la communication et de cadeaux. Une petite soirée de noël en visio se prépare non ?

Et puis plus classique mais tout autant efficace Manatime , un logiciel SIRH complet : congés & absences, note de frais, planning équipe, gestion du temps et des activités, badgeuse virtuelle, paie dématérialisée, gestion RH. Et vous pourrez enfin dire "Oui Marie-Paulette, je peux te dire combien il te reste de congés à poser !"

Et la cerise sur le gâteau, LES outils pour gérer vos locaux

Enfin la partie la moins drôle pour vous, les aléas de vos bureaux, que dis-je, de vos open-spaces, de votre immeuble, de tout le quartier !! Ne nous emballons pas … Même si Jean-Mickaël de la compta (ça tombe toujours sur lui) a tendance à penser qu'être office manager veut dire être conseiller municipal "Non Jean-Mick, je ne peux pas faire changer le jour et l'heure de ramassage des ordures. Oui j'ai déjà envoyé plusieurs e-mails à la mairie !"

Alors en cette année 2020, où la moitié de l'équipe est en télétravail, l'autre moitié en présentiel les jours impairs, on a découvert que des locaux moins utilisés ne voulait pas dire, moins de problèmes à gérer...
Parce que l'on sait que votre valeur ajoutée n'est pas dans la gestion de l'immobilier, nous vous recommandons Bob! Dépannage et Bob! Desk , un tandem de choc pour adresser vos problèmes techniques.
Bob! Dépannage vous permet de trouver rapidement un artisan pour tous les petits soucis techniques de votre entreprise (plomberie, électricité, serrurerie, ....) vous envoyez votre besoin et ils vous trouvent l'intervenant adéquat à prix transparent et juste. Et pour plus d'efficacité, créez un compte sur Bob! Desk , vous pouvez y ajouter tous vos intervenants du plombier, à l'informaticien en passant par l'homme de ménage :)
Vous gérez les lieux, les équipements, les tickets avec un seul outil en quelques clics. Et vous y retrouverez même les services de Bob! Dépannage directement intégré.
Et puis quand vous allez montrer les économies réalisées sur quelques mois avec les jolis graphiques disponibles sur votre interface, vous allez faire votre petit effet au comité de direction c'est garanti ;)

Alors avec tous ces nouveaux outils, pour gérer le quotidien de votre entreprise, 2021 s'annonce bien non ?